13 façons de gagner en productivité au travail
Simplifiez votre liste de tâches
Nous connaissons tous cette paralysie ressentie devant un projet important ou une liste interminable de tâches à accomplir. Ne vous surchargez pas avec une liste massive ! Choisissez seulement 3 à 5 tâches importantes à accomplir chaque jour et concentrez-vous sur celles-ci. Si vous les terminez plus tôt, vous pourrez toujours ajouter quelques tâches supplémentaires à votre liste. Maintenir une liste gérable vous permettra de rester productif, au lieu d’être simplement occupé.
Remplacez votre liste de tâches par un calendrier
Prenez un moment pour évaluer le temps dont vous disposez dans la journée et soyez réaliste quant à ce que vous pouvez accomplir. Établissez ensuite un plan d’action en fixant des plages horaires spécifiques pour chaque tâche importante et prévoyez des pauses. En structurant ainsi votre journée, vous pourrez exploiter les moments où vous êtes le plus concentré et motivé, réaliser des progrès tangibles sur les tâches importantes et prendre les pauses nécessaires pour rester mentalement alerte.
Faites des arrêts stratégiques
L’une des principales raisons qui nous pousse à procrastiner est de ne pas savoir par où commencer. Cependant, si vous terminez une tâche en sachant exactement ce que vous devez faire ensuite, il sera beaucoup plus facile de vous y remettre. Concluez chaque tâche en identifiant clairement l’étape suivante à réaliser, afin de pouvoir reprendre rapidement là où vous vous étiez arrêté.
Gardez votre espace de travail bien organisé
Les personnes extrêmement efficaces mettent en place des systèmes leur permettant de trouver rapidement les informations dont elles ont besoin. Des méthodes simples comme la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen peuvent vous aider à alléger votre charge mentale en termes de rappels et d’idées, et ainsi libérer de l’espace pour un travail plus significatif et efficace. Voici un aperçu de la célèbre méthode GTD.
Évitez les mauvaises habitudes
Les distractions constantes nuisent à votre productivité et vous ne pouvez pas travailler efficacement si vous n’êtes pas au meilleur de votre forme. Établissez des barrières simples pour vous aider à vous concentrer. Par exemple, si vous êtes constamment distrait par votre téléphone pendant que vous travaillez, mettez-le dans un tiroir fermé à clé et rangez la clé dans un placard à l’étage, ou demandez à un collègue de confiance de le garder jusqu’au déjeuner.
Fixez vos priorités
Une étape essentielle pour travailler efficacement est d’apprendre à dire non. Identifiez les tâches qui ont réellement un impact sur vos objectifs principaux. Supprimez les petites tâches qui n’apportent rien de significatif. Utiliser une méthode basée sur les objectifs, comme les OKR (Objectifs et Résultats Clés), peut vous aider à concentrer vos efforts quotidiens sur des objectifs clairement définis et mesurables qui contribuent directement aux objectifs plus larges de votre entreprise.
Priorisez les tâches les plus importantes
Votre motivation et votre créativité sont à leur apogée le matin. Au lieu de commencer votre journée en lisant vos e-mails (ce qui peut rapidement perturber vos plans et vous détourner de vos objectifs), attendez quelques heures avant de consulter votre boîte de réception et consacrez ce temps à un projet important tant que votre énergie mentale est encore élevée.
Anticipez dès aujourd’hui pour demain
Sans passer la soirée à vous inquiéter de toutes les tâches qui vous attendent le lendemain, établissez une courte liste des tâches simples à accomplir le soir. Cela vous aidera à démarrer la journée sur les chapeaux de roue en créant un élan productif qui vous portera tout au long de la journée. Essayez d’inclure au moins une tâche d’une difficulté modérée dans votre liste. Selon le Dr Mihaly Csikszentmihalyi, il existe un point idéal où votre cerveau entre en état d’automatisme et fonctionne à plein régime. C’est lorsque le niveau de difficulté et vos capacités se rencontrent à un niveau élevé. (Si la tâche est trop facile, vous vous ennuierez, si elle est trop difficile, vous serez anxieux et stressé).
Utilisez votre temps libre pour accomplir des tâches administratives
Faire la queue à l’épicerie, à l’arrêt de bus, à la banque, dans l’ascenseur, etc. ne doit pas toujours être une perte de temps. Profitez de ce temps pour lire un livre, consulter vos e-mails ou vous tenir au courant des dernières mises à jour sur vos projets. Vous ne savez jamais quand une bonne idée vous viendra à l’esprit !
Planifiez des réunions avec vous-même
Créez un espace sans distractions où vous pourrez vous concentrer lorsque cela est nécessaire. Bloquez du temps dans votre calendrier où vous ne serez pas dérangé. Éteignez les notifications d’e-mails et de messagerie (ou mieux encore, déconnectez-vous complètement d’internet) et concentrez-vous sur une seule tâche importante pendant une ou deux heures.
Changez votre discours intérieur
Au lieu de dire “J’ai tellement de choses à faire aujourd’hui !” ou “Je suis tellement stressé en ce moment !”, dites-vous plutôt “Voici les deux choses sur lesquelles je dois me concentrer aujourd’hui.” Un simple changement de perspective peut faire des merveilles pour travailler efficacement.
Communiquez et clarifiez
La collaboration avec les autres fait partie intégrante de notre travail. Apprendre à travailler efficacement avec les autres est donc essentiel pour améliorer votre propre efficacité au travail. Éviter les malentendus et la mauvaise communication est l’un des meilleurs moyens de ne pas perdre du temps à refaire des tâches inutilement. En comprenant dès la première fois, vous économiserez un temps et une énergie mentale considérables.
Trouvez des moyens d’accomplir plus de tâches que vous appréciez
Lorsque vous êtes intéressé, stimulé et compétent dans votre travail, vous êtes plus impliqué… et plus efficace. Réfléchissez aux aspects de votre travail que vous attendez avec impatience, aux compétences dans lesquelles vous excellez et aux types de projets pour lesquels vos collègues sollicitent votre aide.
Bien que tous les aspects de votre travail ne soient pas toujours aussi passionnants, avec un peu de créativité, même les tâches fastidieuses peuvent être amusantes ou stimulantes. La prochaine fois que vous devez compléter un formulaire ou un rapport, essayez de vous chronométrer pour voir si vous pouvez battre votre record personnel. Faites de votre mieux pour apprendre quelque chose de nouveau chaque jour ou osez essayer quelque chose que vous n’avez jamais fait auparavant.
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