Vous rêvez d’avoir une voiture de fonction ? Mais avez-vous déjà songé aux obligations et aux implications liées à ce privilège ? En effet, l’utilisation d’une voiture de fonction nécessite le respect de certaines règles, notamment la déclaration de cet avantage en nature sur la fiche de paie du salarié. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur les règles applicables à la voiture de fonction.
Les obligations du salarié concernant la voiture de fonction
Le contrat de travail définit les obligations du salarié en ce qui concerne sa voiture de fonction. Ces obligations portent souvent sur l’entretien et l’assurance du véhicule. Le salarié a ainsi l’obligation de prendre soin de la voiture “comme s’il s’agissait de la sienne”. Il peut même être tenu de participer aux frais d’entretien tels que le nettoyage, les révisions ou les réparations.
Au moment de la fin du contrat de travail, le salarié doit rendre la voiture de fonction. S’il s’agit d’une utilisation exclusivement professionnelle, cela se fait lorsqu’il quitte l’entreprise. Dans le cas où la voiture de fonction avait également une utilisation privée, le salarié doit restituer le véhicule à la fin de la période de préavis.
Usage privé de la voiture de fonction : ce qu’il faut savoir
Le contrat de travail ou l’employeur peuvent autoriser le salarié à utiliser la voiture de fonction à des fins privées, c’est-à-dire pendant les périodes de repos hebdomadaires et les congés. Cette autorisation constitue un avantage en nature pour le salarié.
La suppression unilatérale de la voiture de fonction par le dirigeant
Lorsque le contrat de travail prévoit la fourniture d’une voiture de fonction, le dirigeant ne peut pas supprimer cet avantage de manière unilatérale. En effet, une telle décision constitue une modification importante du contrat de travail, qui nécessite l’accord du salarié. Cette règle s’applique également pendant les périodes de suspension du contrat de travail, sauf clause contraire.
Les cotisations sociales liées à l’usage privé de la voiture de fonction
Lorsque la voiture de fonction est mise à disposition du salarié de manière permanente, elle constitue un avantage en nature. Cet avantage doit figurer sur la fiche de paie et être déclaré par l’entreprise, ce qui entraîne le paiement de cotisations sociales (CSG et CRDS).
L’évaluation de cet avantage en nature peut se faire de deux manières :
- En se basant sur les dépenses réelles engagées (amortissement du prix d’achat, frais d’entretien, assurance, carburant), proratisées en fonction du kilométrage parcouru à titre privé.
- Sur la base d’un forfait annuel.
L’employeur est responsable de choisir l’option appropriée pour chaque salarié. Il est possible de modifier cette option pour l’année écoulée lors de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS), ce qui entraîne une régularisation des cotisations déjà versées.
Les dépenses complémentaires liées à la voiture de fonction
Certaines dépenses complémentaires liées à l’utilisation de la voiture de fonction peuvent prêter à confusion quant à leur prise en charge. Il est important de clarifier qui doit supporter ces dépenses. Par exemple, dans le cadre d’un contrat de Location avec Option d’Achat (LOA) et en cas de dépassement du kilométrage annuel prévu, qui doit payer les frais supplémentaires ?
Il existe de nombreuses situations pouvant entraîner des questions et des désaccords. Il est donc essentiel de définir clairement les responsabilités et les conditions de prise en charge des dépenses lors de la mise à disposition de la voiture de fonction.
Les dépenses engagées dans le cadre de la mission du salarié
La voiture de fonction est un outil de travail pour le salarié et c’est donc à l’entreprise de prendre en charge l’entretien, le bon fonctionnement, l’assurance et le respect de la réglementation liée à l’utilisation professionnelle du véhicule.
Cependant, si la dépense est causée par une mauvaise utilisation manifeste du véhicule ou un non-respect de la réglementation, l’entreprise peut demander au salarié de supporter tout ou partie de la dépense. C’est souvent le cas en cas d’infractions au Code de la route, de dégradations volontaires ou de négligence de l’entretien du véhicule, lorsque l’entreprise a préalablement notifié et rappelé les responsabilités du salarié.
Les dépenses liées aux fautes du salarié en dehors du cadre de sa mission
Lorsque l’utilisation de la voiture de fonction par un salarié en dehors de sa mission entraîne des frais supplémentaires, il appartient aux deux parties de convenir de la prise en charge de ces dépenses. Idéalement, il est préférable de discuter et d’établir par écrit les accords avant la mise à disposition du véhicule. L’entreprise peut définir des règles d’utilisation et contractuellement limiter la prise en charge de certaines dépenses qui ne sont pas liées à l’exercice de la mission professionnelle du salarié.
Il est donc essentiel pour les deux parties de définir clairement le cadre dans lequel la voiture de fonction sera utilisée, entretenue et mise à disposition, ainsi que la prise en charge des dépenses en fonction de leur nature et des circonstances dans lesquelles elles ont été engagées.
Maintenant que vous êtes au courant des règles entourant l’utilisation d’une voiture de fonction, vous pouvez prendre une décision éclairée. Profitez bien de cet avantage tout en respectant vos obligations et celles de votre entreprise !
