Les cartes de processus métier sont une technique développée pour concevoir de manière schématique un processus, afin que chaque membre de l’équipe en comprenne la même idée et exécute le processus de manière précise. Vous cherchez à persuader tous les membres de votre personnel de comprendre un processus de la même manière, même s’ils ont des natures et des points de vue différents ? De plus, comment convaincre tout votre groupe d’exécuter le processus de la bonne manière ?
Cet article couvrira à la fois les concepts de base et avancés de la cartographie des processus métier, tels que la définition, les objectifs, les étapes, les types et les avantages. Nous examinerons les principes fondamentaux et la structure de la cartographie des processus métier, ainsi que l’état actuel du processus de cartographie. Enfin, nous discuterons des étapes généralement utilisées dans la cartographie des processus et de la manière de créer une carte. En fin de compte, nous aborderons également la manière dont la cartographie des processus métier s’inscrit dans les processus de planification et les cycles de cartographie des processus.
Qu’est-ce que la cartographie des processus ?
Une carte de processus illustre les étapes d’une procédure de travail à travers diverses approches telles que des organigrammes, des graphiques, des diagrammes, etc. Elle est liée à un cadre qui fournit une vision réflexive ou supérieure d’un processus en mettant en évidence les activités pratiques appliquées et leur fonctionnement du début à la fin. Elle révèle également des informations cruciales sur chaque activité, y compris qui, quand, où, comment et pourquoi. Le cadre clarifie chaque étape du processus, qui est responsable de son exécution et les exigences requises pour qu’il ait lieu.
Décomposer chaque phase d’un processus métier peut vous fournir une compréhension approfondie de son fonctionnement. Vous pouvez reconnaître les avantages et les inconvénients de chaque étape du processus, identifier les éventuels ralentissements et déterminer qui est impliqué dans le processus en évaluant chaque étape. En comprenant parfaitement les systèmes actuels, il devient extrêmement facile de travailler à leur amélioration, ce qui contribue à l’efficacité.
La cartographie des processus métier peut faciliter la planification et l’administration organisationnelles en présentant les processus dans tous les différents départements. Cette technique est une séquence d’actions ou d’événements qui aboutissent à la livraison d’un produit final. De tels processus métier se trouvent dans toutes les organisations et impliquent la coopération de personnes, de services, d’applications et d’informations dans l’ensemble de l’organisation.
Le but ultime de la cartographie des processus est de fournir des informations détaillées sur les processus qui aident l’organisation et la manière dont ils aident à atteindre ses objectifs commerciaux. Cela permet de gérer les entreprises de manière plus efficace, productive et flexible. Enfin, une entreprise qui comprend sa gestion peut appliquer des approches pour améliorer ses processus, réduire ses coûts, gagner du temps et obtenir de nombreux avantages.
Quel est exactement l’objectif de la cartographie des processus métier ?
Les administrateurs peuvent avoir besoin d’une cartographie des processus pour mieux comprendre toutes les fonctions organisationnelles et la manière dont elles peuvent influencer les objectifs commerciaux et d’autres aspects tels que la conformité. La cartographie des processus peut aider les entreprises à devenir plus performantes, pratiques et flexibles en offrant une vue claire et approfondie de tous les processus et des problèmes potentiels. Les cartes de processus permettent aux experts de reconnaître comment améliorer l’efficacité de leurs organisations en réfléchissant à leurs processus.
Lors de la cartographie d’un processus, vous devez le tracer de manière à ce que tout le monde le comprenne. La portée de la cartographie des processus métier inclura les principales initiatives, les sources telles que les composants ou la main-d’œuvre, et les liens entre elles. Une cartographie des processus peut couvrir plusieurs organisations et équipes et impliquer des parties prenantes externes. Tout dépend du processus.
Quelles sont les étapes d’une cartographie efficace des processus ?
Des progrès substantiels et à long terme sont possibles grâce à une cartographie efficace des processus, qui peut être enseignée à tous les membres du personnel et fournit un soutien pratique dans toute l’organisation. Avant de lancer un nouveau projet, suivez les étapes indiquées pour cartographier les processus productifs décrites ci-dessous.
