Comprendre la Fiche de Paie d’un Salarié
La vérification de la fiche de paie d’un salarié consiste à analyser le calcul du salaire brut ainsi que celui des cotisations et contributions. Pour cela, il est essentiel de posséder les compétences et les outils d’un expert en paie.
Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?
La fiche de paie est un document remis chaque mois à un salarié, en même temps que le paiement de son salaire. Il existe différentes façons de la remettre, que ce soit sous forme papier en main propre ou de manière électronique dans un coffre-fort numérique.
Les éléments essentiels de la fiche de paie
La fiche de paie suit un format imposé, appelé le bulletin clarifié, et comprend des mentions obligatoires. Cependant, son rôle principal est de récapituler l’ensemble des droits dont bénéficient les salariés. En effet, par le biais de leur travail, les salariés acquièrent une protection sociale, notamment en matière de santé, d’accidents du travail, de droits à la retraite et d’assurance chômage. De plus, la fiche de paie indique les éléments les plus importants pour les salariés, tels que la rémunération brute et nette.
Il est donc essentiel de savoir vérifier la fiche de paie d’un salarié.
Pourquoi vérifier la fiche de paie ?
Il existe trois raisons essentielles pour vérifier la fiche de paie d’un salarié :
Éviter les redressements fiscaux : Les entreprises font régulièrement l’objet de contrôles par les organismes de recouvrement tels que l’URSSAF. Ces contrôles portent notamment sur la vérification des fiches de paie afin de s’assurer que les cotisations versées par l’employeur sont correctes. En cas d’erreur, l’employeur doit non seulement payer les montants manquants, mais également des pénalités. La vérification de la fiche de paie permet d’éviter ce genre de sanctions.
Protéger l’entreprise des conflits sociaux : Une erreur sur une fiche de paie peut entraîner des questionnements de la part des représentants des salariés, créant un climat de méfiance et de tension au sein de l’entreprise. La vérification de la fiche de paie permet d’éviter ces conflits sociaux.
Assurer que les salariés bénéficient de leurs droits : Il est légitime pour un salarié de s’attendre à bénéficier de tous les droits liés à son travail au sein de l’entreprise.
Maintenant que vous comprenez l’importance de vérifier les fiches de paie, voyons comment procéder.
Comment vérifier une fiche de paie ?
La vérification d’une fiche de paie nécessite une bonne connaissance de la gestion de la paie. Vous devez non seulement savoir comment établir une fiche de paie de A à Z, mais aussi savoir gérer une DSN (Déclaration Sociale Nominative) et utiliser un logiciel de paie. Cela exclut les non-spécialistes de la paie.
Voici quelques outils à utiliser pour vérifier une fiche de paie :
Les outils indispensables pour vérifier une fiche de paie
Les outils nécessaires pour effectuer cette vérification ne sont pas accessibles à tous. Vous aurez besoin :
- d’un logiciel de paie puissant orienté spécifiquement vers la paie pour refaire les bulletins,
- d’une matrice Excel pour vérifier certains calculs tels que les exonérations de cotisations sociales, comme la réduction Fillon,
- de documentation professionnelle pour vérifier l’application correcte de certaines règles du droit du travail,
- d’une copie de la convention collective applicable au salarié concerné. Prévoyez également de consulter les versions antérieures de cette documentation, car les règles de traitement de la paie évoluent avec le temps.
Une fois équipé de ces ressources, vous pouvez passer à l’examen des organismes sociaux.
Vérification des organismes sociaux
La vérification des organismes sociaux consiste à s’assurer qu’ils sont correctement mentionnés sur la fiche de paie. Par exemple, une fiche de paie sans cotisations de retraite complémentaire est anormale. De même, un salarié sans mutuelle doit vérifier la gestion correcte des dispenses d’affiliation. Si vous vérifiez la fiche d’un président de SAS (Société par Actions Simplifiée), assurez-vous de la bonne gestion de l’assurance chômage.
Vérification des informations relatives au salarié
Au niveau du salarié, vous devez d’abord vérifier que les informations personnelles mentionnées sur la fiche concordent avec celles enregistrées dans les serveurs de la DSN. Si possible, essayez d’obtenir une copie actualisée.
Ensuite, assurez-vous du respect des points suivants :
- Les droits du travail : le respect du temps de travail, du SMIC (Salaire Minimum Interprofessionnel de Croissance) et du bon calcul des avantages en nature,
- Les dispositions de la convention collective : la conformité à la classification prévue et au salaire minimum conventionnel. Assurez-vous également que le salarié reçoit les primes prévues par la convention,
- Le contrat de travail : le bulletin de paie doit être conforme à ce qui est prévu dans le contrat de travail, en tenant compte des avenants éventuels,
- Les usages de l’entreprise : si certaines pratiques sont en vigueur dans l’entreprise (par exemple, le versement d’un 13e mois), elles doivent être mentionnées sur la fiche de paie. Sinon, il s’agit d’un faux document.
Enfin, il est essentiel de vérifier les calculs de la paie.
Vérification des calculs de paie
La vérification d’une fiche de paie nécessite de s’assurer de l’exactitude des calculs. Voici les éléments clés à vérifier :
- Le salaire brut : vérifiez le respect de la mensualisation du temps de travail, en calculant le temps de travail hebdomadaire multiplié par 52 et divisé par 12. Assurez-vous également que le taux horaire respecte les montants prévus par le contrat de travail, sans être inférieur au SMIC ni en dessous du salaire minimum conventionnel,
- Les cotisations sociales salariales : si les cotisations sociales salariales sont incorrectes, le salaire net versé au salarié est erroné. Soyez vigilant quant à la présence des organismes sociaux, aux taux de cotisations et à la répartition des charges entre l’employeur et le salarié, ainsi qu’au calcul du net fiscal et de la CSG-CRDS. N’oubliez pas de prendre en compte la déduction des titres restaurant, le cas échéant,
- Les cotisations patronales : assurez-vous que les cotisations patronales sont correctement calculées. Un mauvais calcul de ces cotisations peut entraîner des redressements en cas de contrôle URSSAF. Soyez particulièrement attentif aux exonérations, telles que la réduction générale des cotisations (anciennement Fillon).
Il convient de rappeler que la paie est un métier à part entière. Si vous souhaitez vérifier la fiche de paie d’un salarié, il est préférable de faire appel à un professionnel de la paie.
Pour en savoir plus sur la paie, retrouvez-nous sur ce site.
