Zapier est une application très en vogue parmi les freelances et les entrepreneurs. Elle peut vous faire économiser un temps précieux et ses possibilités sont infinies ! Mais à quoi sert-elle exactement ?
1 – Zapier : dites adieu au développeur !
En tant que travailleur indépendant, vous avez probablement été confronté à la nécessité d’automatiser une tâche qui devenait trop chronophage. Ça m’est arrivé il y a deux ans lorsque je travaillais sur un projet avec une amie. Nous voulions vendre des produits numériques semi-personnalisés à des freelances, et cela impliquait de gérer un formulaire, une base de données, la conception du produit avec les bonnes options, ainsi que l’envoi du produit au client.
Zapier aurait pu grandement nous aider en traitant toutes ces demandes automatiquement ! Malheureusement, nous ne connaissions pas cette application à l’époque et avions envisagé de faire développer une solution sur-mesure. Mais cela aurait eu un coût non négligeable ! Nous avons donc dû gérer manuellement la plupart des tâches répétitives… Dommage, car il aurait été possible d’automatiser la gestion de notre produit numérique !
Avec Zapier, vous pouvez “programmer” des actions répétitives simples à moyennement complexes sans avoir besoin de faire appel à un développeur. Et le tout, gratuitement ou à un prix très abordable.
2 – Une application qui relie tout
Imaginez Zapier comme un “nœud” qui relie toutes les applications cloud que vous utilisez au quotidien. La liste des applications disponibles est gigantesque : plus de 3 000 !
Parmi les plus célèbres, on retrouve Gmail, Mailchimp, Google Docs, Google Sheets, Notion, Slack, Trello, Twitter, Typeform, et bien d’autres encore. Toutes les applications cloud les plus populaires pour gérer votre activité sont disponibles.
Avec Zapier, vous pouvez automatiser l’utilisation de ces applications et les relier entre elles grâce à des Zaps…
3 – Qu’est-ce qu’un Zap ?
Le Zap est le principe de base du fonctionnement de Zapier. Voici comment cela fonctionne :
- Vous choisissez un événement déclencheur (Trigger) dans une application de votre choix.
- Lorsque cet événement se produit, il déclenche une Action dans une autre application cible.
Par exemple, lorsque vous recevez un email avec une pièce jointe dans Gmail, cette pièce jointe est automatiquement enregistrée sur Google Drive.
Voici un exemple de Zap très simple, mais les possibilités sont infinies !
4 – Zapier est-il gratuit ? Combien ça coûte ?
Dans sa version de base et pour une utilisation modérée, Zapier est gratuit. Cela signifie que vous avez déjà accès à la plupart des applications cloud et que vous avez de quoi faire. Votre utilisation de Zapier est comptabilisée en termes de tâches (Tasks).
Une Task est comptabilisée chaque fois qu’un Zap est utilisé. Par exemple, dans notre exemple de base, chaque fois que vous recevez une pièce jointe dans Gmail et qu’elle est enregistrée dans votre Google Drive grâce à Zapier, cela compte comme une Task.
Actuellement, le compte gratuit vous permet de créer jusqu’à 5 Zaps et de réaliser jusqu’à 100 Tasks par mois.
Notez que certaines applications cloud premium ne sont accessibles dans Zapier que si vous possédez un compte payant, comme Salesforce, Facebook Ads, Pinterest, etc.
Les plans payants offrent également un rafraîchissement plus rapide, ce qui signifie que vos Zaps s’activent plus rapidement lorsque l’événement déclencheur se produit.
Les tarifs des plans payants vont de 19,99 $ à 599 $ par mois et vous offrent de plus en plus de Zaps, de Tasks et de fonctionnalités.
Dans la plupart des cas, vous aurez largement de quoi faire avec un compte gratuit, voire l’un des plans payants les moins chers si vous avez besoin d’une application premium ou de plus de Tasks mensuelles.
5 – Tutoriel : créez votre premier Zap avec Zapier
Et si nous voyions concrètement comment fonctionne Zapier ? Je vous propose de réaliser vos premiers pas avec l’application en créant un Zap très simple.
Prenons l’exemple que j’ai mentionné précédemment : un Zap qui enregistre automatiquement les pièces jointes reçues dans Gmail sur Google Drive.
5.1 – Comment créer votre compte sur Zapier
Vous allez commencer par vous inscrire gratuitement sur l’application. Vous avez le choix entre utiliser votre compte Facebook, Google ou Microsoft, ou créer un compte spécialement pour Zapier.