Définir les objectifs d’amélioration du projet – Atteindre des objectifs constructifs est essentiel pour la réalisation d’un projet pratique. Ils peuvent aller des gains d’efficacité aux avantages supplémentaires en passant par la conformité réglementaire. Reconnaître ce que vous avez l’intention d’obtenir est essentiel pour développer une initiative qui répondra à vos objectifs.
Créer la feuille de route du projet – La deuxième étape de la cartographie des processus vous demande de développer le plan de projet. Ce plan doit contenir l’identification du personnel technique, les actions, le calendrier et les achats, qui fonctionnent comme une feuille de route pour une réalisation pratique.
Déterminez quel processus vous souhaitez cartographier – Il est fortement suggéré de cartographier tous les processus métier. Cependant, vous devez d’abord sélectionner un processus pour commencer à créer un graphique. Nous vous conseillons de sélectionner les processus les plus critiques pour votre entreprise. Cela vous permettra de surveiller la fluidité du processus. Vous pouvez choisir le processus en utilisant l’une des 3 techniques :
- Méthode de réaction : lorsque vous rencontrez un problème dans un processus existant, vous pouvez utiliser la cartographie pour le reconnaître et le résoudre.
- Approche stratégique : si vous modifiez le plan global de votre entreprise, vous choisirez un nouveau processus qui est essentiel pour atteindre les objectifs de votre entreprise. En utilisant cette technique, vous cartographierez le nouveau processus.
- Basé sur le client : si vous cherchez à améliorer la satisfaction client et résoudre les problèmes liés à la satisfaction des utilisateurs dans votre entreprise, vous pouvez développer un processus pour répondre à ces besoins.
Choisissez un système d’entreprise ou une chaîne d’approvisionnement à étudier – Pour mesurer la cohérence et l’intégration, tous les processus au sein d’un même système d’entreprise ou d’une même chaîne d’approvisionnement doivent être explorés en tant que projet spécifique. Les interactions effets-causes sont inhabituelles au sein d’un même processus.
Constituez l’équipe du projet – Bien que vous puissiez penser que vous savez tout sur votre entreprise, il est essentiel de suivre les suggestions de vos employés de terrain impliqués dans les processus spécifiques. Les informations de votre personnel sont utiles, principalement parce qu’ils peuvent avoir de bonnes suggestions pour améliorer les processus.
Personne n’aime le changement. Une initiative de cartographie des processus peut rendre certains travailleurs au sol mal à l’aise, car cela pourrait entraîner des licenciements. Cependant, impliquer vos travailleurs au sol dans la nouvelle initiative de cartographie des processus leur permet de partager leurs points de vue et d’expliquer leurs craintes.
Vous pouvez essayer de convaincre vos travailleurs des avantages des équipes en utilisant des outils de gestion des équipes. Si possible, recrutez également un cadre supérieur dans votre équipe. Ainsi, vous n’aurez pas besoin de demander la permission aux superviseurs pour chaque ajustement mineur.
Recueillir des informations – Une fois que vous avez défini vos objectifs et les processus que vous souhaitez parcourir, la prochaine étape consiste à collecter les données nécessaires. Chaque étape du processus doit être identifiée et documentée, y compris les tâches effectuées par chaque membre du personnel, quand ils exécutent leur travail et comment ils le font. Plus vous collectez de données, plus votre processus sera exhaustif. Plus d’informations valent mieux que moins de détails au départ. Si certaines informations ne semblent pas logiques, vous pourrez toujours les ajuster ultérieurement.
Écoutez différents points de vue – Pour collecter des données, vous devez parler à des personnes concernées et leur poser des questions sur leurs connaissances du processus dans son ensemble. Utilisez les données pertinentes qu’elles fournissent pour identifier les problèmes et les moyens d’améliorer les processus.
Les employés ont souvent leurs idées sur la manière de faire les choses. Vous devriez prêter attention à leurs suggestions, car écouter un point de vue différent vous aidera à mieux comprendre le système.
