La cartographie des processus est une pratique révolutionnaire pour améliorer les processus métier d’une entreprise. Mais qu’est-ce que cela implique réellement ? Cette tâche peut sembler intimidante, mais laissez-moi vous présenter quelques notions de base qui vous aideront à comprendre cette méthode essentielle :
Qu’est-ce que la cartographie des processus ?
La cartographie des processus est un outil de gestion qui permet de représenter visuellement le flux de travail, les étapes et les personnes impliquées dans un processus d’entreprise. On les appelle également souvent organigrammes ou diagrammes de flux de travail. Les organisations utilisent cette méthode pour mieux comprendre un processus et améliorer son efficacité. En créant des diagrammes faciles à suivre, les parties prenantes peuvent identifier les aspects du processus qui peuvent être améliorés, tels que les goulets d’étranglement et les tâches répétitives propices à l’automatisation.
Les avantages de la cartographie des processus
La cartographie des processus présente de nombreux avantages. Nous avons évoqué certains avantages abstraits, mais voici quelques avantages plus concrets de cette pratique :
- Augmentation de la satisfaction au travail : Les employés savent à quoi s’attendre et quelles sont leurs responsabilités. Ils apprécient la transparence offerte par la cartographie des processus.
- Amélioration des performances des employés : Les employés qui comprennent leur rôle et savent où trouver de l’aide lorsqu’ils en ont besoin sont plus productifs.
- Convivialité : Les cartes de processus sont simples à suivre et sont idéales pour des tâches telles que la formation des employés et les séances de brainstorming. Les logiciels de BPM permettent de concevoir, tester et partager facilement les processus avec l’équipe.
- Certifications : La cartographie des processus aide les organisations à obtenir et à maintenir des certifications industrielles telles que ISO 9000 et 9001.
- Résolution de problèmes : La cartographie des processus permet aux organisations de tester des hypothèses et des solutions potentielles, facilitant ainsi l’identification des problèmes et des solutions.
Exemples courants de cartes de processus
Il existe de nombreux types de cartes de processus différents, selon le type de processus que vous souhaitez cartographier et vos objectifs commerciaux. Voici quelques exemples couramment utilisés :
Organigramme de base
Un organigramme de base est utile pour créer une carte simple qui illustre les entrées et les sorties d’un processus. Il est idéal pour la planification de nouveaux projets, l’analyse des flux de travail et l’amélioration de la collaboration entre les membres d’une équipe.
Carte des processus de haut niveau
Une carte des processus de haut niveau, ou carte descendante, montre comment un processus fonctionne en un nombre limité d’étapes. Elle donne un aperçu rapide du processus sans entrer dans les détails de son exécution. C’est idéal pour discuter des processus avec les dirigeants ou des tiers qui n’ont pas besoin de connaître tous les détails.
Schéma détaillé du processus
Les schémas détaillés sont utiles pour comprendre les subtilités d’un processus. Ils incluent les sous-processus, ce qui les rend plus adaptés à l’identification des inefficacités et à la documentation des points de décision au sein d’un processus. Chaque étape est explorée en détail, ce qui fait de ce type de carte un outil puissant pour les écoles d’efficacité de gestion comme Six Sigma et Kaizen.
SIPOC
Le SIPOC est un acronyme qui aide les parties prenantes à identifier les éléments clés d’un processus. Il représente les fournisseurs, les entrées, le processus, les sorties et les clients. Bien qu’il ressemble plus à un tableau ou à un graphique qu’à une carte traditionnelle, il est un élément essentiel pour créer une carte de processus plus détaillée.
Cartes des pistes de nage
Les cartes des pistes de nage, également appelées cartes interfonctionnelles, sont utilisées pour montrer “qui fait quoi” dans le processus. Elles séparent les activités en couloirs ou canaux en fonction de la personne responsable de leur exécution. Ces cartes sont utiles pour former les nouveaux employés et accroître la responsabilisation. Elles aident également les parties prenantes à comprendre les flux de travail et leur interaction avec d’autres processus métier.
Cartes des flux de valeur
Les cartes des flux de valeur montrent les étapes nécessaires pour fournir un produit ou un service aux clients. Elles utilisent des symboles pour illustrer les flux d’informations et les tâches. Ces cartes sont particulièrement utiles pour identifier les déchets et les opportunités d’amélioration au sein d’un processus.
