5. Huits astuces pour créer efficacement votre planning de travail
1. Un seul planning
Je vous suggère vivement, surtout au début, d’utiliser un unique planning. Évitez d’avoir un agenda pour votre vie personnelle et un autre pour votre vie professionnelle. Gérer un planning est déjà compliqué en soi, alors imaginez-vous avec deux plannings !
2. Prévoyez large
Lorsque vous organisez vos semaines, évitez de planifier des intervalles de temps de seulement 30 minutes. Même si un rendez-vous ne doit durer que 30 minutes, prévoyez plutôt une heure. Si vous gérez bien votre rendez-vous et qu’il ne se transforme pas en réunion interminable, vous pourrez utiliser le temps restant pour vous avancer dans votre emploi du temps.
3. Le matin pour le futur, l’après-midi pour le présent
Les premières heures de votre journée sont cruciales. Ne les gaspillez pas en vous lançant dans des tâches urgentes ou en passant du temps sur les réseaux sociaux. Utilisez ce moment pour accomplir des actions qui fonctionnent et qui vous aident à améliorer votre avenir. Pourquoi ? Au fil de la journée, il devient de plus en plus difficile de résister à des gratifications immédiates et de prendre de bonnes décisions. J’en parle dans mon livre. Si vous devez absolument consulter vos e-mails le matin, limitez-vous à 10 minutes pour traiter ce qui est vraiment essentiel.
4. Créez des points de repère stables
L’organisation est un équilibre dynamique. Tout bouge autour de vous, mais le concept d’équilibre dynamique implique qu’un élément reste stable. Veillez à avoir des points de repère dans vos semaines. Par exemple, une revue hebdomadaire ou quotidienne à la même heure, un réveil à la même heure (même le week-end, si possible), des séances de sport avec des amis trois fois par semaine, etc.
5. Fixez et respectez les limites
Les effets positifs ou négatifs sont souvent une question de dosage. Tomber d’une chaise n’a pas les mêmes conséquences que de tomber du cinquième étage. Il en va de même pour vos comportements : sortir tous les soirs jusqu’à 2 heures du matin ne produira pas les mêmes effets que sortir une seule fois le samedi soir jusqu’à 2 heures du matin. Une séance de sport ne produira pas les mêmes résultats que trois séances de sport par semaine. Les limites fonctionnent comme suit : si vous faites trop de quelque chose au point que cela nuit à l’efficacité de votre système, imposé-vous une limite maximale. Si vous ne faites pas assez de quelque chose, imposé-vous une limite minimale. Par exemple, si vous passez trop de temps en soirée, limitez-vous à deux sorties par semaine. Si vous travaillez sans compter les heures supplémentaires, fixez-vous une limite maximale hebdomadaire (par exemple, 45 heures). Si vous ne dormez pas suffisamment, établissez une limite minimale de sommeil quotidien à respecter. Si vous ne faites pas suffisamment de sport, déterminez un nombre minimum d’entraînements dans votre agenda. Les limites sont personnelles. Si vous ne connaissez pas vos limites, je vous recommande de tenir un journal. C’est prouvé, cela vous aide à mieux vous connaître.
6. Évitez les semaines identiques
Il y a certes des similitudes d’une semaine à l’autre, mais chaque semaine est unique. Le planning mensuel est là pour vous le rappeler. Vous avez des anniversaires à célébrer, des visites familiales à faire, des vacances pour décrocher. Faites attention lorsque vous utilisez des fonctionnalités de tâches récurrentes. Personnellement, je préfère inscrire les tâches récurrentes dans une liste de contrôle que je parcours lors de ma revue hebdomadaire. Ainsi, j’évite les plannings hebdomadaires ou mensuels génériques qui se créent automatiquement et que je ne suis pas réellement.
7. Pratiquez l’intransigeance bienveillante
Comme je l’explique dans mon article sur la méthode du timeboxing, l’idée est de respecter vos blocs de travail comme s’ils étaient des rendez-vous avec votre idole. Au début, cela peut causer un certain inconfort temporaire… mais cela vous incitera à mieux planifier et à travailler plus efficacement.
8. Testez
Votre planning hebdomadaire fait rarement office de loi. Acceptez que certaines semaines se déroulent différemment de ce que vous aviez prévu. Si vous n’êtes pas habitué à planifier vos semaines, je vous recommande de commencer par utiliser un logiciel (comme Google Agenda) qui vous permet de faire rapidement des modifications. Pour ma part, j’utilise Workflowy car j’y regroupe mon planning annuel, mensuel, hebdomadaire et quotidien au même endroit, sans être submergé d’informations.
Comment respecter votre planning de travail ?
1. La première heure est cruciale
Je sais, je me répète, mais c’est vraiment important. Je remarque une différence significative entre les jours où je commence ma journée en me connectant à WhatsApp, YouTube ou Gmail… et les jours où je le fais vers midi. Plus vous repoussez votre première dose de dopamine, plus il vous est facile de rester concentré sur des tâches peu stimulantes, mais importantes. Je reste persuadé que votre smartphone est votre ennemi numéro un dans le respect de votre planning hebdomadaire.
2. 20% de réflexion, 80% d’action
Lorsque vous avez établi votre planning hebdomadaire, faites tout votre possible pour le respecter. Vous pouvez effectuer quelques ajustements en fin de journée, et évidemment, en cas d’imprévu majeur, vous devrez vous adapter. Cependant, nous avons souvent tendance à détruire notre planning hebdomadaire parce que nous ne nous sentons pas motivés à accomplir certaines tâches. Et pourtant, la motivation survient souvent en agissant. Au début de cet article, je n’étais pas particulièrement motivé à écrire, mais l’introduction m’a fait sourire et j’ai été pris au jeu. Pour les procrastinateurs, j’ai rédigé un article sur le sujet ici… mais retenez cette règle : si vous n’êtes pas motivé à faire quelque chose, faites-le pendant seulement 3 minutes, puis décidez si vous souhaitez continuer ou non.
3. La méthode Pomodoro
J’ai eu une conversation avec Francesco Cirillo (le créateur de la méthode Pomodoro) pour lui demander de m’expliquer cette méthode. Même après avoir lu son livre, je ne comprenais pas pourquoi il était nécessaire de s’imposer des périodes de travail intense de 25 minutes. Nous avons beaucoup discuté et j’ai enfin compris que l’idée est de conditionner notre cerveau à travailler d’une certaine manière. Avec un peu de pratique, nous pouvons entrer dans un état de flow (période de concentration intense) et permettre à notre cerveau de traiter les informations et de réévaluer les meilleures tâches à réaliser… pendant les pauses. J’écris cet article en utilisant la méthode Pomodoro (je suis actuellement dans ma troisième période de 25 minutes) et j’applique cette méthode pendant mes matinées.