Examiner la connectivité et l’alignement – L’alignement du système d’entreprise est un élément critique de la cartographie des processus. Cela implique que toutes les parties prenantes concernées collaborent pour évaluer leurs relations avec les clients. Les parties prenantes concernées doivent donc identifier et combler les lacunes d’interconnexion entre les méthodes au sein de la structure de l’entreprise.
Déterminer la valeur client – Votre équipe doit évaluer les connaissances du responsable du processus sur le client principal du processus et, une fois celles-ci établies, identifier les exigences de performance de sortie qui répondent aux besoins du client.
Mener une analyse de processus – L’analyse des processus informe l’équipe des éventuelles améliorations technologiques possibles. L’évaluation de la valeur, l’examen des antécédents, l’analyse des faits, l’estimation du temps de cycle, l’examen des actifs et l’analyse de l’efficacité des processus en sont quelques exemples.
Réaliser une cartographie de base des processus métier – Une fois que vous avez collecté toutes les données nécessaires, la prochaine étape consiste à élaborer la carte de base des processus métier. Cette carte indique comment les processus fonctionnent actuellement. Elle mettra en évidence tous les problèmes ou défauts afin que vous puissiez décider des améliorations à apporter. Permettez à la carte de base des processus métier de servir de preuve de tout ce qui doit être amélioré et modifié. Si vous décidez de créer une autre carte, comparez-la à l’ancienne pour voir si des améliorations ont été apportées.
Nous vous recommandons de générer votre graphique à l’aide d’un outil de cartographie des processus métier, car cela permet de rendre les processus plus efficaces, polyvalents et cohérents. Le logiciel comprend tous les outils dont vous aurez besoin pour évaluer le résultat.
Évaluer et identifier les domaines à améliorer – Une fois que votre carte des processus est terminée, ne considérez pas que le travail est terminé. Vous devez continuer à apprendre de la carte et, si nécessaire, apporter des ajustements. Sur la base des évaluations précédentes, vous avez peut-être découvert certains problèmes dans la procédure. Cependant, la carte vous aidera également à identifier d’autres problèmes potentiels.
Pour optimiser les processus, vous devrez ensuite améliorer et reconfigurer les processus métier au fur et à mesure de votre avancée. Une fois que vous comprenez parfaitement leur fonctionnement, vous pouvez appliquer les processus les plus performants à une plus grande échelle. Si les nouveaux processus sont plus efficaces que les anciens, intégrez-les dans toute votre organisation.
Examiner et confirmer le processus cartographié – Réexaminez la carte finale des processus. Examinez chaque composant et chaque phase pour un meilleur flux et cherchez des moyens d’améliorer la cartographie des processus. Identifiez tous les problèmes, les réductions, les limites, les fonctions ambiguës, etc., afin qu’ils puissent être gérés et corrigés.
Vous devez également passer en revue le processus final avec le personnel concerné pour vous assurer que tout le monde comprend le processus tel qu’il a été documenté. Par exemple, passez en revue les nouveaux processus avec le recruteur et les ressources humaines pour vous assurer que tout le monde est au courant des nouveaux processus. Cherchez à éliminer les obstacles et confirmez que cette cartographie des processus est identique à la précédente.
Types de cartographie des processus métier
Vous pouvez définir les processus et les normes grâce à la cartographie des processus métier. Vous pouvez améliorer votre compréhension du fonctionnement de chaque composant de l’entreprise en visualisant les processus à l’aide de tableaux et de graphiques. Mais le premier point que vous devez comprendre lors de la création des cartes de processus est leur intention.
L’objectif de l’organigramme est de vous aider à en générer un qui réponde à vos besoins spécifiques. Examinons les différents types de diagrammes et d’organigrammes utilisés pour créer une cartographie complète des processus métier.
- L’organigramme de processus descendant fondamental : c’est l’un des types les plus couramment utilisés et le plus simple de cartographie des processus. Il permet de concevoir et de documenter des processus, de résoudre des problèmes et des programmes de mesure, et d’aider les membres de l’équipe à interagir. Les développeurs de logiciels utilisent fréquemment des cartes de processus pour planifier de nouvelles initiatives. Les organigrammes de processus descendant sont extrêmement bénéfiques lorsqu’un projet final comprend une série chronologique d’étapes cruciales pour l’atteinte des objectifs.
