Les temps changent et avec eux, les méthodes de gestion du temps dans les entreprises. Depuis l’arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne du 14 mai 2019, l’enregistrement des temps de travail des employés est au centre des préoccupations. Bien que cela puisse sembler simple, la réalité est tout autre, surtout lorsque le nombre d’employés augmente. Les méthodes traditionnelles comme l’utilisation de stylos et papiers ou d’Excel peuvent rapidement devenir compliquées et peu efficaces.
Dans ce contexte, il est judicieux d’envisager l’utilisation d’une Zeiterfassungssoftware. Toutefois, avec le grand nombre de solutions disponibles sur le marché, il peut être difficile de faire le bon choix. C’est pourquoi nous vous proposons quelques informations utiles pour vous aider dans votre processus de sélection.
1. Votre entreprise a-t-elle besoin d’une Zeiterfassungssoftware?
Si vous recherchez une solution pour enregistrer efficacement et rapidement les temps de travail, une Zeiterfassungssoftware peut vous aider. Voici quelques signes qui indiquent que vous pourriez en bénéficier :
- Vous utilisez encore des méthodes traditionnelles telles que le stylo et le papier ou Excel, ce qui entraîne une perte de temps précieux.
- Vos employés doivent soumettre leurs temps de travail à l’administration, qui les intègre ensuite au système de l’entreprise. Vous souhaitez leur permettre de saisir directement leurs temps de travail, sans passer par l’administration.
- Vous souhaitez éviter les tâches administratives inutiles et disposer d’un moyen numérique pour enregistrer les temps de travail de vos employés.
- Vous souhaitez avoir une vue d’ensemble des temps de travail de vos employés, mais vous n’avez pas de système centralisé pour les enregistrer et les stocker.
- Vos employés doivent également pouvoir enregistrer leurs temps de travail lorsqu’ils sont en déplacement.
- Vous avez du mal à suivre les heures supplémentaires effectuées par vos employés.
Si ces situations vous semblent familières, une Zeiterfassungssoftware peut vous aider. De plus, avec les futures obligations légales prévues par l’arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne, qui obligera tous les employeurs en Europe à enregistrer systématiquement les temps de travail de leurs employés, il est temps de vous préparer dès maintenant. Une solution professionnelle de Zeiterfassungssoftware est donc adaptée à toutes les tailles d’entreprises, y compris les petites entreprises.
2. Qu’est-ce qu’une Zeiterfassungssoftware?
Une Zeiterfassungssoftware est un outil utile pour enregistrer les temps de travail des employés. Il peut s’agir d’un logiciel indépendant ou d’une partie d’un logiciel de gestion des ressources humaines plus large. Les logiciels de Zeiterfassung disposent généralement d’interfaces permettant de transférer les données vers d’autres logiciels, tels que les logiciels de gestion de la paie. L’objectif est de saisir et de stocker numériquement les heures de travail des employés. Les employés peuvent enregistrer leurs temps de travail de différentes manières, que ce soit sur un ordinateur de bureau, un terminal installé localement ou via une application mobile. Certains logiciels offrent également des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des congés, les rapports et la planification des horaires de travail.
3. Quelles sont les fonctionnalités d’une Zeiterfassungssoftware?
La plupart des logiciels de Zeiterfassung offrent également des fonctionnalités supplémentaires pour rendre leur utilisation encore plus attrayante. Voici un aperçu de quelques fonctionnalités potentielles :
- Approche en libre-service : permet à tous les employés d’utiliser le logiciel de Zeiterfassung de manière autonome, sans passer par une personne intermédiaire. Ils peuvent ainsi enregistrer leurs temps de travail et consulter leurs heures de travail de manière indépendante, sans avoir à contacter le service des ressources humaines.
- Planification : en plus de l’enregistrement des temps de travail, la planification des horaires de travail est également importante. Les employés peuvent ainsi indiquer leurs disponibilités pour les semaines à venir, et les responsables peuvent facilement consulter les horaires prévus pour chaque employé.