La procédure est assez simple, comme pour la plupart des applications web. Rendez-vous sur la page d’accueil de Zapier, puis :
- Cliquez sur le bouton “Sign up with…” de votre choix si vous souhaitez utiliser un compte existant (FB, Google ou MS).
- Ou remplissez le mini-formulaire et cliquez sur “Get started free”.
Dans les deux cas, l’inscription à Zapier est gratuite.
5.2 – Créer un nouveau Zap
Note : Ce Zap très courant peut également vous être proposé par Zapier sur votre écran d’accueil. Mais pour apprendre à utiliser l’application, je vous conseille de suivre ce tutoriel pas à pas ! C’est ainsi que vous comprendrez réellement le fonctionnement de Zapier.
5.3 – Sélectionnez votre événement déclencheur (Trigger)
Pour commencer, vous allez sélectionner l’application de départ. Dans notre exemple, il s’agit donc de Gmail :
- Une fois l’application de départ sélectionnée, cliquez sur “Choose an event”. Dans notre cas, recherchons un trigger correspondant à “quand vous recevez un email avec une pièce jointe”.
- Voyons ce qui nous est proposé dans la liste. Le choix qui convient est “New attachment”.
- Cliquez ensuite sur “Continue”.
5.4 – Authentification, clé API et détails du Trigger
Zapier vous demandera de vous connecter à Gmail avant de passer à l’étape suivante. Une fenêtre de connexion s’ouvrira. Cela permet à Zapier de vérifier que vous avez les autorisations nécessaires pour accéder à l’application.
Note : Dans certains cas, on peut vous demander une clé API. Cela ne sera probablement pas nécessaire avec Gmail et Google Drive, mais cela peut être le cas avec d’autres applications. La clé API est un code que vous générez dans l’application concernée. L’option se trouve généralement dans les paramètres de l’application. Il vous suffit de copier-coller cette clé API si Zapier vous la demande. Si vous avez besoin d’un exemple d’authentification avec une clé API, je vous renvoie à ce tutoriel où nous utilisons Zapier avec Stripe et Notion.
Une fois que vous êtes authentifié, validez pour permettre à Zapier d’accéder à Gmail.
Ensuite, vous devrez entrer les détails de votre Trigger. Dans notre cas, sélectionnez simplement INBOX (boîte de réception).
Cliquez sur “Continue”. Vous serez ensuite invité à tester le Trigger en cliquant sur “Test trigger”.
Une page de code s’affichera. Il vous suffira de cliquer sur le bouton “Continue”.
5.5 – Sélectionner votre action
Maintenant, nous allons sélectionner l’Action. Commençons par choisir l’application cible : Google Drive.
Comme pour l’étape du Trigger, vous devrez vous identifier en tant qu’utilisateur de Google Drive et donner l’autorisation à Zapier d’y accéder.
Ensuite, nous allons choisir ce qu’il faut faire dans l’application cible (l’action à réaliser). Dans notre cas, nous voulons envoyer la pièce jointe sur Google Drive. Après avoir examiné les options proposées dans la liste déroulante, nous trouvons “Upload file”. C’est le choix qui correspond à notre situation.
Après avoir cliqué sur “Continue”, vous pourrez entrer les paramètres de l’action (dans Google Drive, j’ai créé un dossier appelé “Pièces jointes Gmail”, c’est à cela que je fais référence ici).
Cliquez ensuite sur “Continue”.
C’est maintenant le moment de tester le Zap : cliquez sur “Test & continue”.
La fenêtre “Your Zap is ready” apparaîtra. Il ne vous restera plus qu’à cliquer sur le bouton “Turn Zap on”.
Et voilà, vous avez créé votre premier Zap ! Plutôt simple, non ? Eh bien, tous les Zaps reposent sur le même principe. Il est donc important de commencer par un Zap très simple pour bien comprendre le fonctionnement de Zapier.
6 – Exemples de ce que vous pouvez faire avec Zapier
Maintenant que vous avez une idée de comment fonctionne Zapier, vous pouvez connecter et automatiser de nombreuses applications entre elles !
Si vous vous demandez encore ce que Zapier peut faire pour vous, voici quelques idées pour vos futurs Zaps 😉
Exemples pour le commerce en ligne :
- Connectez Stripe à Notion pour centraliser toutes vos ventes en ligne dans Notion.
- Enregistrez les commandes reçues dans WooCommerce sur une feuille de calcul Excel.
- Envoyez un SMS avec Allmysms lorsque vous recevez une commande sur Shopify.