Les cartes de processus permettent d’évaluer les structures d’interaction importantes et de mettre en évidence où elles sont essentielles dans l’ensemble du processus. Elles peuvent également montrer à quoi ressemblerait le processus sans les étapes inutiles.
Un organigramme complet : ce diagramme de flux représente une version plus détaillée d’une cartographie de processus. Ce type de cartographie suppose que ce diagramme unique inclut toutes les informations de chaque sous-processus. Une cartographie complète des processus est utile lorsqu’il est nécessaire d’inclure toutes les informations (entrées et sorties) associées à une étape du processus. Elle peut également être utilisée pour définir des choix de processus stratégiques.
Organigramme SIPOC-R : SIPOC est un acronyme qui signifie Fournisseur, Intrants, Processus, Extrants et Clients. Il s’agit d’un type simple de cartographie des processus. Il élimine plus de 99 % des données et se concentre uniquement sur les éléments essentiels d’une cartographie complète des processus et du personnel impliqué. Cet organigramme peut être utilisé pour définir les composants les plus critiques d’une cartographie de processus avant de développer un organigramme complet. Il est également utile pour limiter la portée des procédures complexes.
Organigramme de haut niveau : il s’agit d’un autre type de cartographie des processus populaire, également connu sous le nom de diagramme principal ou chaîne d’approvisionnement, qui décrit les détails du processus commercial interne. Ce type de schéma de processus est souvent utilisé pour décrire et concevoir des opérations commerciales. Il permet également de déterminer les aspects les plus importants d’une procédure. Cependant, il n’entre pas dans les détails tels que les travaux de retravail, les décisions prises, les responsabilités impliquées, etc.
Organigramme en couloirs : ce type de cartographie des processus est similaire aux précédents. La principale différence est que, dans l’organigramme en couloirs, chaque étape est attribuée à des personnes ou à des groupes distincts responsables de son exécution. Cela permet à l’organigramme en couloirs d’être particulièrement adapté aux processus qui nécessitent ce type de cartographie. Ce processus permet de déterminer où chaque personne doit commencer son travail, éliminant ainsi toute incertitude quant à la responsabilité de chacun.
Organigramme de la chaîne de valeur : une cartographie des processus de flux de valeur montre la séquence de données et de composants nécessaires pour fournir des biens aux clients. Cette cartographie des processus permet d’analyser les données, de mesurer les performances, de développer des idées et de repérer les points d’intérêt pour les futurs travaux.
Diagramme de flux de données : ce type de cartographie des processus aide à déplacer les données d’un endroit à un autre. Il s’agit de l’organisation des informations collectées dans leur forme d’origine. Ils vérifient les procédures en montrant comment elles sont connectées à l’aide de jeux de données et comment elles sont liées au monde extérieur et aux consommateurs. Cette cartographie des processus peut être utilisée comme un élément de documentation pour suivre les processus évalués.
Tableau de flux de processus : il s’agit de l’un des types de cartographie des processus les plus courants, car il correspond exactement à ce que les créateurs de cartes de processus ont lancé il y a près de 100 ans. Ils sont utilisés pour représenter les corrélations essentielles discutées par les principaux éléments d’un bâtiment ou d’une usine. Ces types de schémas de processus peuvent être créés manuellement ou à l’aide de logiciels tels que Microsoft Office. L’inconvénient de cette approche est son manque de flexibilité et d’agilité. Cependant, la clarté et la compréhension qu’elle offre sont également attrayantes.
