Votre manager souhaite voir un rapport sur vos dernières ventes et bénéfices d’ici la fin de la journée. Cependant, les dernières données se trouvent dans des fichiers sur votre ordinateur portable. Par le passé, il a fallu des heures pour créer un rapport, et vous commencez à vous sentir anxieux.
Pas de soucis. Avec Power BI, vous pouvez créer un rapport impressionnant et le partager dans Microsoft Teams en un rien de temps !
Dans ce tutoriel, nous allons télécharger un fichier Excel, créer un nouveau rapport et le partager avec des collègues dans Microsoft Teams, le tout depuis Power BI. Vous apprendrez comment :
Prérequis
- Vous inscrire au service Power BI.
- Télécharger le classeur “Financial Sample” et l’enregistrer sur votre ordinateur ou sur OneDrive for Business.
Préparer les données dans Excel
Prenons un fichier Excel comme exemple.
Avant de pouvoir charger votre fichier Excel dans Power BI, vous devez organiser vos données dans une table plate. Dans une table plate, chaque colonne contient le même type de données ; par exemple, du texte, une date, un nombre ou une devise. Votre table doit avoir une ligne d’en-tête mais aucune colonne ou ligne qui affiche des totaux.
Ensuite, formatez vos données sous forme de tableau. Dans Excel, dans l’onglet “Accueil”, dans le groupe “Styles”, sélectionnez “Format comme tableau”.
Sélectionnez un style de tableau à appliquer à votre feuille de calcul.
Votre feuille de calcul Excel est maintenant prête à être chargée dans Power BI.
Charger votre fichier Excel dans le service Power BI
Le service Power BI se connecte à de nombreuses sources de données, y compris les fichiers Excel stockés sur votre ordinateur.
Pour commencer, connectez-vous au service Power BI. Si vous n’êtes pas encore inscrit, vous pouvez le faire gratuitement.
Dans “Mon espace de travail”, sélectionnez “Nouveau” > “Charger un fichier”.
Sélectionnez “Excel” > “Parcourir cet appareil”, puis parcourez jusqu’à l’endroit où vous avez enregistré le fichier Excel “Financial Sample”. Ensuite, sélectionnez “Ouvrir”.
Maintenant, vous disposez d’un modèle sémantique “Financial Sample”. Power BI a également automatiquement créé un tableau de bord vide. Si vous ne voyez pas le tableau de bord, actualisez votre navigateur.
Vous souhaitez créer un rapport. Tout en restant dans “Mon espace de travail”, sélectionnez “Nouveau” > “Rapport”.
Sélectionnez “Choisir un modèle sémantique publié”. Ensuite, dans la boîte de dialogue “Data hub”, choisissez votre modèle sémantique “Financial Sample” > “Créer automatiquement un rapport”.
Construire votre rapport
Le rapport s’ouvre en mode de modification et affiche le canevas de rapport vide. À droite se trouvent les volets “Visualisations”, “Filtres” et “Champs”. Les données de votre tableau de classeur Excel apparaissent dans le volet “Champs”. En haut se trouve le nom du tableau, “financials”. En dessous, Power BI liste les en-têtes de colonne en tant que champs individuels.
Remarquez les symboles Sigma dans la liste des champs ? Power BI a détecté que ces champs sont numériques. Power BI détecte également les champs géographiques et affiche un symbole de globe.
Pour avoir plus d’espace pour le canevas du rapport, sélectionnez “Masquer le volet de navigation” et réduisez le volet “Filtres”.
Vous pouvez maintenant commencer à créer des visualisations. Disons que votre manager souhaite voir les bénéfices au fil du temps. Dans le volet “Champs”, faites glisser “Profit” vers le canevas du rapport.
Par défaut, Power BI affiche un graphique à colonnes avec une seule colonne.
- Faites glisser “Date” vers le canevas du rapport.
Power BI met à jour le graphique à colonnes pour afficher les bénéfices par date.
Décembre 2014 a été le mois le plus rentable.
Créer une carte
Votre manager souhaite savoir quels pays/régions sont les plus rentables. Impressionnez votre manager avec une visualisation cartographique.
Sélectionnez une zone vide sur votre canevas de rapport.
Dans le volet “Champs”, faites glisser le champ “Pays” sur votre canevas de rapport, puis faites glisser le champ “Profit” sur la carte.
