Imaginez, cher lecteur, que vous êtes un coiffeur. Vous savez ce dont vous avez désespérément besoin, mais que vous n’aimez pas vraiment. Vous avez besoin d’un outil qui ne favorise pas la créativité, mais qui est pourtant essentiel pour vous permettre de l’exprimer. Un outil de travail qui ne concerne plus la question du “oui ou non”, mais plutôt celle de savoir quel programme de caisse convient le mieux à votre concept de salon. Ici, nous avons un point crucial : il ne s’agit pas seulement du bon logiciel de caisse, mais du logiciel qui convient à votre concept de salon. Tout comme vous recherchez la bonne couleur de cheveux, les ciseaux de coupe adaptés ou l’aménagement de votre salon, ne cherchez pas le saint Graal ou la poule aux œufs d’or, mais le logiciel de caisse adapté à votre salon.
Aujourd’hui, nous aimerions vous donner quelques lignes directrices, quelques réponses à des questions restées sans réponse jusqu’à présent. Considérez votre logiciel de caisse comme un outil de travail dans le salon, tout comme les ciseaux de coupe, le sèche-cheveux ou la coloration des cheveux. Ni plus, ni moins !
Différents types d’entreprises
Commençons par quelques faits essentiels concernant les logiciels de caisse : il existe différents types d’entreprises qui utilisent aujourd’hui des logiciels. Il est important de choisir le type avec lequel vous vous sentez le plus à l’aise. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse. Les packages de logiciels de coiffure couramment utilisés sur le marché fonctionnent selon trois méthodes différentes :
Le logiciel est installé de manière permanente sur l’ordinateur du salon. Cela s’appelle un logiciel sur site. C’était la norme courante autrefois. L’avantage est que vous êtes indépendant d’une connexion internet stable, l’ordinateur n’a pas besoin d’être constamment connecté au réseau. Les inconvénients sont que les mises à jour doivent être installées comme avant, ce qui prend du temps. La réservation en ligne pour les clients n’est pas possible car il n’y a pas de connexion internet permanente, et l’accès à vos données depuis le bureau ou en déplacement en vacances n’est pas possible sans effort. Si vous accordez de l’importance uniquement au système de caisse et à la base de données clientèle et que vous ne prévoyez pas ou ne prévoyez que plus tard d’offrir une réservation en ligne, ce type de logiciel peut être le bon choix.
Le pendant de cela est un système de caisse fonctionnant selon le modèle moderne du SaaS (Software as a Service). L’avantage ici est que le logiciel peut être mis à jour de manière constante et régulière par le fournisseur, sans nécessiter d’installation, toutes les nouvelles fonctionnalités étant disponibles dès le prochain démarrage du programme. Nous connaissons tous cela grâce à de nombreuses applications que nous utilisons quotidiennement sur Internet. Le désavantage est que si la connexion Internet dans votre salon n’est pas stable, le traitement des données sera lent. Cela peut être perceptible dans les salons plus grands ou les entreprises avec plusieurs employés et plusieurs milliers de clients. Le plus gros inconvénient, cependant, est le risque de voir le fournisseur disparaître subitement du marché ou de désactiver le logiciel, pour quelque raison que ce soit. Malheureusement, de nombreux coiffeurs ont déjà eu de mauvaises expériences à ce sujet. Néanmoins, ce type de logiciel est désormais établi dans de nombreuses grandes entreprises et dans d’autres secteurs.
Certains fournisseurs de logiciels travaillent avec une combinaison de « OnPremise & SaaS ». L’avantage ici est que vous pouvez utiliser le système de caisse et gérer les données des clients sans connexion Internet dans le salon. Si une connexion Internet sécurisée est disponible, toutes les fonctionnalités telles que la réservation en ligne et le service de mise à jour automatique peuvent être utilisées.
Vous devez donc d’abord répondre à la question de la stabilité de votre connexion Internet. Elle dépend certainement également de votre fournisseur de communication et de l’emplacement de votre salon.
Pour le propriétaire ou pour le client ?
Une autre grande différence s’est dégagée sur le marché allemand de la coiffure l’année dernière. Les fournisseurs allemands (e-Cut, Comhair, cloudCIS) mettent depuis de nombreuses années l’accent sur des possibilités de configuration et d’évaluation étendues dans leurs programmes. On peut dire que le programme est orienté vers le travail du propriétaire du salon. Actuellement, des fournisseurs internationalement orientés (Treatwell, Phorest, Shortcuts) arrivent sur le marché de la coiffure. Ils se concentrent beaucoup plus sur l’orientation client des salons. Il y a une plus grande intégration de ces programmes avec différents canaux de médias sociaux et Google. Ces programmes sont davantage axés sur l’acquisition de nouveaux clients et la fidélisation des clients réguliers par le biais des médias sociaux. En tant qu’entrepreneur coiffeur, vous pouvez donc à nouveau décider ce qui est le plus important pour vous en termes de fonctionnalités du programme.
Vous savez ce que vous voulez ?
Une fois que vous avez pris ces deux décisions fondamentales, il ne reste plus que quelques détails. Tous les programmes logiciels ont aujourd’hui tellement de fonctionnalités et de rapports qu’il n’est plus possible de toutes les utiliser, à moins que nous arrêtions de couper les cheveux, et qui veut ça ?
