L’envie de voyages personnalisés chez la clientèle individuelle, et les souhaits variés de groupes aux profils divers, ont fait augmenter ces dernières années le nombre de demandes de devis auprès des agences, obligeant ces dernières à formaliser de plus en plus cette tâche. Le travail doit débuter en amont, en cadrant au mieux la demande, surtout si elle est imprécise. Cette collecte d’informations est très importante, car elle permettra de coller au plus près aux attentes et moyens du voyageur.
Une proposition de voyage, pas un simple devis
Au mot “devis” qui sonne un peu sec, préférez “proposition de voyage”. Dans tous les cas, il convient de montrer que cette offre n’est pas un document type, mais qu’elle a été spécialement étudiée, en la personnalisant au nom du groupe ou du client individuel. Des mentions doivent apparaître obligatoirement, notamment le numéro du devis avec sa date d’établissement et une limite de validité, les dates (ou la période) prévues pour le voyage. N’oubliez pas les coordonnées de l’agence, mais ne vous en contentez pas : il est souhaitable en particulier de faire figurer le nom de la personne qui gère le dossier.
Détaillez chaque prestation pour convaincre
Détaillez aussi le plus possible les prestations suggérées, puisqu’elles doivent justifier le tarif proposé. Les mentions “le prix comprend” et “le prix ne comprend pas” doivent être lisibles, en évitant les textes trop petits qui provoquent la suspicion. Le descriptif d’hôtel doit être précis (chambres, parties communes, animations…), de même que la liste des excursions prévues. Tous ces renseignements devront être donnés avec autant de rigueur qu’une brochure de TO (dont vous pouvez vous inspirer), afin d’éviter les éventuels litiges au retour.
Transformez votre devis en un véritable guide
Au-delà de ce minimum indispensable, vous pouvez faire de votre devis un véritable guide, histoire de faire la différence avec la concurrence. N’hésitez donc pas à ajouter des photos du pays, des excursions, de l’hôtel et des informations pratiques. Il devra alors être accompagné d’une lettre explicative, reprenant les éléments principaux et rappelant les échéances de paiement. Malgré ces efforts, nombre de clients iront voir ailleurs. Toutefois, si le taux de transformation en contrat est faible, demandez-vous si vos devis sont convaincants !
*[TO]: Tour Opérateur