- Créez une carte Trello lorsque vous recevez une commande sur Shopify.
- Envoyez une demande d’avis Trustpilot suite à une nouvelle commande payée avec Stripe.
Exemples pour les réseaux sociaux :
- Partagez automatiquement les nouvelles épingles d’un tableau Pinterest vers un autre tableau Pinterest.
- Enregistrez vos nouvelles mentions sur Twitter dans une feuille de calcul Google Sheets.
- Partagez vos nouveaux posts d’une page Facebook sur une autre page Facebook.
- Tweetez automatiquement vos nouveaux articles WordPress.
- Créez une nouvelle story Medium pour chaque nouvel article WordPress.
Exemples pour les formulaires :
- Enregistrez les réponses à un formulaire Gravity Forms dans une feuille de calcul Excel.
- Créez des cartes Trello à partir des réponses à un Typeform.
- Partagez les réponses à un Google Form dans un canal Slack.
- Créez de nouveaux contacts sur Hubspot à partir des réponses à un formulaire Gravity Forms.
Exemples pour la gestion des fichiers :
- Créez un nouveau dossier dans Google Drive pour chaque nouvelle tâche dans Asana.
- Enregistrez vos favoris Soundcloud dans votre Google Drive.
- Créez un nouveau dossier sur Dropbox pour chaque nouveau client dans Harvest.
- Enregistrez les réponses à vos formulaires Typeform sous forme de fichiers texte dans votre Dropbox.
- Exportez un fichier Google Doc au format PDF dans Google Drive.
- Sauvegardez vos nouveaux fichiers Google Drive vers Dropbox.
- Envoyez par email des factures PDF enregistrées dans Google Drive.
Exemples pour le support client :
- Créez de nouveaux tickets sur Zoho Desk à partir des réponses à un formulaire NinjaForm.
- Envoyez une notification dans votre équipe Slack lorsque qu’un nouveau ticket est créé sur Zendesk.
- Créez de nouveaux tickets sur Zendesk à partir des réponses à un formulaire Google Forms.
- Créez une carte Trello lorsque qu’un nouveau problème est mentionné sur Github.
7 – Les concurrents de Zapier (Automate.io, Integromat, IFTTT, etc.)
Le concept de Zapier est assez unique en son genre, mais il y a d’autres applications qui proposent un service similaire : connecter et automatiser vos applications cloud.
Voici un bref aperçu des principaux concurrents de Zapier :
- Automate.io : C’est l’une des alternatives les plus sérieuses à Zapier. Elle fonctionne de manière similaire et vous permet de relier plusieurs applications entre elles grâce à des workflows automatisés (ce que Zapier appelle des Zaps). La version gratuite propose 300 tâches mensuelles, ce qui est un avantage par rapport à Zapier.
- Make : Make offre un éditeur de workflows très riche ainsi qu’un suivi précis des données qui circulent grâce à vos workflows. Vous pouvez également traiter vos informations à l’aide de formules et de graphiques similaires à Excel. La version gratuite permet d’effectuer jusqu’à 1 000 tâches par mois, ce qui est très confortable.
- IFTTT : IFTTT (If This Then That) fonctionne de manière similaire à Zapier. Ses points forts sont : la possibilité de faire beaucoup de choses avec la version gratuite, un coût mensuel abordable (5 €) et une efficacité particulière pour les workflows mobiles et les réseaux sociaux.
- Workato : Workato est un outil adapté aux petites et moyennes organisations, notamment les startups. Il offre des fonctionnalités qui conviendront aussi bien aux développeurs qu’aux commerciaux. Il est réputé pour faciliter les interactions entre ces deux profils et propose de bons outils pour surveiller les flux de données.
- Microsoft Flow : Microsoft Flow est une solution de workflows proposée par Microsoft. Elle s’intègre parfaitement avec les autres services de la société tels que Outlook, OneDrive, Office 365 (Word, Excel, etc.) et SharePoint. Cependant, elle fonctionne également avec de nombreuses autres applications tierces.
8 – Conclusion sur Zapier
Il existe de nombreuses autres applications d’automatisation, mais Zapier reste le leader de son domaine pour quelques raisons simples : il intègre un grand nombre d’applications, ses tarifs sont abordables et il est intuitif et facile à utiliser compte tenu de ses fonctionnalités.
Si vous envisagez de passer à un abonnement payant, je vous recommande d’essayer d’abord Zapier, puis de tester quelques alternatives qui pourraient vous convenir, avant de prendre une décision.
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