- Application mobile : l’utilisation d’applications est courante de nos jours, mais elle est encore peu répandue dans le contexte professionnel. Heureusement, de nombreux éditeurs de logiciels de Zeiterfassung proposent également des applications mobiles. Les employés peuvent ainsi enregistrer leurs temps de travail facilement depuis leur smartphone ou leur tablette, et les données sont automatiquement synchronisées avec le logiciel de Zeiterfassung.
- Gestion des congés : les logiciels professionnels de Zeiterfassung proposent également des fonctionnalités de gestion des congés. Les employés peuvent ainsi demander des congés directement via le logiciel, sans avoir à contacter le service des ressources humaines. Les demandes de congé peuvent être examinées et approuvées dans le logiciel.
- Rapports : il est parfois difficile de garder une vue d’ensemble des temps de travail de tous les employés. Une fonctionnalité de reporting efficace peut aider à résoudre ce problème. De nombreux logiciels permettent de générer facilement des rapports sur les temps de travail de tous les employés.
4. En ligne ou en local?
Ces dernières années, le Cloud Computing a gagné en popularité. Au lieu d’utiliser un logiciel installé localement sur un ordinateur, les temps peuvent être enregistrés en ligne. De nombreux éditeurs de logiciels proposent leurs solutions directement sur leur site web. Ce modèle est également appelé Software-as-a-Service (SaaS). De nombreuses entreprises proposent déjà leurs logiciels de Zeiterfassung sous forme de solution Cloud ou SaaS. Cette approche est particulièrement intéressante pour l’enregistrement des temps de travail, car les employés peuvent enregistrer leurs temps de travail de n’importe où, grâce à un accès Internet.
Les entreprises ont également la possibilité d’utiliser des outils d’enregistrement des temps de travail en tant que solution On-Premises. Cela signifie que le logiciel est acheté moyennant un montant unique et installé localement sur les serveurs de l’entreprise. L’entreprise est responsable de l’hébergement et de la disponibilité de l’infrastructure technique nécessaire.
Pour mieux comparer ces deux approches, voici un tableau récapitulant les principales caractéristiques de chaque modèle :
| Cloud Zeiterfassungssysteme | On-Premises Zeiterfassungssysteme |
|---|---|
| Prix : Location | Prix : Achat |
| Mises à jour : Incluses | Mises à jour : Coûts supplémentaires |
| Hébergement : Fourni par l’éditeur | Hébergement : Fourni par l’entreprise |
| Avantages : | Avantages : |
| – Enregistrement des temps de travail indépendamment du lieu et de l’appareil | – Tous les données restent sur les serveurs de l’entreprise |
| – Mise en service rapide | – Possibilité d’enregistrement hors ligne |
| Inconvénients : | Inconvénients : |
| – Dépendance vis-à-vis de l’éditeur | – Personnalisation limitée |
| – Moins de contrôle sur les données |
5. Coûts associés
Les coûts sont bien entendu un facteur essentiel lors du choix d’un logiciel. Il est important de faire la distinction entre l’achat d’une licence logicielle classique et le modèle SaaS mentionné précédemment. Avec l’achat d’une licence, l’entreprise paie un prix unique pour pouvoir utiliser le logiciel. Une fois la licence acquise, l’utilisation du logiciel de Zeiterfassung est généralement gratuite. Cependant, certains éditeurs de logiciels exigent la souscription d’un contrat de maintenance, entraînant des coûts supplémentaires mensuels.
Avec le modèle SaaS, le logiciel n’est pas acheté, mais loué. Le client paie un montant mensuel au fournisseur de logiciel en fonction du nombre d’employés. Les prix peuvent varier considérablement d’un éditeur à l’autre. Certains éditeurs proposent des fonctionnalités de base pour quelques euros par employé et par mois. Des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des congés peuvent être ajoutées moyennant des frais supplémentaires. Pour comparer les coûts des différentes solutions de Zeiterfassung, vous pouvez consulter notre comparatif de prix. Il existe même des logiciels gratuits de Zeiterfassung disponibles sur le marché.
En conclusion, une Zeiterfassungssoftware peut être un outil précieux pour les entreprises de toutes tailles, leur permettant de gérer efficacement les temps de travail de leurs employés. Il est important de choisir une solution adaptée à vos besoins.
