Manque d’effectifs, déficit de compétences internes, recherche d’expertise, besoin de faire des économies : l’externalisation de votre service client ou commercial peut être une solution adaptée à condition de bien définir vos objectifs. Cependant, pour sélectionner un partenaire externe qui répondra à vos attentes, l’appel d’offres est la procédure incontournable. Découvrez notre méthode en 6 étapes pour mettre en concurrence les prestataires et obtenir les meilleures propositions commerciales et techniques.
Rédiger le cahier des charges
Avant de lancer votre appel d’offres, la première étape consiste à rédiger un cahier des charges clair et concis. Présentez votre société, votre domaine d’activités, vos compétences humaines et vos réalisations antérieures pour montrer votre niveau d’exigence. Décrivez également le contexte de l’appel d’offres, vos besoins, vos contraintes et votre budget.
Faire une longue liste de partenaires potentiels
Ensuite, établissez une liste de 5 à 6 prestataires externes maximum qui pourraient répondre à vos besoins. Prenez en compte des critères tels que l’expertise, les références, la localisation, la capacité de recrutement, les langues parlées, les horaires de production et la culture d’entreprise.
Diffuser le RFP
Une fois votre cahier des charges finalisé, diffusez votre RFP (Request For Proposal). Pour protéger vos données, faites signer un accord de non-divulgation aux candidats. Laissez-leur suffisamment de temps pour répondre de manière complète et précise.
Analyser les réponses
L’analyse des réponses peut être chronophage. Pour faciliter cette étape, établissez une synthèse comparative des réponses, réalisez une analyse SWOT par partenaire, ne vous focalisez pas uniquement sur la proposition financière et débriefer collectivement chaque réponse.
Shortlister les partenaires et aller à leur rencontre
Une fois l’analyse effectuée, sélectionnez les trois meilleurs candidats et organisez des rencontres. Profitez de ces entretiens pour négocier les tarifs, mais aussi pour évaluer la personnalité et le comportement des candidats. L’alignement des valeurs est essentiel pour un partenariat solide et durable.
Visiter le call center
Enfin, rendez-vous sur le site des finalistes pour observer l’infrastructure, les équipes et l’atmosphère générale. Vous pourrez également écouter les appels pour vous faire une idée plus précise de leur manière de travailler. Cette visite sera également l’occasion d’accepter une dernière proposition financière.
Mener un appel d’offres efficace demande du temps et du savoir-faire. En respectant ces 6 étapes, vous augmentez vos chances de trouver le call center qui correspondra à vos besoins. Alors, n’hésitez pas à vous lancer et à suivre cette méthode pour mener votre appel d’offres avec succès ! 📞