Avantages de la cartographie des processus métier
La cartographie des processus métier aide à remodeler les entreprises de différentes manières, et si vous ne cartographiez pas vos processus, vous manquez réellement quelque chose. Voici quelques exemples de la manière dont la cartographie des processus aide les entreprises :
Satisfaction et engagement des travailleurs : les travailleurs sont l’atout le plus important de toute entreprise. Cependant, de nombreuses entreprises ne se concentrent pas sur les compétences, la compréhension et l’engagement de leurs employés pour résoudre des problèmes complexes afin de bien gérer leur entreprise. Le moyen le plus efficace d’améliorer l’engagement des employés est de les impliquer dans le processus qu’ils exécutent. Avec la cartographie des processus, toute entreprise peut atteindre la satisfaction et l’engagement de ses employés.
Reconnaissance plus facile des problèmes complexes : avec la cartographie des processus, vous pouvez rapidement identifier les processus qui prennent beaucoup de temps et d’argent dans votre entreprise. Les obstacles peuvent être une perte de temps et d’argent pour l’entreprise ; il est donc plus simple de les résoudre dès que vous comprenez parfaitement leur rôle dans le processus. La cartographie des processus aide les processus à fonctionner plus facilement dans leur ensemble.
Satisfaction client : après une analyse approfondie des demandes des clients, une entreprise peut développer des opérations commerciales rigoureuses et réalisables grâce à la cartographie des processus. Ces procédures répondront aux exigences des clients et permettront d’obtenir un avantage concurrentiel durable. Les clients ne sont satisfaits que si une séquence de cartographie des processus métier correspond à leurs besoins.
Gestion efficace des risques : tout processus peut sembler faisable à première vue, mais évaluer son efficacité est difficile sans une vision complète de chaque étape du processus. Les problèmes peuvent survenir à tout moment, mais une cartographie des processus reconnaît les dangers et les problèmes potentiels plus facilement.
Aide à mesurer les progrès : la cartographie des processus aide à suivre les modifications et les améliorations apportées au processus. Enregistrer et comprendre les étapes spécifiques d’une procédure est relativement simple, ce qui permet de réaliser des avancées plus significatives et de mesurer l’efficacité du processus de cartographie et de surveiller les performances.
Simplification des opérations à faible valeur ajoutée : la cartographie des processus métier vous permet de simplifier les procédures à faible valeur ajoutée et de les remplacer par des méthodes qui amélioreront considérablement la réussite de votre entreprise. Cela garantit une bonne efficacité sans compromettre la qualité.
Réduction des procédures inutiles : la cartographie des processus métier expose toutes les informations de chaque procédure en les examinant en détail. Une fois que vous avez reconfiguré tout le processus de cartographie, les procédures répétitives inutiles sont éliminées.
Quelles sont les quatre étapes d’une cartographie efficace des processus ?
Les quatre étapes clés d’une cartographie efficace des processus sont les suivantes :
Définir les objectifs d’amélioration du projet que vous souhaitez atteindre – Il est essentiel d’avoir des objectifs clairs pour mener à bien un projet. Ces objectifs peuvent aller de l’amélioration de l’efficacité à l’obtention d’avantages supplémentaires en passant par la conformité réglementaire. Définir clairement ce que vous souhaitez réaliser est essentiel pour développer une initiative qui répondra à vos objectifs.
Élaborer la feuille de route du projet – La deuxième étape de la cartographie des processus consiste à élaborer le plan du projet. Ce plan doit inclure l’identification du personnel technique, les actions à entreprendre, le calendrier et les achats nécessaires. Il servira de guide pratique pour atteindre les objectifs du projet.
Déterminer le processus que vous souhaitez cartographier – Il est recommandé de cartographier tous les processus métier. Cependant, vous devez d’abord choisir un processus à cartographier. Il est préférable de sélectionner les processus les plus critiques pour votre entreprise, afin de pouvoir surveiller leur fluidité. Vous pouvez choisir un processus en utilisant l’une des trois techniques suivantes :
Méthode réactive : lorsque vous rencontrez un processus existant qui ne fonctionne pas ou qui fonctionne mal en raison d’une limitation, vous utilisez la cartographie pour identifier et résoudre le problème.
Approche stratégique : une fois que vous avez modifié la stratégie globale de votre entreprise, vous sélectionnez un nouveau processus qui pourrait être essentiel pour atteindre les objectifs de l’entreprise. En utilisant cette technique, vous cartographierez le nouveau processus.