Power BI crée une visualisation cartographique avec des bulles représentant le bénéfice relatif de chaque emplacement.
Vous pouvez voir que les régions européennes dépassent les régions nord-américaines.
Créer une visualisation des ventes
Et que diriez-vous d’afficher une visualisation montrant les ventes par produit et segment de marché ? C’est facile.
Sélectionnez la zone vide.
Dans le volet “Champs”, sélectionnez les champs “Ventes”, “Produit” et “Segment”.
Power BI crée un graphique à colonnes regroupées.
Modifiez le type de graphique en choisissant l’une des icônes dans le menu “Visualisations”. Par exemple, changez-le en un “Graphique à colonnes empilées”.
Pour trier le graphique, sélectionnez “Plus d’options” (…) > “Trier par”.
Améliorez les visualisations
Effectuez les modifications suivantes dans l’onglet “Format” du volet “Visualisations”.
Sélectionnez le graphique à colonnes “Bénéfices par date”. Dans la section “Titre”, changez la “Taille du texte” en “16 pt”. Activez l’option “Ombre”.
Sélectionnez le graphique à colonnes empilées “Ventes par produit et segment”. Dans la section “Titre”, changez la “Taille du texte” en “16 pt”. Activez l’option “Ombre”.
Sélectionnez la carte “Bénéfices par pays”. Dans la section “Styles de carte”, changez le “Thème” en “Niveaux de gris”. Dans la section “Titre”, changez la “Taille du texte” en “16 pt”. Activez l’option “Ombre”.
Épingler sur un tableau de bord
Vous pouvez épingler toutes vos visualisations sur le tableau de bord vide créé par défaut par Power BI.
Passez la souris sur une visualisation et sélectionnez “Épingler la visualisation”.
Vous devez enregistrer votre rapport avant de pouvoir épingler une visualisation sur le tableau de bord. Donnez un nom à votre rapport et sélectionnez “Enregistrer”.
Épinglez chaque visualisation sur le tableau de bord créé par Power BI, “Financial Sample.xlsx”.
Lorsque vous épinglez la dernière visualisation, sélectionnez “Aller au tableau de bord”.
Power BI a automatiquement ajouté une vignette de modèle “Financial Sample.xlsx” sur le tableau de bord. Sélectionnez “Plus d’options (…)” > “Supprimer la vignette”.
Réorganisez et redimensionnez les vignettes comme vous le souhaitez.
Le tableau de bord et le rapport sont prêts.
Partager un lien vers votre tableau de bord
Il est maintenant temps de partager votre tableau de bord avec votre manager. Vous pouvez partager votre tableau de bord et le rapport sous-jacent avec n’importe quel collègue disposant d’un compte Power BI. Ils peuvent interagir avec votre rapport, mais ils ne peuvent pas enregistrer de modifications. S’ils le permettent, ils peuvent le partager avec d’autres personnes ou créer un nouveau rapport basé sur le modèle sémantique sous-jacent.
Pour partager votre rapport, en haut du tableau de bord, sélectionnez “Partager”.
Dans l’écran “Partager le tableau de bord”, saisissez les adresses e-mail des destinataires dans le champ “Saisissez un nom ou des adresses e-mail” et ajoutez un message facultatif.
Sélectionnez l’option “Envoyer une notification par e-mail”. Choisissez toutes les autres options que vous souhaitez :
- Autoriser les destinataires à partager ce tableau de bord
- Autoriser les destinataires à créer du contenu avec les données associées à ce tableau de bord
- Sélectionnez “Accorder l’accès”.
Partager avec Microsoft Teams
Vous pouvez également partager des rapports et des tableaux de bord directement avec vos collègues dans Microsoft Teams.
Pour partager dans Teams, en haut du tableau de bord, sélectionnez “Discuter dans Teams”.
Power BI affiche la boîte de dialogue “Partager avec Teams”. Saisissez le nom d’une personne, d’un groupe ou d’un canal et sélectionnez “Partager”.
Le lien apparaît dans les “Publications” de cette personne, de ce groupe ou de ce canal.
Étapes suivantes
Maintenant que vous avez créé un rapport de base dans le service Power BI, pourquoi ne pas créer un rapport dans Power BI Desktop ? Essayez le tutoriel, Du classeur Excel à un rapport étonnant dans Power BI Desktop.
Des questions supplémentaires ? Essayez la Communauté Power BI.
