Le traitement des factures fournisseurs peut être complexe, chronophage et risqué dans une entreprise. Avec la multiplication des formats de facturation ces dernières années, la digitalisation est une tendance incontournable. Alors, comment organiser ce processus pour plus d’efficacité ? Dans cet article, nous allons explorer les différentes étapes et objectifs de ce processus, ainsi que les avantages pratiques de la solution logicielle proposée par Spendesk.
1 – Qu’est-ce qu’une procédure de traitement des factures fournisseurs ?
Les factures fournisseurs peuvent prendre plusieurs formes et arriver par différents canaux. Pour optimiser le processus de traitement, il est important de comprendre les différentes étapes, les formats autorisés et la notion de digitalisation de la chaîne d’approvisionnement.
1.1 – Principes généraux et objectifs du traitement des factures fournisseurs
Quelle que soit l’activité de votre entreprise, toute facture fournisseur doit être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée conformément à la loi.
1.1.1 – Réception des pièces comptables fournisseurs
La première étape du processus consiste à gérer la réception des pièces comptables. Que ce soit des factures papier, des factures EDI ou des factures scannées envoyées par e-mail, cette étape doit être organisée pour éviter la perte des factures.
1.1.2 – Enregistrement correct des factures en comptabilité
Il est important de noter que toute facture reçue d’un fournisseur doit être enregistrée, peu importe qu’elle soit validée ou non. Cela permet de tracer le flux financier et de faciliter la résolution des éventuels désaccords.
1.1.3 – Contrôle et approbation des factures fournisseurs
Après l’enregistrement, chaque facture doit être contrôlée et approuvée avant le paiement. Ce contrôle implique la vérification des quantités facturées, des tarifs appliqués et la comparaison avec les bons de commande et les entrées en stock. L’accord équivaut à un bon à payer à échéance de la facture, sinon la facture reste en attente d’un avoir partiel ou total émis par le fournisseur.
1.1.4 – Paiement des factures fournisseurs dans les délais
Le processus de paiement est une étape essentielle de la comptabilité fournisseur. Les factures à échéance sont mises en paiement périodiquement. Un contrôle interne de qualité est mis en place pour sécuriser les données bancaires et garantir le respect des délais de paiement.
1.1.5 – Classement et archivage sécurisés des pièces comptables
Enfin, un bon processus de traitement des factures fournisseurs comprend le stockage et l’archivage sécurisés des pièces comptables. Conformément à la législation, les documents doivent être conservés pendant 10 ans.
1.2 – Les différents types de factures fournisseurs à traiter dans une entreprise
Le traitement des factures fournisseurs varie en fonction des formats des pièces qui sont reçues. Voici un état des lieux des formats autorisés et des évolutions réglementaires à prévoir.
1.2.1 – Les formats de factures fournisseurs entrantes en 2022
Actuellement, les entreprises sont confrontées à plusieurs formats de factures fournisseurs, qu’il s’agisse de factures sécurisées selon le mode RGS, d’échanges de données informatisées (EDI), de factures numérisées en PDF, etc. Tous ces formats sont valables, à l’exception des factures RGS et EDI pour lesquelles la législation impose une piste d’audit fiable depuis 2013.
1.2.2 – L’évolution de la législation et de la digitalisation des flux fournisseurs
En France, comme dans d’autres pays, la transition vers la facturation électronique est en cours. La première étape a concerné les relations entre les entreprises et l’administration publique (relation BtoG). À partir du 1er juillet 2024, l’acceptation des factures fournisseurs numériques deviendra obligatoire pour les relations entre entreprises (relation BtoC).
1.3 – Digitaliser le processus de traitement des factures fournisseurs
Dans un monde de plus en plus digitalisé, la dématérialisation des factures est essentielle pour sécuriser et fluidifier les opérations comptables. Pourquoi attendre jusqu’en 2024 pour se conformer à une obligation légale ? Commençons par dématérialiser les flux fournisseurs entrants dès maintenant.
1.3.1 – Anticiper la facture électronique de 2024
En numérisant les factures fournisseurs dès leur arrivée, vous préparez votre entreprise à la transition vers la facture électronique en 2024. Lorsque vos fournisseurs pourront vous imposer leurs factures électroniques, vous disposerez déjà d’une organisation interne avancée en matière de dématérialisation.
