La gestion de la paie peut être complexe et les erreurs sur le bulletin de salaire sont assez courantes. Dans le cas d’une erreur, il est possible de la rectifier, sauf si l’erreur concerne la convention collective applicable. Dans ce cas, la correction ne peut être effectuée qu’après dénonciation d’un usage. Les nouveaux bulletins de salaire seront alors adaptés à la nouvelle convention collective.
Détecter les erreurs sur le bulletin de salaire grâce aux contrôles de fin d’année
Différents contrôles sur les bulletins de salaire permettent de détecter d’éventuelles erreurs. Il est préférable de travailler d’abord avec les cumuls annuels pour l’ensemble de l’entreprise, puis de vérifier salarié par salarié en cas d’anomalie.
Les états fournis par le logiciel de paie sont utiles pour effectuer ces contrôles :
- Journal de paie
- États récapitulatifs des cotisations et des assiettes de cotisations, caisse par caisse
- Fiche individuelle par salarié avec les sommes non soumises à cotisations
- État pour la réduction Fillon
- Calcul de l’effectif annuel
Ces états varient d’un logiciel à l’autre, mais ils permettent notamment de :
- Contrôler le plafond de la sécurité sociale salarié par salarié et vérifier le cumul sur les déclarations sociales
- Vérifier le montant de la réduction Fillon
- Vérifier la base de calcul de la CSG et de la CRDS
- Vérifier le net imposable du salarié
- S’assurer que le salarié touche au moins le SMIC ou le minimum prévu par la convention collective
- Vérifier les cotisations sociales des apprentis et le seuil de 79% du SMIC
En cas d’erreur, la dernière Déclaration Sociale Nominative (DSN) de l’année ne correspondra pas seulement aux cotisations du mois, mais à l’ensemble des cotisations à déclarer pour l’année, en déduisant ce qui a déjà été déclaré les mois précédents. Cela est possible grâce aux blocs de régularisation.
Exemple de DSN avec des blocs de régularisation
Rectification des erreurs sur le bulletin de salaire
Les erreurs sur le bulletin de salaire peuvent être corrigées dans un délai de 3 ans à compter de la date du bulletin erroné. Les erreurs concernant les cotisations patronales sont souvent rectifiées en fin d’année.
L’employeur peut demander le remboursement de l’erreur sur la fiche de paie suivante ou directement au salarié si celui-ci a quitté l’entreprise. Toutefois, ce remboursement est conditionné lorsqu’il apparaît sur le bulletin de paie. En dehors des cas particuliers, les rectifications de salaire sont limitées à 10% du salaire net.
Du côté du salarié, s’il constate une erreur, il peut demander à ce que celle-ci soit corrigée. L’employeur peut décider de rectifier l’erreur suite à cette demande.
Si l’employeur refuse de rectifier l’erreur, le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes dans un délai de 3 ans. Il pourra alors demander le versement d’un complément de salaire avec des intérêts de retard ainsi que des dommages et intérêts pour le préjudice subi. La procédure est la même que pour toute contestation des motifs de rupture du contrat de travail.
