L’entretien professionnel est bien plus qu’une simple discussion ordinaire. C’est un échange stratégique organisé autour de thèmes clés. Il est primordial pour les entreprises, car il représente leurs priorités stratégiques et leur mode de management. La fiche d’entretien simplifie la collecte et l’analyse des réponses des employés, tout en structurant l’échange et favorisant l’écoute de l’employeur.
Selon la loi, l’entretien professionnel est obligatoire au moins une fois tous les deux ans pour chaque salarié, quelle que soit la nature de son contrat de travail.
Comment Préparer un Entretien Professionnel Réussi ?
En tant qu’employeur, il est essentiel d’envoyer un guide personnel à vos salariés 8 à 15 jours avant l’entretien. Cela leur permettra de réfléchir de manière individuelle et rétrospective sur leur année professionnelle. Une préparation minutieuse facilitera également le dialogue lors de l’entretien, car vos employés auront eu le temps de préparer leurs arguments en fonction des questions que vous souhaitez aborder. Ainsi, vous optimiserez le temps passé dans ces entretiens.
La création d’un guide complet pour vos entretiens facilitera également la gestion et l’analyse des informations recueillies, vous permettant de mieux évaluer la situation professionnelle de chaque salarié.
Les Thèmes Clés du Guide d’Entretien Professionnel
Le guide d’entretien professionnel structure l’échange avec le collaborateur de manière organisée. Il le pousse à prendre du recul sur son quotidien pour aborder sa situation professionnelle globale. Ainsi, quelques thèmes sont indispensables dans ce guide :
- Le bilan du parcours professionnel et des formations suivies ;
- Les aspirations et motivations futures ;
- La comparaison de ces aspirations avec les besoins de l’entreprise ;
- Les besoins en formation et en développement des compétences ;
- Le projet d’utilisation du droit individuel à la formation ;
- La définition d’un plan d’actions de formation basé sur les dispositifs disponibles et la formation en dehors du temps de travail.
Le guide d’entretien professionnel est un outil essentiel, associé à un canevas de conduite d’entretien. Celui-ci soutient la personne chargée de l’entretien, qu’il s’agisse de l’employeur, du manager, du chef d’équipe ou du directeur des ressources humaines.
Exemples de Questions pour Votre Guide d’Entretien Professionnel
Vous souhaitez créer votre guide d’entretien, mais vous manquez d’inspiration pour les questions à poser ? Pas de panique, voici quelques exemples pour tous vos salariés, quel que soit leur contrat de travail :
- Avez-vous atteint les objectifs fixés cette année ? Si non, pourquoi ?
- Quelles ont été vos problématiques au cours de l’année ? Quelles sont vos difficultés actuelles ?
- Que puis-je faire pour vous aider à surmonter ces difficultés ?
- Comment vous sentez-vous au sein de l’équipe sur le plan personnel ?
- Quels sont vos objectifs pour l’année à venir (montée en compétences, chiffres, etc.) ?
- Comment avez-vous trouvé cet entretien sur le plan personnel ?
Les Critères d’un Guide d’Entretien Réussi
Le guide d’entretien doit créer un cadre propice à un dialogue serein, en évitant les jugements, les règlements de compte et les rumeurs. Il rappelle également l’objet de la rencontre, son contenu et les modalités de son déroulement.
Pour favoriser un dialogue constructif, la personne conduisant l’entretien doit se positionner en tant qu’auditeur attentif. Le guide d’entretien doit être conçu en conséquence, permettant de cocher des cases sans prendre trop de notes, contenant des questions ouvertes et évoluant des questions générales vers des questions de clarification.
Pour être efficace, le guide d’entretien doit être suffisamment flexible pour permettre l’expression libre du collaborateur, tout en étant suffisamment structuré pour faciliter son traitement. Ainsi, il simplifie l’obtention de données comparables, représentant les tendances en termes de demandes de formation et d’évolution professionnelle.
Quel Support Choisir pour Votre Guide d’Entretien Professionnel ?
Il existe de nombreux outils pour préparer votre guide d’entretien, mais nous vous recommandons particulièrement Google Sheet et Google Doc. Ces outils, simples à utiliser, vous permettront de stocker facilement vos documents et de les retrouver aisément lors de l’entretien. De plus, ils sont collaboratifs, ce qui permet aux employeurs et aux salariés de suivre facilement l’ordre du jour, facilitant ainsi la gestion de l’entretien.
Lors de la préparation de votre guide, créez des sections avec des questions claires. Privilégiez les réponses en oui/non, la notation sur 10 ou une échelle de Likert. Laissez également de l’espace pour que le salarié puisse commenter ses réponses avec des arguments et des exemples vécus pendant l’année.
Une Fiche pour Préparer l’Après-entretien
La véritable utilité du guide d’entretien réside dans son traitement ultérieur. Le suivi de l’entretien nécessite l’élaboration de certains documents, utilisant tous la fiche d’entretien :
- Étude des réponses et des souhaits du salarié ;
- Croisement avec la politique de formation et les projets de développement de l’entreprise ;
- Définition d’un plan d’actions de formation, de tutorat, de validation des acquis d’expérience et d’un planning de réalisation ;
- Rédaction du compte-rendu d’entretien pour faciliter la prise de décision en RH ;
- Transmission des résultats à l’employeur.
Les fiches d’entretien sont essentielles pour formaliser le compte-rendu d’entretien. Elles sont précieuses pour les entreprises, car elles constituent un recours en cas de demande de révision de l’entretien professionnel. De plus, elles permettent de préparer d’autres documents transversaux, tels que le plan de formation de l’année suivante, la gestion du droit individuel à la formation, le bilan du déroulement des entretiens et la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).
Prenez le temps de préparer votre guide d’entretien professionnel et vous verrez les bénéfices qu’il apportera à l’ensemble de votre entreprise.
