L’étape de la facturation est cruciale pour sécuriser vos transactions, développer votre entreprise et être payé rapidement. Dans un marché concurrentiel, émettre et envoyer vos factures sans tarder est un atout majeur ! Pour optimiser vos délais de facturation, la meilleure solution est de transformer un devis en facture directement grâce à un logiciel performant. Dans cet article, nous vous expliquons la procédure en détail !
Transformer un devis en facture en 1 clic avec un logiciel en ligne
Les avantages de la dématérialisation des factures
En utilisant un outil de devis en ligne, vous pouvez convertir facilement un devis en facture en quelques clics, sans avoir besoin de papier ! La facturation électronique est une solution idéale pour fiabiliser et faciliter les échanges, archiver vos documents et fluidifier votre comptabilité.
Grâce à ces outils modernes, la facture créée est complète, sans erreur et correspond exactement au devis initial. Vous gagnez du temps (plus besoin de ressaisir les informations) et évitez les erreurs. De plus, la dématérialisation des factures réduit les délais de paiement et sécurise les transactions.
L’utilisation d’un outil digital
Pour facturer vos clients, l’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne vous permet de convertir un devis en facture très facilement, sans passer par Excel. Cet outil contribue également à améliorer votre image de marque, car vous éditez des devis et factures à l’esthétique professionnelle, avec votre logo. De nombreuses entreprises optent désormais pour des solutions digitales innovantes pour gagner en réactivité et réduire les coûts à long terme.
Le devis, un document d’intérêt commercial et juridique
Il est primordial de consacrer une attention particulière à l’élaboration de vos devis. Ces documents officiels doivent comprendre une description détaillée de votre produit ou prestation de service. Le client potentiel pourra ensuite décider de signer avec vous ou non.
Dans tous les cas, un devis contribue à sécuriser la transaction, tant du côté du vendeur que du client. Comme pour la facture, un devis doit mentionner plusieurs éléments pour être valide, tels que le nom, la raison sociale de votre entreprise, les coordonnées de l’acheteur, la date, etc. Il engage les deux parties dès qu’il est signé.
Les différents types de factures et les mentions légales
Les mentions légales obligatoires
L’avantage d’un logiciel de facturation est qu’il intègre automatiquement toutes les mentions obligatoires pour réaliser un devis ou éditer une facture. En effet, la facture est un document officiel crucial d’un point de vue commercial, comptable et juridique.
La création d’une facture est obligatoire pour toute vente de marchandises ou de prestations de service, quel que soit le secteur d’activité de votre entreprise. Elle permet de mentionner et détailler la nature, la quantité et les conditions de l’achat. Voici les mentions légales principales et obligatoires :
- Nom et adresse des deux parties impliquées dans la transaction
- Numéro de RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) de votre entreprise
- Date de facturation
- Numéro de la facture (numérotation unique et continue)
- Prix unitaire et quantité du produit ou de la prestation
Les types de factures
Avant de savoir comment convertir un devis en facture pas à pas, vous devez connaître les différents types de factures, car chacun répond à des cas d’usage précis :
- La facture d’acompte : facture pour un paiement partiel suite à la signature d’un contrat.
- La facture proforma : facturation provisoire.
- La facture de situation : facture intermédiaire établie au fur et à mesure de l’avancement des travaux ou de la prestation de service.
- La facture de clôture : facture définitive servant de preuve pour un achat ou une vente.
- La facture d’avoir : facture rectifiant ou annulant une facture précédente.
Comment transformer un devis en facture avec Obat ? La marche à suivre
Une fois votre devis finalisé, vous pouvez le transformer en facture en quelques clics. Selon vos besoins, il peut s’agir d’une facture d’acompte, d’une situation globale ou détaillée, ou encore d’une facture finale.
Voici un tutoriel étape par étape pour le faire avec notre logiciel Obat :
- Cliquez sur le devis concerné.
- Cliquez sur “Finaliser et envoyer” et choisissez le mode d’envoi (mail, téléchargement, impression ou finaliser sans envoi).
- Vous obtenez un numéro définitif pour votre devis.
- En haut de votre liste de devis, cliquez sur le devis : une fenêtre apparaîtra à droite de votre écran.
- Cliquez sur “Facturer” puis sélectionnez le type de facture (acompte, situation ou finale).
Vous avez la moindre question ? Contactez le service client Obat par email (support@obat.fr), via notre chat ou par téléphone au 02 52 33 19 31. Nous vous guiderons pour transformer un devis en facture et répondrons à toutes vos questions !
