La cartographie des processus est une méthode puissante pour comprendre l’amélioration des processus d’entreprise. Pour ceux qui ne connaissent pas cette tâche, elle peut sembler à la fois étrangère et écrasante. Dans ce guide, nous allons aborder quelques notions de base :
Qu’est-ce que la cartographie des processus ?
La cartographie des processus est un outil de gestion utilisé pour représenter visuellement le flux de travail, les étapes et les personnes impliquées dans un processus d’entreprise. Ces cartes sont aussi communément appelées organigrammes ou diagrammes de flux de travail. Les organisations utilisent cet outil pour mieux comprendre un processus et améliorer son efficacité. En créant des diagrammes faciles à suivre, les parties prenantes peuvent identifier les aspects d’un processus qu’elles peuvent améliorer, notamment les points de blocage et les inefficacités qui pourraient être automatisées.
Les avantages de la création d’une carte des processus
La cartographie des processus offre de nombreux avantages. Nous avons mentionné plusieurs avantages à un niveau abstrait – mieux comprendre un processus et améliorer l’efficacité. Parmi les avantages plus spécifiques de la création d’une cartographie des processus, on peut citer :
- Amélioration de la satisfaction au travail. Les employés savent à quoi s’attendre, quelles sont leurs responsabilités, et apprécient la transparence qu’apporte une cartographie des processus.
- Amélioration des performances des employés. Les employés qui comprennent leur rôle et savent où trouver de l’aide lorsqu’ils en ont besoin sont plus productifs.
- Convivialité. Les cartes de processus d’affaires sont simples à suivre et sont idéales pour des tâches telles que la formation des employés et les séances de brainstorming. Les logiciels de BPM permettent de concevoir et de tester facilement les processus, ainsi que de les partager avec l’équipe.
- Certifications. Aider les organisations à obtenir et à maintenir des certifications industrielles telles que ISO 9000 et 9001.
- Résolution de problèmes. Une cartographie des processus d’entreprise permet aux organisations de tester des hypothèses et des hypothèses, facilitant ainsi l’identification des problèmes et des solutions potentielles.
Exemples communs de cartes de processus
Il existe de nombreux types de cartes de processus différents. Celui que vous utilisez dépend en grande partie du type de processus que vous voulez cartographier et de vos objectifs commerciaux. Voici quelques types de cartes de processus couramment utilisés.
Organigramme de base
Un organigramme de base est utile pour créer une carte simple qui illustre les entrées et les sorties d’un processus. Parmi les cas d’utilisation idéaux des organigrammes de base figurent la planification de nouveaux projets, l’analyse et la gestion des flux de travail et l’amélioration de la collaboration entre les membres d’une équipe.
Carte des processus de haut niveau
Une carte des processus de haut niveau, ou carte descendante, montre comment un processus fonctionne en un nombre limité d’étapes. Elle donne un aperçu rapide de ce qu’un processus fait, mais n’entre pas dans les détails de la manière dont il est exécuté. Les cartes de processus de haut niveau sont idéales pour discuter des processus avec les dirigeants ou des tiers qui ne nécessitent pas de précisions.
Schéma détaillé du processus
Les détails sont utiles pour comprendre les subtilités d’un processus. Contrairement à une carte de processus de haut niveau, les cartes détaillées incluent également les sous-processus, ce qui les rend plus utiles pour identifier les inefficacités et pour documenter les points de décision au sein d’un processus. Chaque étape est explorée avec précision, ce qui fait de ce type de carte un outil puissant pour les écoles d’efficacité de gestion comme Six Sigma et Kaizen.
SIPOC
SIPOC est un acronyme qui aide les parties prenantes à identifier les éléments clés d’un processus. L’acronyme signifie fournisseur – entrées – processus – sorties – client. Le SIPOC ressemble plus à un tableau ou à un graphique qu’à une carte, mais il est un précurseur important de la création d’une carte de processus plus détaillée. Les diagrammes SIPOC aident également à définir la portée des processus d’entreprise complexes et sont utiles aux parties prenantes lorsqu’elles discutent d’un processus.
Cartes des pistes de nage
Les Swimlanes, ou cartes interfonctionnelles, sont utilisées pour montrer “qui fait quoi”. Elles séparent les activités en couloirs ou canaux en fonction de la personne responsable de l’exécution de la tâche ou du processus. Les cartes des pistes de nage sont utiles à des fins de gestion. Elles sont idéales pour former les nouveaux employés et accroître la responsabilisation. Les diagrammes en couloir de navigation aident également les parties prenantes à comprendre les flux de travail et la manière dont ils sont liés à d’autres processus métier et interagissent avec eux.
