Les outils CRM (Customer Relationship Management) permettent de gérer efficacement la relation client au sein des entreprises. Pour optimiser les actions des équipes commerciales concernant la gestion des clients et des prospects, ainsi que les opportunités de vente, il est essentiel de suivre certaines bonnes pratiques.
1- Personnaliser l’interface pour répondre à vos besoins métiers
Votre CRM doit refléter le processus de vente spécifique à votre entreprise. Ainsi, il est important de commencer par identifier les différentes étapes de votre processus avant de paramétrer votre outil CRM en fonction de celles-ci. Personnalisez le pipeline de transactions afin de visualiser clairement votre circuit de vente et de l’adapter aux besoins de vos équipes.
Lors de la personnalisation de l’interface de votre CRM, concentrez-vous sur les fonctionnalités utiles à vos équipes et assurez-vous que les fonctionnalités essentielles soient facilement accessibles. Personnalisez le tableau de bord de votre CRM afin que chaque partie de votre entreprise puisse accéder aux données clés qui les concernent (par exemple, les chiffres prévisionnels pour les commerciaux).
2- Maintenir vos données clients à jour
Un outil CRM vous permet d’importer et de centraliser vos contacts, prospects et transactions. Vous pouvez également importer ces données à partir d’un document .csv. Assurez-vous ensuite que ces données sont exactes et correctement renseignées. Effectuez des mises à jour régulières après les rendez-vous pour modifier les coordonnées si nécessaire.
N’hésitez pas à nettoyer régulièrement votre base de données en supprimant les contacts inactifs ou en les archivant. Un historique correctement renseigné garantit un suivi efficace et permet à un collaborateur de reprendre un dossier client en ayant accès à des informations à jour.
Il est également recommandé de faire des points réguliers avec vos équipes commerciales pour connaître les projets en cours, ceux qui sont prioritaires et ceux qui sont terminés.
3- Connecter votre CRM à vos boîtes mail
Assurez-vous de connecter votre CRM à votre messagerie professionnelle (Gmail, Outlook, Yahoo, etc.). Votre CRM sera ainsi directement accessible depuis votre boîte mail, ce qui vous permettra de mettre rapidement à jour les informations d’un contact ou de programmer une réunion. Votre agenda présent dans votre messagerie sera également relié à votre CRM, vous offrant ainsi un meilleur suivi de vos rendez-vous physiques ou téléphoniques avec vos clients et prospects.
4- Connecter votre CRM à vos autres applications quotidiennes
Choisissez un CRM qui offre des intégrations avec les différents outils que vous utilisez au quotidien. Vous pourrez ainsi connecter :
- votre solution d’emailing (Mailjet, Sendinblue, Mailchimp, etc.) pour mettre automatiquement à jour la liste de contacts lorsqu’une modification d’email est effectuée dans le CRM.
- votre messagerie instantanée (Teams, Slack, etc.) pour être alerté des nouveaux prospects ou projets.
- votre site e-commerce pour l’ajout automatique des leads dans le CRM.
Ces différentes intégrations contribuent à une gestion efficace et un suivi optimal des actions mises en place.
5- Automatiser les tâches récurrentes et chronophages
Accroître la productivité des équipes commerciales passe également par l’automatisation de certaines tâches du quotidien. Il est donc essentiel de privilégier un CRM qui propose l’automatisation de l’envoi de rapports mensuels, la prise de rendez-vous, la création de fiches contacts ou encore la priorisation des leads. L’automatisation des tâches permet de gagner un temps précieux pour les équipes.
6- Créer et enregistrer des modèles de documents
Une autre bonne pratique qui permet de gagner un temps considérable dans la relation client est la création de modèles de documents tels que des devis, des propositions commerciales ou encore des factures. Une fois personnalisés, ces modèles peuvent être enregistrés dans votre outil CRM et utilisés pour chaque nouveau client.
Utiliser un CRM est un véritable atout pour optimiser la gestion de la relation client au sein de votre entreprise. En suivant ces bonnes pratiques, vous pourrez améliorer l’efficacité de vos équipes commerciales et développer votre activité de manière plus rentable.