Basé sur le client : si vous développez un processus pour améliorer la satisfaction client et résoudre les problèmes liés à la satisfaction des utilisateurs dans votre entreprise, vous pouvez choisir ce processus.
Construire une équipe professionnelle – Même si vous pensez tout savoir sur votre entreprise, il est essentiel d’écouter les suggestions des employés de terrain impliqués dans des processus spécifiques. Les informations de votre personnel sont précieuses, car ils peuvent avoir de bonnes idées pour améliorer les processus.
Le changement est souvent mal perçu. Les initiatives de cartographie des processus peuvent rendre certains travailleurs inquiets, car cela pourrait entraîner des licenciements. Cependant, en impliquant vos employés de terrain dans la nouvelle initiative de cartographie des processus, vous leur permettez de faire part de leurs points de vue et d’exprimer leurs préoccupations.
Vous pouvez essayer de convaincre vos employés des avantages d’une approche d’équipe en utilisant des outils de gestion d’équipe. Si possible, intégrez également un cadre supérieur dans votre équipe. Ainsi, vous n’aurez pas besoin de demander la permission à chaque supérieur pour apporter de légers ajustements.
Quelles sont les sept étapes du processus métier ?
Voici les sept étapes de la cartographie des processus métier :
Définir vos objectifs – Il est important de définir les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à la cartographie des processus.
Définir la feuille de route de votre projet – Élaborez un plan détaillé du projet qui comprend les différentes étapes et les actions à entreprendre.
Choisir le processus que vous souhaitez cartographier – Sélectionnez un processus spécifique que vous souhaitez cartographier.
Construire une équipe solide et professionnelle – Impliquez les membres clés de votre organisation dans le processus de cartographie des processus.
Écouter différents points de vue – Interrogez les personnes concernées pour recueillir des informations et des idées sur le processus.
Examiner la connectivité et l’alignement – Vérifiez comment les différents processus sont connectés et alignés les uns avec les autres.
Évaluer et identifier les domaines d’amélioration – Identifiez les domaines où le processus peut être amélioré et apportez les changements nécessaires.
Quelles sont les cinq étapes du processus de gestion des processus métier ?
La gestion des processus métier est une pratique qui utilise différentes techniques pour développer, exécuter, surveiller et optimiser les processus métier. Les processus métier sont les actions coordonnées des utilisateurs, des cadres, des données et des éléments pour générer des résultats commerciaux à l’aide d’une stratégie marketing.
Voici les cinq étapes de la gestion des processus métier :
Concevoir – Comprendre les pratiques commerciales existantes est la première étape de la gestion des processus métier.
Modéliser – Cette étape consiste à identifier, définir et représenter de nouvelles stratégies pour améliorer les pratiques commerciales actuelles.
Exécuter – Il s’agit de mettre en œuvre un processus métier en le testant auprès de certains utilisateurs et en le rendant accessible à tous.
Surveiller – Cela implique de se concentrer à la fois sur les prédictions macro et micro.
Optimiser – Simplifier et améliorer l’efficacité de la cartographie des processus, dynamiser la configuration des systèmes d’entreprise individuels avec un plan global.
Conclusion
La cartographie des processus métier est une excellente méthode pour organiser, gérer et améliorer vos processus métier. Grâce à la cartographie des processus, vous pouvez identifier et résoudre les problèmes, ainsi que combler les lacunes critiques. La manière la plus efficace et la plus simple d’y parvenir est d’utiliser les outils et les programmes appropriés.
Alors, découvrez et utilisez les outils et applications de cartographie des processus qui conviennent le mieux à votre organisation, en fonction de vos besoins et de vos spécifications. Et si vous êtes confronté à la tâche de développer une application web ou mobile interne pour optimiser votre entreprise, envisagez une approche telle que la programmation visuelle. Cette approche est plus rapide, plus efficace et moins coûteuse que le développement logiciel traditionnel. La plateforme sans code AppMaster est un excellent exemple d’outil de développement visuel.