Les temps changent et avec eux, les méthodes de gestion du temps dans les entreprises. Depuis l’arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne du 14 mai 2019, l’enregistrement des temps de travail des employés est au centre des préoccupations. Bien que cela puisse sembler simple, la réalité est tout autre, surtout lorsque le nombre d’employés augmente. Les méthodes traditionnelles comme l’utilisation de stylos et papiers ou d’Excel peuvent rapidement devenir compliquées et peu efficaces.
Dans ce contexte, il est judicieux d’envisager l’utilisation d’une Zeiterfassungssoftware. Toutefois, avec le grand nombre de solutions disponibles sur le marché, il peut être difficile de faire le bon choix. C’est pourquoi nous vous proposons quelques informations utiles pour vous aider dans votre processus de sélection.
1. Votre entreprise a-t-elle besoin d’une Zeiterfassungssoftware?
Si vous recherchez une solution pour enregistrer efficacement et rapidement les temps de travail, une Zeiterfassungssoftware peut vous aider. Voici quelques signes qui indiquent que vous pourriez en bénéficier :
- Vous utilisez encore des méthodes traditionnelles telles que le stylo et le papier ou Excel, ce qui entraîne une perte de temps précieux.
- Vos employés doivent soumettre leurs temps de travail à l’administration, qui les intègre ensuite au système de l’entreprise. Vous souhaitez leur permettre de saisir directement leurs temps de travail, sans passer par l’administration.
- Vous souhaitez éviter les tâches administratives inutiles et disposer d’un moyen numérique pour enregistrer les temps de travail de vos employés.
- Vous souhaitez avoir une vue d’ensemble des temps de travail de vos employés, mais vous n’avez pas de système centralisé pour les enregistrer et les stocker.
- Vos employés doivent également pouvoir enregistrer leurs temps de travail lorsqu’ils sont en déplacement.
- Vous avez du mal à suivre les heures supplémentaires effectuées par vos employés.
Si ces situations vous semblent familières, une Zeiterfassungssoftware peut vous aider. De plus, avec les futures obligations légales prévues par l’arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne, qui obligera tous les employeurs en Europe à enregistrer systématiquement les temps de travail de leurs employés, il est temps de vous préparer dès maintenant. Une solution professionnelle de Zeiterfassungssoftware est donc adaptée à toutes les tailles d’entreprises, y compris les petites entreprises.
2. Qu’est-ce qu’une Zeiterfassungssoftware?
Une Zeiterfassungssoftware est un outil utile pour enregistrer les temps de travail des employés. Il peut s’agir d’un logiciel indépendant ou d’une partie d’un logiciel de gestion des ressources humaines plus large. Les logiciels de Zeiterfassung disposent généralement d’interfaces permettant de transférer les données vers d’autres logiciels, tels que les logiciels de gestion de la paie. L’objectif est de saisir et de stocker numériquement les heures de travail des employés. Les employés peuvent enregistrer leurs temps de travail de différentes manières, que ce soit sur un ordinateur de bureau, un terminal installé localement ou via une application mobile. Certains logiciels offrent également des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des congés, les rapports et la planification des horaires de travail.
3. Quelles sont les fonctionnalités d’une Zeiterfassungssoftware?
La plupart des logiciels de Zeiterfassung offrent également des fonctionnalités supplémentaires pour rendre leur utilisation encore plus attrayante. Voici un aperçu de quelques fonctionnalités potentielles :
- Approche en libre-service : permet à tous les employés d’utiliser le logiciel de Zeiterfassung de manière autonome, sans passer par une personne intermédiaire. Ils peuvent ainsi enregistrer leurs temps de travail et consulter leurs heures de travail de manière indépendante, sans avoir à contacter le service des ressources humaines.
- Planification : en plus de l’enregistrement des temps de travail, la planification des horaires de travail est également importante. Les employés peuvent ainsi indiquer leurs disponibilités pour les semaines à venir, et les responsables peuvent facilement consulter les horaires prévus pour chaque employé.
