Quelles sont les utilisations d’Excel ?
Avant de commencer une formation sur Excel, il est important de comprendre ses différentes fonctionnalités. Excel est un logiciel de feuilles de calcul qui offre plusieurs options :
- Fonctions de calcul numérique
- Fonctions d’analyse de données
- Fonctions de représentation graphique et de programmation
En pratique, Excel permet de créer des tableaux, des calculs, des graphiques, des bases de données, etc.
Cet outil puissant de visualisation mathématique est largement utilisé en entreprise, notamment par les comptables et les chefs d’entreprise. Il est également utile pour la gestion de la vie quotidienne.
Le menu Fichier
Auparavant appelé “Menu fichier”, il est maintenant connu sous le nom d’”Onglet fichier” ou “onglet backstage”.
Lorsque vous cliquez sur l’onglet fichier dans Excel, la feuille de calcul sur laquelle vous travaillez disparaîtra temporairement pour laisser place à une nouvelle fenêtre : l’univers du mode backstage.
Dans cette fenêtre, vous trouverez un volet sur la gauche qui donne accès à toutes les fonctions de base d’Excel :
- “Informations” : vous y trouverez toutes les informations concernant votre fichier Excel (taille, nom, chemin d’accès, etc.). Vous pouvez également protéger votre classeur en cliquant sur “Protéger le classeur” et en créant un mot de passe pour la feuille que vous souhaitez protéger.
- “Nouveau” : vous permet de créer un nouveau fichier Excel en choisissant parmi différents modèles. Le plus couramment utilisé est le modèle “Nouveau Classeur”. Vous pouvez également choisir un modèle spécifique en ligne.
- “Ouvrir” : vous permet d’ouvrir un fichier Excel existant.
- “Enregistrer” : fonction utile pour enregistrer vos documents déjà nommés avec leur extension d’origine.
- “Enregistrer sous” : vous permet d’enregistrer un nouveau classeur Excel ou de créer une nouvelle version. Vous pouvez choisir l’emplacement de ce document (Google Drive, ordinateur, clé USB, etc.).
- “Imprimer” : vous permet d’imprimer votre document en choisissant différentes options d’impression.
- “Partager” : vous permet de donner accès à d’autres utilisateurs à votre classeur Excel.
- “Exporter” : vous permet de créer une version PDF de votre document.
Il y a également une section “Options” qui comprend différentes fonctionnalités :
- “Général” : vous permet de choisir la police, la taille et le nom d’utilisateur de vos documents.
- “Enregistrement” : vous permet de sauvegarder automatiquement votre document à intervalles réguliers.
- “Options Avancées” : vous permet de personnaliser l’affichage de vos documents, y compris l’affichage des en-têtes de ligne et de colonne, des formules dans les cellules, etc.
- “Personnaliser le ruban” : vous permet de créer vos propres onglets et groupes de commandes Excel.
- “Barre d’outils d’accès rapide” : une barre d’outils personnalisée qui vous permet d’accéder rapidement aux commandes courantes.
Le groupe de commandes et les lanceurs
En haut de la fenêtre Excel se trouve le ruban, qui constitue le menu principal du logiciel. Il est composé d’onglets, tels que “Fichier”, “Accueil”, “Insertion”, “Mise en page”, “Formules”, “Données”, “Révision”, “Affichage”, “Développeur”, “Aide” et “Power Pivot”.
Chaque onglet contient des groupes de commandes centralisées.
Certains groupes de commandes comprennent également des lanceurs de boîte de dialogue, situés en bas à droite. Chaque lanceur ouvre une boîte de dialogue présentant des options supplémentaires.
Depuis les versions Office 2010 et Office 2013, il est possible de créer ses propres onglets et groupes de commandes Excel en faisant un clic droit sur le ruban et en choisissant l’option “Personnaliser le ruban”.
La barre d’outils rapide
Si vous avez suivi une formation Excel en ligne, vous avez probablement entendu parler de la barre d’outils rapide. Cette fonctionnalité, introduite avec Microsoft Office 2010, permet d’améliorer votre productivité.
La barre d’outils rapide est une barre d’outils personnalisable située en haut de la fenêtre Excel. Elle contient les commandes courantes telles que “Enregistrer”, “Annuler” et “Rétablir”.
Voici quelques façons de personnaliser la barre d’outils rapide :
- Masquer ou afficher la barre d’outils d’accès rapide.
- Déplacer la barre d’outils rapide dans le coin supérieur gauche de la barre de titre ou sous le ruban.
- Ajouter de nouvelles commandes Excel à la barre d’outils rapide.
- Supprimer des commandes de la barre d’outils rapide.
- Modifier l’ordre des commandes.
- Regrouper les commandes avec des séparateurs.
- Importer ou exporter une barre d’outils d’accès rapide.
La barre d’état
La dernière barre grise en bas de l’écran est la barre d’état d’Excel. Elle affiche des informations telles que l’activation ou la désactivation du verrouillage numérique, la moyenne des nombres dans les cellules sélectionnées et le numéro de page.
Pour afficher ou masquer des éléments dans la barre d’état, il vous suffit de faire un clic droit n’importe où dans la barre et de sélectionner les éléments que vous souhaitez afficher. Vous pouvez également les désélectionner à tout moment.