1.3.2 – Choisir des outils pour piloter le traitement des factures fournisseurs
Les applications en mode SaaS permettent aujourd’hui de piloter facilement le traitement des factures fournisseurs. Elles couvrent toutes les étapes, de la réception à l’archivage des documents, en passant par la comptabilisation, l’approbation et la génération des paiements. Ces applications s’intègrent facilement aux principaux ERP du marché.
2 – Les clés d’un processus de facturation fournisseur plus efficace
La gestion du flux fournisseur peut être chronophage et fastidieuse, mais elle peut aussi être organisée de manière intelligente dans l’entreprise. Voici les principaux avantages d’un traitement des factures fournisseurs digitalisé.
2.1 – Réduire le risque d’erreurs
Comparé à un traitement manuel, l’automatisation de la gestion des achats apporte une plus grande sécurité et permet de réduire les erreurs.
2.1.1 – Éviter les erreurs de saisie
Avec la dématérialisation des factures fournisseurs entrantes, les logiciels lisent automatiquement chaque document, éliminant ainsi les erreurs de saisie. Les informations nécessaires, telles que le montant, la TVA, les quantités achetées et le prix unitaire, sont récupérées automatiquement.
2.1.2 – Repérer les doublons
L’automatisation permet également de détecter les doublons et d’éviter les paiements en double.
2.1.3 – Empêcher les paiements indus
Un outil dédié à la digitalisation du traitement des factures fournisseurs permet de vérifier avec précision la nature de chaque pièce comptable, évitant ainsi les paiements indus.
2.2 – Réduire la fraude à la facture fournisseur
La fraude sur les paiements fournisseurs est malheureusement fréquente. La digitalisation du processus permet de renforcer la sécurité et de réduire les risques de fraude.
2.3 – Limiter les risques fiscaux
Un bon processus de traitement des factures fournisseurs contribue également à réduire les risques fiscaux.
2.4 – Fluidifier le processus de l’arrivée de la facture à son paiement
La fluidification des opérations permet de réduire les délais et les coûts de traitement de chaque facture, tout en sécurisant les achats de l’entreprise.
3 – Le processus de traitement des factures fournisseurs par Spendesk
La digitalisation du processus de traitement des factures fournisseurs est au cœur du métier de Spendesk. Leurs outils offrent des fonctionnalités d’automatisation essentielles pour une gestion efficace des factures fournisseurs.
3.1 – Un téléchargement rapide des factures fournisseurs sur la plateforme
Le portail de Spendesk permet de centraliser rapidement toutes les factures des fournisseurs. En quelques clics, les pièces se téléchargent sur la plateforme et sont stockées. Une simple photo du document suffit pour les utilisateurs ne disposant pas d’une carte Spendesk.
3.2 – Un processus de validation des factures fournisseurs simple et en ligne
L’application Spendesk stocke tous les documents et facilite l’approbation des factures. Les responsables peuvent accéder à toutes les données nécessaires en ligne, y compris les budgets d’achats de chaque équipe. En un clic, ils peuvent valider ou refuser une facture. Le système envoie automatiquement des notifications aux approbateurs.
3.3 – Un système d’information complet pour l’équipe financière
Avec l’application Spendesk, les équipes comptables disposent de toutes les informations en temps réel. Elles peuvent suivre l’état d’avancement des factures, gérer les anomalies et surveiller la consommation des budgets d’achats via des reportings.
3.4 – Un traitement fluide sans communication externe
Grâce à Spendesk, toutes les étapes du processus de traitement des factures sont accessibles sur une seule plateforme, évitant ainsi les échanges de mails ou d’appels téléphoniques. Les paiements peuvent être générés directement depuis le système comptable, avec validation de la direction financière.
Disposer d’un traitement fluide et efficace des factures fournisseurs est possible !
Avec les solutions modernes proposées par Spendesk, la digitalisation du processus d’achats devient facile. N’hésitez pas à les contacter pour une démonstration de leurs outils et découvrir comment la dématérialisation peut être bénéfique pour votre entreprise.
