La gestion du temps est un défi pour de nombreuses entreprises. Avec l’obligation de plus en plus pressante d’enregistrer les heures de travail des employés, il est devenu crucial d’avoir un système de suivi du temps efficace. C’est là que la Zeiterfassungssoftware entre en jeu. Dans cet article, nous vous présenterons les avantages de cette solution et vous fournirons des informations précieuses pour vous aider à faire votre choix.
1. Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’un logiciel de suivi du temps ?
Au premier abord, la gestion du temps peut sembler simple. Pourtant, dans la pratique, cela peut vite devenir complexe, surtout lorsque le nombre d’employés augmente. Si vous vous reconnaissez dans les situations suivantes, alors un logiciel de suivi du temps pourrait vous aider :
- Vous recherchez une solution permettant d’enregistrer rapidement et efficacement les heures de travail.
- Pour le moment, les horaires de travail sont encore enregistrés sur papier ou via Excel, ce qui entraîne une perte de temps précieux.
- Les employés doivent encore soumettre leurs heures de travail à l’administration, qui les saisit ensuite dans le système de l’entreprise. Vous aimeriez permettre à vos employés de saisir directement leurs heures de travail, sans passer par l’administration.
- Vous souhaitez éviter la paperasse inutile et avez donc besoin d’un logiciel permettant aux employés de saisir leurs heures de travail de manière numérique.
- Vous avez besoin d’avoir une vue d’ensemble des heures de travail de vos employés, mais il n’y a pas de lieu central où ces informations sont enregistrées et stockées.
- Vous souhaitez que les employés puissent également saisir leurs heures de travail lorsqu’ils sont en déplacement.
- Vous avez du mal à suivre les heures supplémentaires effectuées par vos employés.
Si vous vous reconnaissez dans ces situations, un logiciel de suivi du temps pourrait vous être d’une grande aide. De plus, il est important de noter que les réglementations légales, telles que la décision de la Cour de justice de l’Union européenne du 14 mai 2019, rendent la gestion du temps encore plus cruciale. Cette décision oblige les employeurs à enregistrer systématiquement les heures de travail de leurs employés. Les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier d’un logiciel de suivi du temps, y compris les petites entreprises.
2. Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi du temps ?
Un logiciel de suivi du temps est un outil utile pour les entreprises afin d’enregistrer les heures de travail de leurs employés. Il peut être acheté comme une solution autonome ou comme partie intégrante d’un logiciel RH plus vaste. Les logiciels de suivi du temps autonomes sont souvent dotés d’interfaces permettant le transfert de données vers d’autres logiciels, tels que les logiciels de paie. L’objectif d’un système de suivi du temps est de permettre l’enregistrement et l’enregistrement numérique des heures de travail des employés. Les logiciels modernes offrent différentes façons d’enregistrer les heures de travail, que ce soit via un ordinateur de bureau, un terminal installé localement ou une application mobile. Certains logiciels offrent également des fonctionnalités supplémentaires, telles que la gestion des congés, les rapports et la planification des horaires de travail.
3. Les fonctionnalités d’un logiciel de suivi du temps
En plus de l’enregistrement des heures de travail, de nombreux éditeurs proposent des fonctionnalités supplémentaires pour rendre leur logiciel encore plus attrayant. Voici quelques-unes des fonctionnalités couramment disponibles :
- Approche en libre-service : Cette fonctionnalité permet à tous les employés d’accéder au logiciel et de l’utiliser de manière autonome, évitant ainsi les étapes inutiles. Ils peuvent facilement enregistrer leurs heures de travail et consulter leurs heures travaillées. Cela réduit les demandes de renseignements à votre service des ressources humaines.
- Planification : En plus de l’enregistrement des heures de travail, il est essentiel de planifier les heures de travail de tous les employés. Cette fonctionnalité permet aux employés de saisir leurs heures de travail pour les semaines à venir. En tant que responsable, vous pouvez facilement voir quel employé est au bureau à quel moment et apporter des modifications si nécessaire.
- Application mobile : Nous utilisons tous des applications au quotidien, mais cela n’est pas encore courant dans les entreprises. Heureusement, de nombreux éditeurs de logiciels proposent également des applications mobiles pour la saisie des heures de travail. Les employés peuvent ainsi enregistrer facilement leurs heures de travail depuis n’importe quel appareil mobile. Les heures enregistrées sont automatiquement transférées dans le logiciel de suivi du temps.
