Dans un environnement commercial international complexe et sujet à de nombreuses incertitudes, les entreprises industrielles et commerciales doivent faire face à des variations constantes et sécuriser leurs opérations. Cela nécessite la mise en place d’un processus alignant la supply chain, les objectifs commerciaux et les enjeux financiers et budgétaires globaux de l’entreprise.
Le processus S&OP (Sales and Operations Planning) est une approche pertinente pour relever ces défis et préparer l’entreprise aux fluctuations de la demande. Il permet de garantir la satisfaction des clients en assurant des niveaux de service élevés, tout en maintenant des stocks équilibrés et en préservant les enjeux financiers et opérationnels de l’entreprise.
A. Qu’en est-il des pratiques courantes des entreprises ?
De nos jours, de nombreuses organisations adoptent un processus S&OP fragmenté, avec des phases isolées et des instances peu connectées les unes aux autres. Dans la plupart des cas, certaines phases sont même négligées. En général, les processus S&OP se structurent autour de trois étapes considérées comme essentielles :
La revue de la demande et les prévisions : Cette phase est traditionnellement respectée car elle est considérée comme la base de la planification. Cependant, elle se limite souvent aux données terrain fournies par les commerciaux ou à des analyses démographiques ou de marché. Pour une meilleure pratique, les prévisions de ventes doivent également intégrer les données provenant de la revue produit, des analyses des acteurs externes et des experts du marché, ainsi que des modèles statistiques pour challenger les estimations. Une approche “Top-Down et Bottom-up” est recommandée pour une analyse détaillée de la demande et des anomalies, en tenant compte à la fois des volumes et des valeurs.
La planification des opérations : Cette étape consiste à intégrer les informations issues des prévisions, de la situation des stocks et des contraintes de production, telles que la disponibilité des ressources humaines et des matières premières. L’objectif principal de cette étape est de piloter la capacité de production à moyen terme afin de faciliter la prise de décisions et la mise en place d’un plan d’actions adapté aux contraintes internes et externes. Une planification en volume et en valeur est essentielle pour évaluer la performance de l’outil de production et sa capacité à répondre à la demande client.
Le Comité Exécutif : Cette instance décisionnelle du processus S&OP se réunit généralement à la fin du mois. Elle permet aux décideurs de passer en revue les indicateurs clés de performance, d’analyser les scénarios préalablement construits et de statuer sur un plan d’actions. Cependant, ce cycle S&OP structuré peut présenter certaines lacunes, notamment en termes de gestion et de consolidation des données produits, ainsi que de traitement des faits saillants, des risques et des opportunités.
B. La première clé de succès : construire un processus complet
Pour assurer l’efficacité et l’organisation d’un processus S&OP, il est primordial de le structurer en cinq étapes distinctes, généralement mensuelles, débutant par la revue produit et se terminant par la préparation et l’organisation du Comité Exécutif :
La Revue Produit : Cette étape est souvent négligée, bien qu’elle soit essentielle pour déclencher le cycle S&OP. Elle fournit des informations précieuses pour les prévisions en consolidant les données du marché, de la concurrence, des clients, des sites de production, des sous-traitants et des fournisseurs. Elle permet également de donner de la visibilité aux organes de production et d’approvisionnement sur les marchés et chez les clients, ainsi que de remonter les risques relatifs à certaines familles de produits pour sécuriser la prise de décisions.
L’étape de Consolidation et de préparation du Comité Exécutif : Cette phase ne se contente pas de consolider les données de demande et de planification. Elle permet également d’identifier les risques et les opportunités, d’élaborer des hypothèses, des scénarios et des plans d’actions, d’affecter les rôles et les responsabilités, et de sécuriser le bon suivi de ces plans.
C. Les piliers du succès de votre processus S&OP
Pour garantir le succès de votre processus S&OP, voici quelques clés à prendre en compte :
L’organisation et la gouvernance : il est essentiel d’impliquer toutes les parties prenantes de l’entreprise, y compris la finance, la production, les fournisseurs, les sous-traitants, les prestataires logistiques et les clients. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble sur l’ensemble de la chaîne logistique et commerciale, d’identifier les opportunités et les risques potentiels.
La donnée : il est crucial de s’assurer que toutes les parties prenantes utilisent le même langage et disposent de données de qualité. La gestion de la donnée de base ou “Masterdata” doit être rigoureusement définie et partagée entre les différentes filiales et départements de l’entreprise. Les indicateurs de performance doivent également être clairement définis et suivis de manière cyclique lors des différentes instances.
La communication : établir des moyens et des méthodes de communication adéquats pour assurer la liaison entre les différentes instances et phases du processus S&OP. Une communication régulière entre les chefs de produits, les responsables de la demande, les fournisseurs et les sites de production est essentielle pour maintenir une mise à jour des informations et des plans d’actions.
Un outil souple interfacé avec les SI de gestion : utiliser un outil flexible et interfacé avec les systèmes d’information de l’entreprise pour effectuer des simulations quantitatives et formaliser les contraintes de production. Cela permet d’intégrer le S&OP dans l’environnement IT de l’entreprise, de sécuriser l’intégrité des données et de réduire les temps de ressaisie.
En suivant ces principes, vous pourrez mettre en place un processus S&OP efficace et adapté aux spécificités de votre entreprise. Il vous permettra de faire face aux défis du commerce international et de sécuriser vos opérations tout en garantissant la satisfaction de vos clients.
Auteurs : Vincent Houllière (Senior Manager) Radhi Boughzala (Senior Consultant)
