Voici comment créer un programme de travail réaliste en 10 étapes

5. Conseils précieux pour bien établir votre emploi du temps

1. Un seul agenda
   Je vous recommande fortement, surtout au début, de n’utiliser qu’un seul agenda. Évitez d’avoir un agenda pour votre vie personnelle et un autre pour votre vie professionnelle. Gérer un seul agenda est déjà assez compliqué, alors imaginez en avoir deux.

2. Prévoir large
   Lorsque vous planifiez votre semaine, évitez les périodes de 30 minutes. Même si votre rendez-vous ne dure que 30 minutes, prévoyez une heure. Si vous gérez bien votre rendez-vous et qu’il ne se transforme pas en réunion prolongée, vous pourrez utiliser le temps restant pour avancer sur votre emploi du temps.

3. Le matin pour le futur, l’après-midi pour le présent
   Les premières heures de votre journée sont cruciales. Ne les gaspillez pas en vous occupant de tâches urgentes ou en passant du temps sur les réseaux sociaux. Utilisez ce temps pour faire ce qui fonctionne et vous aide à améliorer votre avenir. Pourquoi ? Au fil de la journée, il devient de plus en plus difficile de résister aux gratifications immédiates et de prendre de bonnes décisions. Je parle de cela dans mon livre. Si vous devez absolument consulter vos e-mails le matin, faites-le pendant 10 minutes en vous concentrant uniquement sur ce qui est vraiment nécessaire.

4. Établissez des repères stables
   L’organisation est un équilibre dynamique. Tout bouge autour de vous, mais il est important d’avoir des éléments stables. Lors de la planification de votre semaine, assurez-vous d’avoir des repères fixes, tels que :

• Une revue hebdomadaire/quotidienne à la même heure.
• Un réveil à la même heure (même les week-ends, si possible).
• Du sport avec des amis trois fois par semaine.
• Et ainsi de suite.

5. Fixez et respectez des limites libératrices
   Les effets positifs/négatifs dépendent souvent de la dose. Tomber d’une chaise n’a pas les mêmes conséquences que tomber du cinquième étage. Il en va de même pour vos comportements : sortir tous les soirs jusqu’à 2 heures du matin n’aura pas les mêmes répercussions que sortir une fois le samedi soir jusqu’à 2 heures du matin. Une séance de sport ne produira pas les mêmes résultats que trois séances hebdomadaires. Les limites fonctionnent de la manière suivante : si vous faites trop d’une chose qui nuit à l’efficacité de votre système, fixez-vous une limite maximale. Si vous ne faites pas assez d’une chose, fixez-vous une limite minimale. Par exemple, si vous passez trop de temps en soirée, fixez un nombre maximum de sorties par semaine, comme deux fois. Si vous travaillez excessivement, établissez une limite maximale d’heures par semaine (par exemple, 45 heures). Si vous ne dormez pas assez (je compatis), fixez une limite minimale de sommeil quotidien. Si vous ne faites pas suffisamment de sport, déterminez un nombre minimum de séances d’entraînement dans votre emploi du temps. Les limites sont personnelles. Si vous ne connaissez pas vos limites, je vous recommande de tenir un journal. Cela a été prouvé : cela vous aide à mieux vous connaître.

6. Évitez les semaines identiques
   Il y a bien sûr des éléments communs dans vos semaines, mais chaque semaine est unique. Votre planning mensuel est là pour vous le rappeler. Il y a des anniversaires à célébrer, des naissances à visiter, des vacances pour vous déconnecter. Faites attention lorsque vous utilisez des fonctionnalités de “tâches récurrentes”. Personnellement, je préfère inscrire les tâches récurrentes dans une liste de contrôle que je parcours lors de ma revue hebdomadaire. Ainsi, j’évite les plannings préfabriqués générés automatiquement et que je ne suis pas.

7. Pratiquez l’intransigeance bienveillante
   Je l’ai mentionné dans l’article sur la méthode du timeboxing. L’idée est de respecter vos blocs de travail comme si c’étaient des rendez-vous avec votre idole. Au début, cela peut provoquer un certain inconfort… mais cela vous poussera à mieux planifier et à mieux travailler.

8. Testez
   Votre planning hebdomadaire n’est pas figé. Acceptez que certaines semaines se déroulent différemment de ce qui était prévu. Si vous n’avez pas l’habitude de planifier vos semaines, je vous recommande de commencer en utilisant un logiciel comme Google Agenda. Cela vous permettra de faire des modifications rapidement. Personnellement, j’utilise Workflowy car j’ai tous mes plannings (annuels, mensuels, hebdomadaires, quotidiens) au même endroit, sans être submergé d’informations.

Comment maintenir votre planning de travail ?

1. La première heure est cruciale

Je sais, je me répète, car c’est très important. Je constate une différence significative entre les journées où je commence par vérifier What’s app / Youtube / Gmail… et les journées où je repousse ces activités jusqu’à midi. Plus vous retardez votre première dose de dopamine, plus il est facile de rester concentré sur des tâches peu stimulantes (mais importantes). Votre smartphone est souvent un ennemi de votre planning hebdomadaire.

2. 20% de réflexion / 80% d’action

Une fois que vous avez établi votre planning hebdomadaire, faites tout ce qui est en votre pouvoir pour le respecter. Vous pouvez apporter quelques ajustements en fin de journée, et bien sûr, si un événement imprévu survient, vous devrez vous adapter. Cependant, nous avons souvent tendance à abandonner notre planning hebdomadaire parce que nous ne nous sentons pas motivés à faire certaines tâches. Et nous oublions que la motivation vient souvent en accomplissant une activité. Lorsque j’ai commencé à écrire cet article, je n’étais pas particulièrement motivé, mais l’introduction m’a fait rire et je me suis pris au jeu. Pour les procrastinateurs, j’ai écrit un article sur le sujet ici… mais retenez cette règle : si vous n’êtes pas motivé à faire quelque chose, faites-le pendant 3 minutes et décidez ensuite si vous continuez ou non.

3. La méthode Pomodoro

J’ai eu une conversation avec Francesco Cirillo (le créateur de la méthode Pomodoro) pour lui demander des explications sur cette méthode. Même après avoir lu son livre, je ne comprenais pas pourquoi je devais me limiter à des périodes de travail intense de 25 minutes. Nous avons discuté longuement et j’ai enfin compris que l’idée est de former le cerveau à travailler de manière spécifique. L’objectif, avec un peu de pratique, est d’entrer dans un état de concentration intense appelé “flow” et de permettre au cerveau de traiter les informations et de réévaluer la meilleure tâche à réaliser… pendant les pauses. J’écris cet article en utilisant la méthode Pomodoro (j’en suis à ma troisième période de 25 minutes) et j’organise mes matinées en fonction de cette méthode.