Cartes des flux de valeur
Les cartes de la chaîne de valeur montrent les étapes nécessaires pour fournir un produit ou un service aux clients. Elles utilisent un système de symboles pour illustrer les flux d’informations et les tâches. Les cartes des flux de valeur sont particulièrement utiles pour identifier les déchets au sein d’un processus et entre les processus. Elles jouent également un rôle important dans l’identification des opportunités et la planification des projets futurs.
Symboles et éléments utilisés dans la cartographie des processus
Source : Leanmethods.com
Les organisations ont tendance à développer leur propre jargon interne de cartographie des processus lorsqu’elles utilisent des organigrammes à main levée. Il est alors difficile de communiquer efficacement avec les contractants, les spécialistes externes et les clients.
La notation de la cartographie des processus d’affaires ou BPMN aide les équipes à surmonter ces “barrières linguistiques” en adoptant un ensemble standard de symboles à utiliser dans leurs cartes de processus. BPMN comble le fossé entre les informations techniques et les non-techniciens de votre équipe qui doivent les comprendre. Les symboles BPMN éliminent toute ambiguïté et s’assurent que toutes les parties prenantes comprennent votre nouvelle cartographie des processus.
Les symboles sont issus du langage de modélisation unifié (UML). Les ingénieurs en logiciel ont créé UML pour fournir une méthode normalisée d’analyse et de conception des programmes logiciels. Les symboles sont classés dans les catégories suivantes :
- Symboles des processus/opérations
- Branchement et contrôle des symboles de flux
- Symboles d’entrée et de sortie
- Symboles de stockage de fichiers et d’informations
- Symboles de traitement des données
Pour la plupart des organisations, cependant, l’utilisation d’une petite partie des symboles les plus courants suffira à compléter un schéma de processus. Voici quelques symboles fréquemment utilisés :
- Processus : Un rectangle représente un processus particulier et ses activités et fonctions.
- Ligne de courant → : Une flèche montre à la fois le sens du flux et le lien entre les étapes.
- Terminateur : Un terminateur indique le début ou la fin d’un flux de processus.
- Décision : Indique qu’une décision doit être prise, après quoi le flux suivra un chemin prédéfini en fonction de cette décision.
- Document(s) : Un rectangle avec une base ondulée représente un document unique ou un élément d’information qui peut être lu par les gens. Plusieurs rectangles avec base ondulée indiquent qu’il y a plus d’un document qui peut être examiné.
- Délai : Un symbole de retard signifie qu’il y a une pause dans le processus avant que le flux ne se poursuive.
- Entrée manuelle : Ce symbole indique qu’une procédure sera effectuée manuellement par une personne.
Comment créer un schéma de processus
Il est essentiel d’inclure toutes les parties prenantes clés dans la conception du processus. Chacun doit comprendre les objectifs de l’organisation et les bases de la cartographie. La création manuelle consiste à dessiner à la main en utilisant les symboles de la carte des processus que nous avons mentionnés plus haut. Pour simplifier le processus et améliorer la collaboration, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des processus métier. Ce logiciel permet de concevoir et de tester facilement les processus, de sauvegarder votre travail et de le partager avec les membres de l’équipe.
Identifier le processus
La première étape consiste à identifier le bon processus d’entreprise. Il peut s’agir d’un processus coûteux ou d’un processus qui implique des tâches manuelles sujettes à des retards. Nommez le processus et inscrivez-le en haut du document.
Rassemblez votre équipe
L’un des aspects les plus importants du processus de cartographie est l’implication des personnes qui connaissent le mieux les rouages du processus. La contribution des principales parties prenantes garantit que la cartographie des processus est complète et que vous n’omettez pas de détails ou de considérations importants. Passez du temps à faire un brainstorming avec votre équipe dès le début. Déterminez qui fait quoi, quand et comment.
Rassembler des données
Après votre première séance de brainstorming, commencez à rassembler les données et les informations pertinentes. Déterminez quand le processus commence et se termine. Dressez la liste de toutes les étapes nécessaires pour mener à bien le processus. Identifiez les entrées, les sorties et les personnes impliquées.