- Gestion des congés : Les logiciels professionnels proposent également des fonctionnalités de gestion des congés. Les employés peuvent demander des congés directement depuis le logiciel, sans avoir à contacter le service des ressources humaines. Les demandes de congé peuvent être examinées et approuvées dans le logiciel lui-même.
- Rapports : Il est facile de perdre le fil des heures de travail de vos employés en tant que responsable. Une fonctionnalité de reporting pratique peut vous aider. De nombreux logiciels permettent de générer facilement des analyses claires sur les heures de travail de tous les employés.
4. En ligne ou en local ?
Ces dernières années, le cloud computing a gagné en popularité. Au lieu d’utiliser un logiciel localement sur un ordinateur, les heures de travail peuvent maintenant être enregistrées en ligne. De nombreux éditeurs de logiciels proposent leurs solutions de suivi du temps directement sur leur site web. Vous vous connectez avec vos identifiants et pouvez immédiatement commencer à utiliser le logiciel. On parle ici de “Software-as-a-Service” (SaaS). De nombreuses entreprises proposent déjà leurs logiciels de suivi du temps en tant que service cloud. Il s’agit d’une approche très pratique pour enregistrer les heures de travail, car les employés ne sont pas limités à un lieu géographique et peuvent enregistrer leurs heures de travail depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
Alternativement, les entreprises peuvent choisir des outils de suivi du temps en local, également appelés solutions sur site. Dans ce cas, le logiciel est acheté moyennant un prix unique et installé localement dans l’entreprise. Toutes les données restent alors sur les serveurs de l’entreprise. La responsabilité de l’hébergement du logiciel incombe au client, qui doit donc veiller à fournir l’infrastructure technique nécessaire.
Il est important de comparer les deux approches en fonction de leurs caractéristiques essentielles, comme présenté dans le tableau suivant :
| Cloud Zeiterfassungssoftware | Zeiterfassungssoftware On-Premises |
|---|---|
| Prix | Les outils de suivi du temps basés sur le cloud sont loués. Le prix dépend généralement du nombre d’utilisateurs ou d’employés. |
| Mises à jour | Les mises à jour sont incluses dans les paiements de location, ce qui signifie que les clients ont toujours accès à la dernière version du logiciel de suivi du temps. Les mises à jour futures peuvent entraîner des coûts supplémentaires. |
| Hébergement | Effectué par le fournisseur de logiciels |
| Avantages | – Les heures de travail peuvent être enregistrées à partir de n’importe quel appareil, sans restriction de localisation. – Les solutions de suivi du temps basées sur le cloud peuvent être mises en service rapidement. |
| Inconvénients | – Possibilité de dépendre du fournisseur de logiciels. – Personnalisation limitée des outils de suivi du temps basés sur le cloud. |
5. Les coûts associés
Les coûts jouent naturellement un rôle important dans le choix d’un logiciel de suivi du temps. Il est essentiel de faire la distinction entre l’achat classique d’un logiciel et l’approche SaaS mentionnée précédemment. Lorsque vous achetez un logiciel, vous payez un prix unique pour la licence d’utilisation du logiciel en question. Par la suite, vous pouvez utiliser le logiciel de suivi du temps sans frais supplémentaires. Toutefois, certains éditeurs de logiciels exigent la conclusion d’un contrat de maintenance, ce qui entraîne des coûts mensuels supplémentaires. Avec l’approche SaaS, le logiciel n’est pas acheté mais simplement loué. Cela signifie que vous devez payer mensuellement un montant au fournisseur de logiciels pour pouvoir l’utiliser. En règle générale, ce prix dépend du nombre d’employés. Les prix des différents éditeurs de logiciels peuvent varier considérablement. Certains fournisseurs proposent déjà des tarifs de base à partir de quelques euros par employé et par mois, pour les fonctionnalités essentielles. De plus, il est souvent possible d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires, telles que la gestion des congés, moyennant des frais supplémentaires par employé. Vous pouvez comparer facilement les coûts des différents logiciels de suivi du temps avec notre liste de prix pour les logiciels de suivi du temps. Il existe également quelques logiciels de suivi du temps gratuits sur le marché.
Si vous êtes un artisan, vous pourriez également être intéressé par notre comparatif des logiciels de suivi du temps pour les artisans.
