Vous avez sûrement déjà entendu parler des voitures de société, ces véhicules réservés aux déplacements professionnels des salariés. Mais saviez-vous qu’il existe des règles strictes concernant leur utilisation personnelle ? Dans cet article, nous allons vous expliquer les conditions d’utilisation de ces voitures, les sanctions en cas d’abus et les solutions pour pouvoir en profiter légalement.
Voiture de société et utilisation personnelle : quelles sont les règles ?
Les voitures de société sont destinées exclusivement aux déplacements professionnels des salariés. Mises à leur disposition par l’entreprise, elles leur permettent d’effectuer les trajets liés à leur activité pendant leurs heures de travail. Ainsi, lorsque la journée se termine, la voiture de service doit être restituée à l’employeur.
Il est donc strictement interdit d’utiliser son véhicule de société à des fins personnelles, que ce soit en dehors des heures de travail, les jours fériés, les weekends, les RTT ou les congés. Dans ces cas-là, la voiture de service retourne dans la flotte de véhicules de l’entreprise. Toutefois, il est possible de faire une exception pour les trajets domicile-travail, mais à condition que l’employeur l’autorise explicitement, de préférence par écrit.
Voiture de société : définition
La voiture de société est mise à disposition d’un salarié par son entreprise et fait partie de sa flotte de véhicules. Son utilisation est strictement réservée aux déplacements professionnels et ne peut en aucun cas être utilisée à des fins personnelles.
L’un des avantages majeurs de la voiture de société pour le salarié est la prise en charge des frais de carburant, de stationnement, de l’assurance, de l’entretien et des réparations par l’employeur. Cependant, il est important de noter que ces dépenses ne peuvent pas être déduites des impôts liés aux frais réels, contrairement à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles.
Les limites de l’utilisation du véhicule de société
Il fut un temps où l’employeur était responsable des infractions commises par le conducteur d’un véhicule de service. Cependant, depuis 2017, c’est au conducteur lui-même de prendre en charge les contraventions. L’entreprise est alors tenue de dénoncer le conducteur responsable de l’infraction.
Il est également strictement interdit de prêter sa voiture de service à quelqu’un d’autre ou d’en tirer profit en proposant du covoiturage, car les frais de déplacement sont pris en charge par l’employeur. De plus, les personnes transportées dans ce cas de figure ne sont généralement pas couvertes par l’assurance de l’entreprise.
Il est important de souligner que les limites concernant l’utilisation personnelle de la voiture de société peuvent varier d’une entreprise à une autre. Elles peuvent être précisées dans le contrat de travail de l’employé.
Véhicule de société et utilisation personnelle : quelles sanctions ?
La loi considère l’utilisation d’un véhicule de service à des fins personnelles comme une faute. Ainsi, utiliser sa voiture de société de manière abusive peut entraîner des sanctions.
Il revient à l’employeur de prouver que l’employé a fait un usage abusif de la voiture de service.
Selon la jurisprudence, l’utilisation personnelle d’un véhicule de société peut conduire jusqu’au licenciement du salarié. Cependant, il a été jugé que si l’employeur accepte tacitement cette utilisation abusive ou si le délai de prescription de 2 mois est passé, il ne peut pas licencier son collaborateur pour faute grave.
Pour éviter tout abus, l’employeur peut établir une charte d’utilisation du véhicule de service et la faire signer par l’employé qui en bénéficie. Des modèles de chartes d’utilisation du véhicule de fonction sont également disponibles.
Il est important de noter que l’utilisation abusive d’une voiture de société (en dehors des heures de travail ou pour des trajets à titre privé) peut être requalifiée par les services fiscaux.
Les conséquences fiscales de l’utilisation personnelle d’une voiture de société
L’utilisation personnelle d’une voiture de société est considérée comme un avantage en nature et est donc soumise aux charges sociales et à l’impôt sur le revenu, tant pour l’employé que pour l’employeur.
Pour le salarié, la mise à disposition d’une voiture de société doit être mentionnée dans son contrat de travail. Il s’agit d’un élément de salaire soumis à l’impôt sur le revenu, dont le montant est calculé sur la base d’un forfait ou des dépenses réelles. Le montant varie selon que le véhicule est loué ou appartient à l’entreprise.
Pour le dirigeant, le véhicule de société est également soumis à l’impôt sur le revenu et aux charges sociales. Si c’est un véhicule de tourisme, le professionnel individuel doit réintégrer une partie des dépenses dans son revenu imposable. En revanche, les véhicules utilitaires peuvent faire l’objet d’une déduction de la TVA sur le prix d’achat, le carburant, l’entretien, etc.
Qui est responsable lorsque le véhicule de service est utilisé à des fins personnelles ?
En tant que propriétaire des véhicules de son entreprise et titulaire des cartes grises, l’employeur a l’obligation de souscrire une assurance pour les véhicules de service, tout comme pour les voitures de fonction.
Il assume donc les conséquences financières de tout sinistre pouvant survenir. Le conducteur reste quant à lui pénalement responsable. Ainsi, en cas d’utilisation personnelle abusive de la voiture de société, les frais engendrés par le sinistre ne sont pas pris en charge par l’employeur.
Quelles sont les solutions pour pouvoir utiliser un véhicule d’entreprise à des fins personnelles ?
Pour pouvoir utiliser un véhicule d’entreprise à des fins personnelles en toute légalité, il faut que celui-ci soit une voiture de fonction et non une voiture de service. Si cela est autorisé par le contrat de travail, la voiture de fonction peut être utilisée par le salarié pour ses trajets personnels, sans limitation à ceux entre le domicile et le lieu de travail. L’employé peut également l’utiliser pendant les weekends, les soirs et même pendant ses congés. C’est à l’employeur de fixer les conditions d’utilisation.
Cependant, cela constitue un avantage en nature et est donc soumis à l’impôt sur le revenu et aux charges sociales.
Pour être en règle avec l’utilisation personnelle d’une voiture de fonction, il est obligatoire de souscrire une assurance automobile. Le conducteur est libre de choisir la formule qui lui convient, mais au minimum, il doit avoir une assurance responsabilité civile qui couvre les éventuels dommages causés à des tiers en cas de sinistre.
Ainsi, maintenant que vous connaissez les règles encadrant l’utilisation des voitures de société à des fins personnelles, vous pouvez en profiter en toute connaissance de cause.