Certains programmes intègrent déjà une application client. Cela permet également de prendre rendez-vous en ligne. L’avantage ici est d’avoir tout en une seule main, y compris la conformité au RGPD pour les réservations en ligne. D’autres fournisseurs fournissent une interface qui permet d’intégrer la réservation en ligne dans une application existante. Je crois que les rendez-vous chez le coiffeur seront de plus en plus réservés via smartphone, suivant ainsi la tendance générale. Actuellement, les clients peuvent déjà prendre rendez-vous chez le coiffeur directement sur Google. Les fournisseurs de logiciels internationaux semblent avoir l’avantage ici. Il reste à voir si le même développement se produira pour les rendez-vous chez le coiffeur que pour les réservations d’hôtel. Une fois que les consommateurs se seront habitués à de telles fonctionnalités, elles s’imposeront rapidement. Ce domaine est donc très prometteur à l’avenir.
Les interfaces sont demandées
Certaines fonctionnalités des logiciels de caisse sont essentielles pour une utilisation simple et intuitive. Par exemple, l’intégration aux programmes Office connus.
Comment les rapports de chiffre d’affaires sont-ils générés ? Les programmes se distinguent souvent par le nombre de possibilités d’exportation. Veillez à ce que les normes d’exportation nécessaires pour votre salon et votre conseiller fiscal soient disponibles, par exemple l’interface DATEV. Même si de nombreuses fonctions sont intégrées dans la plupart des programmes, il peut être nécessaire d’exporter certaines données vers un format Excel afin de les traiter ultérieurement. À l’avenir, il peut être important que les fournisseurs de logiciels fournissent des interfaces standard ouvertes ou isolent leurs programmes des applications tierces. Les demandes faites aux fournisseurs de logiciels vous donneront une idée de l’ouverture de l’entreprise sur le marché.
Presque tous les fournisseurs de logiciels ont intégré un système complet de gestion des stocks. Le temps nécessaire pour maintenir un tel système à jour au jour le jour est toutefois énorme et ne peut être maîtrisé que par les grandes entreprises. De plus, les interfaces vers les fabricants de cosmétiques capillaires font encore défaut. Malheureusement, l’industrie de la coiffure est encore très en retard par rapport à d’autres secteurs. Il ne sera vraiment utile que lorsqu’il existera une note de livraison électronique pour l’industrie cosmétique capillaire, voire une norme unifiée pour la gestion des stocks.
Des souhaits exaucés
En revanche, la gestion du personnel et la base de données des clients ne laissent rien à désirer. Les programmes ont intégré plus de fonctions et de variantes de configuration que nous ne pouvons et ne voulons réellement utiliser dans notre vie quotidienne dans le salon. Les différences peuvent être observées ici, par exemple, dans la possibilité de stocker des photos des clients dans la base de données et dans leur nombre. Certains fournisseurs n’autorisent qu’une seule image par client, tandis que d’autres permettent de stocker des images pour chaque visite, ce qui est plus utile pour documenter les changements.
Vous pouvez également regarder de plus près la manière dont le programme gère le règlement général sur la protection des données (RGPD). Est-il possible de personnaliser le formulaire RGPD pour votre salon ? Le formulaire peut-il être signé directement dans le programme sur une tablette et est-il enregistré dans le dossier client ? Si c’est le cas, cela indique que le programme est programmé avec les dernières technologies ou dispose au moins des interfaces nécessaires.
Dans la notation des systèmes de caisse, nous ne pouvons pas éviter de parler d’interfaces lorsque nous abordons le prochain point important : quelles options de paiement le système de caisse offre-t-il ? Le paiement en espèces et le paiement par carte bancaire sont intégrés de manière standard dans tous les systèmes. Cependant, il vaut la peine de regarder de plus près la façon dont la caisse gère les factures. Une facturation et une gestion des factures correctes sont nécessaires, en particulier pour les services tels que les extensions capillaires et les prothèses capillaires. Est-il possible de faire apparaître les paiements par carte de crédit séparément et surtout, la caisse est-elle préparée pour les futures possibilités de paiement par téléphone portable ? Certaines entreprises permettent déjà aux clients de laisser un acompte par carte de crédit lors de la réservation en ligne.
Bien sûr, c’est encore un peu l’avenir en Allemagne. Cependant, de plus en plus de coiffeurs se plaignent du nombre croissant de “No-Shows” et, par exemple, en Angleterre, cette situation est gérée en prélevant des arrhes lors des réservations en ligne. Si vous envisagez d’acheter un nouveau logiciel, vous pouvez également attacher de l’importance à de telles fonctionnalités. Après tout, vous voulez utiliser le nouveau logiciel pendant un certain temps dans votre salon.
Pour toujours et à jamais ?
Nous en arrivons à une autre question importante. Combien de temps un tel logiciel dure-t-il après son achat et combien coûte-t-il ? Avec les mêmes fonctionnalités, les prix ne diffèrent pas beaucoup. La difficulté pour chaque propriétaire de salon de coiffure est en réalité la combinaison des fonctionnalités nécessaires et souhaitées. De quoi ai-je besoin ? Faites vous conseiller à cet égard et ne comparez pas des pommes avec des poires. Demandez aux différents fournisseurs les mêmes fonctionnalités et comparez-les ensuite !
Aujourd’hui, les logiciels sont presque exclusivement vendus moyennant un abonnement mensuel. Et si vous ajoutez ensuite le matériel, tous les fournisseurs ont une durée de contrat de 60 mois. Cela convient bien aux coiffeurs avec leur culture d’entreprise peu encline aux changements, car nous voulons couper les cheveux et non pas constamment introduire de nouveaux logiciels.