- Application mobile : l’utilisation d’applications est courante de nos jours, mais elle est encore peu répandue dans le contexte professionnel. Heureusement, de nombreux éditeurs de logiciels de Zeiterfassung proposent également des applications mobiles. Les employés peuvent ainsi enregistrer leurs temps de travail facilement depuis leur smartphone ou leur tablette, et les données sont automatiquement synchronisées avec le logiciel de Zeiterfassung.
- Gestion des congés : les logiciels professionnels de Zeiterfassung proposent également des fonctionnalités de gestion des congés. Les employés peuvent ainsi demander des congés directement via le logiciel, sans avoir à contacter le service des ressources humaines. Les demandes de congé peuvent être examinées et approuvées dans le logiciel.
- Rapports : il est parfois difficile de garder une vue d’ensemble des temps de travail de tous les employés. Une fonctionnalité de reporting efficace peut aider à résoudre ce problème. De nombreux logiciels permettent de générer facilement des rapports sur les temps de travail de tous les employés.
4. En ligne ou en local?
Ces dernières années, le Cloud Computing a gagné en popularité. Au lieu d’utiliser un logiciel installé localement sur un ordinateur, les temps peuvent être enregistrés en ligne. De nombreux éditeurs de logiciels proposent leurs solutions directement sur leur site web. Ce modèle est également appelé Software-as-a-Service (SaaS). De nombreuses entreprises proposent déjà leurs logiciels de Zeiterfassung sous forme de solution Cloud ou SaaS. Cette approche est particulièrement intéressante pour l’enregistrement des temps de travail, car les employés peuvent enregistrer leurs temps de travail de n’importe où, grâce à un accès Internet.
Les entreprises ont également la possibilité d’utiliser des outils d’enregistrement des temps de travail en tant que solution On-Premises. Cela signifie que le logiciel est acheté moyennant un montant unique et installé localement sur les serveurs de l’entreprise. L’entreprise est responsable de l’hébergement et de la disponibilité de l’infrastructure technique nécessaire.
Pour mieux comparer ces deux approches, voici un tableau récapitulant les principales caractéristiques de chaque modèle :
| Cloud Zeiterfassungssysteme | On-Premises Zeiterfassungssysteme |
|---|---|
| Prix : Location | Prix : Achat |
| Mises à jour : Incluses | Mises à jour : Coûts supplémentaires |
| Hébergement : Fourni par l’éditeur | Hébergement : Fourni par l’entreprise |
| Avantages : | Avantages : |
| – Enregistrement des temps de travail indépendamment du lieu et de l’appareil | – Tous les données restent sur les serveurs de l’entreprise |
| – Mise en service rapide | – Possibilité d’enregistrement hors ligne |
| Inconvénients : | Inconvénients : |
| – Dépendance vis-à-vis de l’éditeur | – Personnalisation limitée |
| – Moins de contrôle sur les données |
5. Coûts associés
Les coûts sont bien entendu un facteur essentiel lors du choix d’un logiciel. Il est important de faire la distinction entre l’achat d’une licence logicielle classique et le modèle SaaS mentionné précédemment. Avec l’achat d’une licence, l’entreprise paie un prix unique pour pouvoir utiliser le logiciel. Une fois la licence acquise, l’utilisation du logiciel de Zeiterfassung est généralement gratuite. Cependant, certains éditeurs de logiciels exigent la souscription d’un contrat de maintenance, entraînant des coûts supplémentaires mensuels.
Avec le modèle SaaS, le logiciel n’est pas acheté, mais loué. Le client paie un montant mensuel au fournisseur de logiciel en fonction du nombre d’employés. Les prix peuvent varier considérablement d’un éditeur à l’autre. Certains éditeurs proposent des fonctionnalités de base pour quelques euros par employé et par mois. Des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des congés peuvent être ajoutées moyennant des frais supplémentaires. Pour comparer les coûts des différentes solutions de Zeiterfassung, vous pouvez consulter notre comparatif de prix. Il existe même des logiciels gratuits de Zeiterfassung disponibles sur le marché.
En conclusion, une Zeiterfassungssoftware peut être un outil précieux pour les entreprises de toutes tailles, leur permettant de gérer efficacement les temps de travail de leurs employés. Il est important de choisir une solution adaptée à vos besoins.
