Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document répertoriant les dépenses effectuées personnellement dans le cadre de son activité professionnelle. Ce document est rempli par le collaborateur et remis à l’employeur pour obtenir le remboursement des sommes engagées. Elle peut être sous forme numérique ou papier.
Le remboursement des frais est soumis à trois contraintes. Les dépenses doivent être :
- Engagées dans le cadre de l’activité professionnelle du salarié.
- De montants raisonnables afin de ne pas être considérées comme des avantages en nature par l’administration.
- Justifiées, c’est-à-dire accompagnées des factures correspondantes.
Il est important de souligner que le remboursement des frais n’est ni soumis à des cotisations sociales, ni à l’impôt sur le revenu.
Les notes de frais peuvent concerner différentes dépenses telles que les repas, les déplacements, l’hébergement, l’achat de fournitures de bureau ou de consommables divers. Il est essentiel de bien gérer ces notes pour pouvoir les justifier en cas de contrôle administratif.
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Les différents types de notes de frais
Bien qu’il existe de nombreuses dépenses professionnelles, il existe seulement deux types de notes de frais :
La note de frais “classique” : que ce soit des frais d’hébergement, de déplacement, de repas ou d’achats de matériel de bureau, le collaborateur doit simplement renseigner la date, le nom du fournisseur, le montant, le lieu et la description de la dépense.
La note de frais kilométrique : lorsque le collaborateur utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, il peut prétendre à des indemnités kilométriques. En cas de déduction des frais réels, l’administration fiscale publie chaque année un barème kilométrique pour calculer les frais déductibles. En revanche, lorsque le remboursement se fait au forfait, aucune utilisation de ce barème n’est nécessaire, avec une déduction fixée à 10%.
Les règles à respecter
Pour être remboursée, une note de frais doit être accompagnée de son justificatif afin de prouver l’existence de la dépense. Il est important de respecter cette règle stricte. Les justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans, conformément à l’article L123-22 du Code de commerce.
Depuis 2019, les entreprises ne sont plus obligées de conserver les justificatifs de notes de frais en version papier. Cependant, il est nécessaire d’apporter une “valeur probante” à ces justificatifs.
Modalités de remboursement : frais réels ou forfaitaires ?
En France, il existe deux types de remboursement : le remboursement réel et le remboursement forfaitaire. Voyons de plus près ces deux modèles de remboursement.
Remboursement réel
Dans ce cas, l’employeur rembourse les frais engagés par le collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle. Le salarié doit avancer la totalité de ses dépenses sans connaître le délai exact de remboursement. Il est donc essentiel de conserver tous les justificatifs pour pouvoir être remboursé.
Remboursement forfaitaire
Le remboursement forfaitaire consiste à indemniser le collaborateur d’un montant fixe, en fonction d’un barème établi chaque année par l’URSSAF. Dans ce cas, le salarié n’a pas l’obligation de conserver tous les justificatifs, mais l’employeur doit tout de même expliciter les raisons et les circonstances de ces frais professionnels.
Les délais de remboursement sont régis par la loi, qui impose un maximum de 5 ans. Cependant, il est possible d’établir un délai de remboursement plus court, à condition de le mentionner dans une note de service, une convention collective ou une politique interne. En général, le remboursement d’une note de frais se fait dans un délai d’un mois.
La récupération de la TVA
Pour pouvoir récupérer la TVA, les dépenses doivent avoir été effectuées dans l’intérêt de l’entreprise et les justificatifs doivent être remis au service comptable, qui doit les conserver précieusement. Les factures doivent obligatoirement détailler le montant de la TVA.
Il est important de noter que la TVA n’est pas récupérable sur toutes les dépenses. Par exemple, les carburants tels que l’essence, le sans plomb 95, 98 et E10 ne permettent pas de récupérer la TVA, sauf pour les véhicules utilitaires. De plus, les frais de transport et les indemnités kilométriques ne sont pas assujettis à la TVA.
Dans tous les cas, lorsqu’un salarié présente une note de frais avec les factures correspondantes, la totalité de la note de frais, y compris la TVA, doit lui être remboursée.
Ce qui doit figurer sur une note de frais
Pour éviter tout litige tant avec l’administration qu’avec le collaborateur, la note de frais doit être détaillée. Elle prend généralement la forme d’un tableau comprenant la date, la description de la mission, le lieu du déplacement, les frais par catégorie (restaurant, hôtel, affranchissement, etc.) et le montant. Le montant de la TVA doit également être indiqué pour chaque dépense.
La note de frais doit être nominative et datée. Sa précision et sa formalisation contribuent à une gestion rigoureuse de l’entreprise.
La comptabilisation d’une note de frais
Que les notes de frais soient remboursées selon le régime réel ou forfaitaire, leur enregistrement comptable se fait de la même manière. Il s’agit d’une écriture comptable en débit, affectée à un compte de classe 6.
Voici les comptes correspondant à chaque type de dépense :
- 6234 “Cadeaux” : pour les cadeaux offerts à des tiers.
- 6251 “Voyages et déplacements” : pour les frais de transport.
- 6256 “Missions” : pour les frais de logement.
- 6257 “Réceptions” : pour les frais de repas.
- 647 ou 625 “Autres charges sociales” : pour les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail des salariés.
- 6181 “Document générale” : pour les achats de documents nécessaires à l’entreprise.
- 6064 “Fournitures administratives” : pour l’achat de fournitures de bureau.
- 6063 “Fournitures d’entretien et de petit équipement” : pour l’achat de petits équipements et de matériel divers.
Comment et pourquoi établir une politique de dépenses
La mise en place d’une politique de dépenses permet de définir des règles relatives aux dépenses professionnelles afin d’harmoniser les processus de remboursement des notes de frais. Lorsqu’un salarié demande le remboursement de frais professionnels, il doit respecter cette politique.
Il est également possible de définir des processus de validation des notes de frais, en impliquant les personnes capables de comprendre l’utilité de chaque dépense à valider.
Voici les principales étapes pour établir une politique de dépenses :
- Analyser les types de frais remboursés par votre entreprise. Vos collaborateurs sont-ils souvent en déplacement ? Ont-ils souvent besoin de nuitées à l’hôtel ?
- Déterminer les limites de dépenses pour chaque type de dépense. Par exemple, ne pas dépasser 25€ par repas et par collaborateur.
- Vérifier le cadre légal pour éviter que les remboursements ne soient considérés comme des avantages en nature et donc imposables.
- Établir une liste de partenaires afin de garder le contrôle sur les dépenses de vos collaborateurs.
Simplifiez votre gestion des notes de frais
La gestion des frais professionnels peut souvent être complexe pour les entreprises, en particulier pour les PME et les TPE qui n’ont pas toujours un comptable expérimenté dans leurs équipes.
Heureusement, il existe des solutions pour faciliter la gestion comptable des notes de frais. Imaginez un instant… Chaque collaborateur peut remplir sa note de frais en moins de 2 minutes. Les justificatifs sont stockés en toute sécurité et vous pouvez vous débarrasser des boîtes à chaussures et autres conteneurs où s’accumulent factures et tickets. Lorsqu’une dépense est enregistrée par un salarié, son manager est alerté et valide (ou non) la demande de remboursement. La comptabilisation des dépenses devient fiable grâce à des contrôles automatiques. De plus, vos collègues sont ravis de se débarrasser de la corvée mensuelle et d’être remboursés plus rapidement !
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