La cartographie des processus est une méthode puissante pour comprendre et améliorer les processus d’entreprise. Bien que cela puisse sembler étrange et intimidant pour certains, nous allons vous guider à travers les bases de cette tâche complexe. Dans ce guide, nous aborderons les notions essentielles de la cartographie des processus, ses avantages, des exemples concrets, les symboles utilisés et comment créer un schéma de processus.
Qu’est-ce que la cartographie des processus ?
La cartographie des processus est un outil de gestion qui permet de représenter visuellement le flux de travail, les étapes et les personnes impliquées dans un processus d’entreprise. Ces cartes, souvent appelées organigrammes ou diagrammes de flux de travail, aident les organisations à mieux comprendre leurs processus et à les optimiser. En créant des diagrammes clairs et faciles à suivre, les parties prenantes peuvent identifier les aspects à améliorer, tels que les goulets d’étranglement et les tâches répétitives qui pourraient être automatisées.
Les avantages de la cartographie des processus
La cartographie des processus offre de nombreux avantages. En plus de mieux comprendre les processus et d’améliorer leur efficacité, voici quelques avantages spécifiques :
- Amélioration de la satisfaction au travail : Les employés connaissent leurs responsabilités et apprécient la transparence apportée par la cartographie des processus.
- Amélioration des performances des employés : Les employés qui comprennent leur rôle et savent où trouver de l’aide sont plus productifs.
- Convivialité : Les cartes de processus sont simples à suivre et sont idéales pour la formation des employés et les séances de brainstorming.
- Certifications : La cartographie des processus aide les organisations à obtenir et maintenir des certifications industrielles telles que ISO 9000 et 9001.
- Résolution de problèmes : Elle permet aux organisations de tester des hypothèses, d’identifier les problèmes et de trouver des solutions potentielles.
Exemples courants de cartes de processus
Il existe de nombreux types de cartes de processus adaptés à différents objectifs commerciaux. Voici quelques exemples couramment utilisés :
Organigramme de base
Un organigramme de base est idéal pour illustrer les entrées et les sorties d’un processus. Il est utile pour la planification de nouveaux projets, l’analyse des flux de travail et l’amélioration de la collaboration entre les membres d’une équipe.
Carte des processus de haut niveau
Une carte des processus de haut niveau montre un processus en quelques étapes seulement, sans rentrer dans les détails. Elle est utile pour les discussions avec les dirigeants ou les tiers qui ne nécessitent pas de précisions.
Schéma détaillé du processus
Un schéma détaillé explore chaque étape d’un processus en détail, y compris les sous-processus. C’est un outil puissant pour identifier les inefficacités et documenter les décisions prises.
SIPOC
Le SIPOC est un acronyme qui aide les parties prenantes à identifier les éléments clés d’un processus. Il s’agit des fournisseurs, des entrées, des processus, des sorties et des clients. Bien qu’il ressemble plus à un tableau, il est un outil précurseur important pour créer une carte de processus détaillée.
Cartes des pistes de nage
Les cartes des pistes de nage, ou cartes interfonctionnelles, montrent “qui fait quoi” en séparant les activités en fonction des personnes responsables de leur exécution. Elles sont utiles pour la gestion, la formation des nouveaux employés et pour comprendre les flux de travail dans le contexte d’autres processus métier.
Cartes des flux de valeur
Les cartes des flux de valeur montrent les étapes nécessaires pour fournir un produit ou un service aux clients. Elles sont utiles pour identifier les déchets et planifier des projets futurs.
Symboles et éléments utilisés dans la cartographie des processus
La cartographie des processus utilise des symboles spécifiques pour représenter les différentes étapes et éléments. Ces symboles sont normalisés pour faciliter la compréhension à travers les différentes équipes. Voici quelques symboles couramment utilisés :
Source : Leanmethods.com
Parmi les symboles les plus couramment utilisés, on trouve :
- Processus : Un rectangle représente un processus spécifique et ses activités.
- Ligne de courant : Une flèche indique le sens du flux et le lien entre les étapes.
- Terminateur : Indique le début ou la fin d’un flux de processus.
- Décision : Indique une décision à prendre et le chemin à suivre en fonction de cette décision.
- Document : Un rectangle avec une base ondulée représente un document unique ou des informations lisibles par les personnes.
- Délai : Indique une pause dans le processus avant que le flux ne continue.
- Entrée manuelle : Indique qu’une tâche sera effectuée manuellement par une personne.
Comment créer un schéma de processus
Pour créer un schéma de processus, il est essentiel d’inclure toutes les parties prenantes clés. Voici les étapes à suivre :
- Identifiez le processus : Choisissez le processus d’entreprise à cartographier et donnez-lui un nom pour le document.
- Rassemblez votre équipe : Impliquez les personnes qui connaissent le processus dans les moindres détails pour obtenir une vision complète.
- Rassemblez les données : Collectez toutes les informations pertinentes sur le processus, y compris les étapes, les entrées et les personnes impliquées.
- Organisez les étapes : Placez les étapes dans un ordre séquentiel en déterminant l’événement déclencheur et les actions nécessaires.
- Dessinez la carte : Utilisez les symboles de la cartographie des processus pour représenter chaque étape du processus.
- Analysez : Utilisez la carte pour identifier les problèmes et les possibilités d’amélioration.
- Améliorez le processus : Mettez en œuvre les améliorations identifiées et suivez leur impact.
Évitez ces pièges courants de la cartographie des processus
Voici quelques erreurs courantes à éviter lors de la cartographie des processus :
- Trop complexe : Adaptez la complexité de votre carte au public visé.
- Trop simple : Assurez-vous que votre carte contient suffisamment de détails pour être utile.
- Ignorer les parties prenantes : Impliquez toutes les personnes concernées pour obtenir une vision complète du processus.
En évitant ces pièges, vous pouvez garantir le succès de votre plan de processus et éviter les échecs liés à une stratégie mal définie.
Les meilleurs outils pour débuter avec la cartographie des processus
Lorsque vous êtes prêt à commencer, plusieurs outils peuvent vous aider dans la cartographie des processus. Voici quelques options pour tous les niveaux d’expérience :
- Canva : Pour démarrer facilement avec des croquis d’organigrammes simples.
- Gitmind : Pour des diagrammes plus détaillés et orientés vers les processus.
- Lucidchart : Pour des diagrammes professionnels avec des symboles BPMN et des modèles prédéfinis.
- ProcessMaker : Pour une solution complète de cartographie des processus de niveau entreprise.
En choisissant l’outil adapté à vos besoins, vous pourrez mieux visualiser et automatiser vos processus, ce qui améliorera l’efficacité et la cohérence de votre entreprise.
La cartographie des processus est un outil puissant pour améliorer l’efficacité opérationnelle et apporter de nombreux avantages à votre organisation. Utilisez la solution leader du marché, ProcessMaker, pour créer facilement des processus de niveau entreprise et bénéficier de puissantes fonctionnalités d’automatisation. Ne passez pas à côté de cette opportunité d’optimiser votre entreprise grâce à la cartographie des processus.