Symboles et éléments utilisés dans la cartographie des processus
Lors de la création d’une carte des processus, il est essentiel d’utiliser une notation standard pour garantir une compréhension claire et précise. La notation BPMN (Business Process Model and Notation) est une norme largement utilisée qui utilise un ensemble de symboles pour représenter les processus. Elle permet de surmonter les barrières linguistiques et assure une communication efficace entre les différentes parties prenantes.
Les symboles utilisés dans la cartographie des processus sont classés en différentes catégories, tels que les symboles de processus/opérations, les symboles de flux de contrôle, les symboles d’entrée et de sortie, les symboles de stockage de fichiers et d’informations, et les symboles de traitement des données. Chaque symbole joue un rôle spécifique dans la représentation visuelle du processus.
Comment créer un schéma de processus
La création d’un schéma de processus implique plusieurs étapes essentielles. Voici un aperçu du processus :
Identifier le processus
La première étape consiste à identifier le processus métier que vous souhaitez cartographier. Donnez-lui un nom clair et inscrivez-le en haut du document.
Rassemblez votre équipe
Il est essentiel d’inclure les personnes qui connaissent le mieux le processus dans la conception de la carte. Leur contribution garantira que la cartographie des processus est complète et ne laisse aucun détail important de côté. Organisez une séance de brainstorming avec votre équipe pour déterminer qui fait quoi, quand et comment.
Rassembler des données
Après la séance de brainstorming, rassemblez les données et les informations pertinentes pour le processus. Identifiez les étapes, les entrées, les sorties et les personnes impliquées.
Énumérer les étapes dans un ordre séquentiel
Une fois que vous avez toutes les étapes, travaillez avec votre équipe pour les organiser dans un ordre séquentiel. Identifiez l’événement déclencheur du processus et les actions et décisions qui le mènent à son terme.
Dessinez la carte avec des symboles
Utilisez les symboles de la cartographie des processus pour représenter les différentes étapes du processus. Chaque symbole a une signification spécifique, ce qui permet une compréhension claire du processus.
Analyser
Une fois la carte des processus terminée, utilisez-la pour identifier les problèmes et les inefficacités. Recherchez les tâches qui peuvent être automatisées ou éliminées. Obtenez les réactions et les suggestions de chaque membre de votre équipe.
Améliorer votre processus
Mettez en œuvre les améliorations identifiées lors de l’analyse. Classez-les par ordre de priorité et surveillez leurs impacts sur le processus. Continuez à améliorer et à optimiser votre processus au fil du temps.
Évitez ces pièges courants de la cartographie des processus
Lors de la cartographie des processus, il est important d’éviter certains pièges courants qui pourraient compromettre la réussite de votre projet. Voici quelques erreurs fréquentes à éviter :
- Ne pas prendre en compte le niveau de détail approprié : Choisissez le bon type de carte en fonction de votre public. Certaines parties prenantes ont besoin d’une vue d’ensemble, tandis que d’autres nécessitent des détails plus spécifiques. Utilisez plusieurs cartes si nécessaire.
- Ne pas inclure la contribution des parties prenantes : Impliquez tous les membres de l’équipe dans la conception de la carte. Leurs connaissances et leurs perspectives sont essentielles pour créer une carte complète.
- Négliger la formation des employés : Assurez-vous que vos employés comprennent les nouvelles procédures et les avantages de la cartographie des processus. Offrez une formation adéquate pour faciliter l’adoption de ces nouvelles méthodes de travail.
Les meilleurs outils pour commencer avec la cartographie des processus
Si vous êtes prêt à vous lancer dans la cartographie des processus, voici quelques outils que vous pouvez utiliser pour faciliter le processus :
- Canva : C’est un outil gratuit de conception à code réduit qui propose des modèles d’organigrammes faciles à utiliser.
- Gitmind : Cette application gratuite pour navigateur offre des diagrammes de processus plus détaillés, tels que le SIPOC et les plans de travail.
- Lucidchart : Cet outil de diagramme intelligent est idéal pour les modélisateurs de processus débutants. Il propose des symboles BPMN et divers modèles de cartes de processus.
- ProcessMaker : Pour une solution de cartographie des processus à l’échelle de l’entreprise, ProcessMaker est la plateforme idéale. Cette solution intelligente de BPM permet de concevoir, tester et automatiser facilement les processus métier.
La cartographie des processus est un outil puissant pour améliorer l’efficacité opérationnelle et obtenir des résultats cohérents. Pour exploiter pleinement son potentiel, essayez ProcessMaker, la solution leader du marché du BPM intelligent à faible code. Discutez avec notre équipe pour découvrir comment la cartographie des processus peut bénéficier à votre entreprise et profitez de notre version d’essai gratuite.