Énumérer les étapes dans un ordre séquentiel
Une fois que vous avez la liste complète des étapes, travaillez avec votre équipe pour les placer dans un ordre séquentiel. Identifiez l’événement qui déclenche le processus et les actions et décisions qui le mènent à son terme.
Dessinez la carte à l’aide de symboles
Incluez toutes les informations que vous avez identifiées au cours des étapes précédentes et utilisez les symboles du processus que nous avons identifiés plus tôt dans ce guide. Par exemple, utilisez un ovale (terminateur) pour montrer le début du processus. Il doit s’agir d’une représentation précise du processus tel qu’il existe actuellement.
Analyser
Une fois que votre carte des processus est terminée, vous pouvez l’utiliser pour identifier les points de blocage et les inefficacités. Recherchez les tâches manuelles qui peuvent être améliorées par l’automatisation. Identifiez les étapes qui peuvent être éliminées. Obtenez les réactions et les suggestions de chaque membre de votre équipe.
Améliorer votre processus
Mettez en œuvre les techniques et outils de cartographie que vous avez identifiés à l’étape précédente. Si les améliorations et les suggestions ont un impact significatif sur le processus, évitez de les mettre en œuvre toutes en même temps. Classez les améliorations par ordre de priorité. Commencez modestement pour éviter toute perturbation potentielle du processus. Contrôlez les améliorations. Déterminez si d’autres améliorations sont nécessaires.
Évitez ces pièges courants de la cartographie des processus
Voici les erreurs les plus courantes à éviter lors de l’élaboration de votre carte des processus.
- Trop complexe : Adaptez le niveau de détail de votre schéma de processus en fonction de votre public. Utilisez plusieurs cartes pour illustrer différents niveaux de détail.
- Trop simple : Ne créez pas une carte trop peu détaillée. Utilisez les symboles BPMN pour clarifier les croquis et garantir une compréhension commune.
- Ignorer la contribution des parties prenantes : Impliquez toutes les parties prenantes, y compris les employés chargés d’exécuter les tâches. Interrogez, observez et écoutez pour éviter d’omettre des éléments clés.
En évitant ces erreurs courantes, vous pouvez faire en sorte que votre plan de processus réussisse et ne fasse pas partie des plans qui échouent en raison de l’absence d’une stratégie clairement définie.
Les meilleurs outils pour débuter avec la cartographie des processus
Au moment de vous lancer, vous pouvez utiliser différents outils pour la cartographie de vos processus, qu’il s’agisse d’outils d’esquisse rapides et faciles ou de plateformes robustes d’automatisation des flux de travail.
Le moyen le plus simple de commencer est de réaliser un simple croquis d’organigramme. Vous pouvez dessiner le flux des tâches essentielles à un processus. Utilisez un modèle d’organigramme gratuit sur la plateforme de conception Canva pour faciliter le brainstorming.
Au bout d’un certain temps, votre esquisse nécessitera plus de détails. C’est alors que vous pouvez passer à un outil tel que Gitmind. Cette application gratuite pour navigateur propose des diagrammes plus axés sur les processus, comme le SIPOC et les plans de bain. Vous pouvez vous plonger plus profondément dans les sous-processus et partager votre plan avec vos collègues pour obtenir des commentaires.
Lucidchart est un autre outil prisé des débutants en modélisation de processus. Ce logiciel de diagramme intelligent propose des éléments utiles tels que les symboles BPMN et des modèles de cartes détaillées, de cartes de flux de valeur et de cartes de processus détaillées. Vous pouvez même utiliser leurs applications mobiles pour organiser les processus en déplacement.
Lorsque vous êtes prêt à disposer d’une solution de cartographie des processus de niveau entreprise, optez pour une plateforme comme ProcessMaker. Avec ProcessMaker, vous pouvez donner vie à votre cartographie des processus. L’automatisation permet de faire circuler l’information entre les personnes et les systèmes, en vérifiant automatiquement les tâches à accomplir sans intervention humaine.
La cartographie des processus est un outil incroyablement efficace pour améliorer l’efficacité opérationnelle et offre un large éventail d’avantages organisationnels. Pour en tirer le meilleur parti, essayez la solution ProcessMaker, un logiciel de BPM intelligent à faible code leader sur le marché. Créez facilement des processus métier de niveau entreprise et tirez parti des puissantes solutions d’automatisation de ProcessMaker.
