5. Huits astuces pour élaborer efficacement votre emploi du temps de travail
Optez pour un seul planning
Je vous suggère, surtout au début, de n’utiliser qu’un seul planning. Évitez d’avoir un agenda pour votre vie personnelle et un autre pour votre vie professionnelle. Gérer un planning est déjà assez difficile, alors imaginez en avoir deux.Prévoyez une marge de temps
Lors de la planification de votre semaine, évitez les blocs de 30 minutes. Même si vos rendez-vous ne durent que 30 minutes, prévoyez une heure. Ainsi, si vous gérez bien votre rendez-vous et qu’il ne se transforme pas en réunion sans fin, vous pourrez utiliser le temps restant pour avancer sur votre emploi du temps.Matinée pour le futur, après-midi pour le présent
Les premières heures de votre journée sont cruciales. Ne les gaspillez pas en vous attaquant à des tâches urgentes ou en vous perdant sur les réseaux sociaux. Profitez de ce temps pour faire ce qui fonctionne et vous aide à améliorer votre avenir. Pourquoi ? Au fil de la journée, il devient de plus en plus difficile de résister aux gratifications instantanées et de prendre de bonnes décisions. J’en parle dans mon livre. Si vous devez absolument consulter vos e-mails le matin, faites-le pendant 10 minutes en vous concentrant uniquement sur l’essentiel.Établissez des points de repère stables
L’organisation est un équilibre dynamique. Tout change autour de vous, mais un élément reste stable pour maintenir cet équilibre. Veillez à avoir des points de repère dans votre semaine. Par exemple, une revue hebdomadaire/quotidienne à la même heure, un réveil à heure fixe (y compris les week-ends, si possible), faire du sport avec des amis trois fois par semaine, etc.Définissez et respectez des limites
Les effets positifs/négatifs dépendent souvent du dosage. Tomber d’une chaise n’a pas les mêmes conséquences que de chuter du cinquième étage. C’est la même chose pour nos comportements : sortir tous les soirs jusqu’à 2 heures du matin n’a pas les mêmes conséquences que de sortir seulement une fois le samedi soir jusqu’à 2 heures du matin. Une séance de sport n’aura pas les mêmes effets que trois séances hebdomadaires. Les limites fonctionnent ainsi : si vous faites trop de quelque chose qui nuit à l’efficacité de votre système, fixez-vous une limite maximale. Si vous ne faites pas assez de quelque chose, fixez-vous une limite minimale. Par exemple, si vous passez trop de temps en soirée, limitez-vous à deux sorties par semaine. Si vous êtes un bourreau de travail et que vous ne comptez plus vos heures supplémentaires, fixez-vous une limite maximale d’heures par semaine (par exemple 45 heures). Si vous ne dormez pas suffisamment (je compatis), fixez-vous une limite minimale de sommeil quotidien. Si vous ne faites pas assez de sport, définissez dans votre agenda un nombre minimum d’entraînements. Les limites sont personnelles. Si vous ne connaissez pas vos limites, je vous recommande de tenir un journal. Cela vous aidera à mieux vous connaître.Évitez les semaines identiques
Certes, il y a des similitudes entre vos semaines, mais chaque semaine est unique. Le planning mensuel est là pour vous le rappeler. Il y a des anniversaires à fêter, des maternités à visiter, des vacances pour déconnecter, etc. Faites attention lorsque vous utilisez des fonctionnalités de “tâches récurrentes”. Pour ma part, je préfère inscrire les tâches récurrentes dans une check-list que je consulte lors de ma revue hebdomadaire. Ainsi, j’évite les plans hebdomadaires/mensuels génériques qui sont automatiquement générés et que je ne respecte pas.Pratiquez l’intransigeance bienveillante
Je l’explique dans l’article sur la méthode du timeboxing. L’idée est de respecter vos plages de travail comme si c’étaient des rendez-vous avec votre idole. Au début, cela peut créer un certain inconfort… qui vous incitera à mieux planifier et à travailler plus efficacement.Testez et adaptez
Votre planning hebdomadaire n’est pas gravé dans le marbre. Acceptez que certaines semaines se déroulent différemment de ce que vous aviez prévu. Si vous n’êtes pas habitué à planifier vos semaines, je vous recommande de commencer en utilisant un logiciel (comme Google Agenda). Cela vous permettra de faire rapidement des modifications. Personnellement, j’utilise Workflowy car j’ai tous mes plannings annuels, mensuels, hebdomadaires et quotidiens au même endroit… sans être submergé d’informations.
Comment respecter votre planning de travail ?
1. L’importance de la première heure
Je sais, je me répète, mais c’est tellement crucial. Je remarque une grande différence entre les journées où je commence par me connecter à What’s App, Youtube, Gmail, etc. et celles où je repousse ce moment jusqu’à midi. Plus vous retardez votre première dose de dopamine, plus il est facile de rester concentré sur des tâches peu stimulantes mais importantes. Selon moi, votre smartphone est votre pire ennemi en matière de planning hebdomadaire.
2. 20% de réflexion, 80% d’action
Une fois que vous avez établi votre planning hebdomadaire, vous devez faire tout votre possible pour le respecter. Vous pouvez apporter quelques ajustements en fin de journée, et bien sûr, si un imprévu majeur survient, vous devrez vous y adapter. Mais souvent, nous détruisons notre planning hebdomadaire parce que nous ne nous sentons pas motivés à faire certaines choses. Et nous oublions que la motivation vient souvent en pratiquant une activité. Quand j’ai commencé à rédiger cet article, je n’étais pas particulièrement motivé, mais l’introduction m’a amusé et je me suis pris au jeu. Pour les procrastinateurs, j’ai écrit un article sur le sujet ici… mais retenez cette règle : si vous n’êtes pas motivé à faire quelque chose, faites-le pendant 3 minutes et décidez ensuite si vous continuez ou non.
3. La méthode Pomodoro
J’ai eu un appel avec Francesco Cirillo, le créateur de la méthode Pomodoro, pour qu’il m’explique en quoi consiste cette méthode. Même après avoir lu son livre, je ne comprenais pas pourquoi il était nécessaire de se limiter à des périodes de 25 minutes de travail intense. Nous avons discuté longuement et j’ai enfin compris que l’idée est de conditionner notre cerveau à travailler d’une certaine manière. Le but, avec un peu de pratique, est d’atteindre la période de “FLOW” (une concentration intense) et de permettre à notre cerveau de traiter les informations et de réévaluer la meilleure tâche à accomplir… pendant les pauses. J’écris actuellement cet article en utilisant la méthode Pomodoro (j’en suis à ma troisième période de 25 minutes) et mes matinées sont rythmées par cette méthode.
