L’en-tête d’une lettre d’entreprise est souvent négligé, alors qu’il est essentiel. Que ce soit lorsqu’il faut renouveler le stock de papier à lettre de l’entreprise ou lors de sa création, on reproduit souvent la même mise en page, sans réfléchir. Pourtant, l’en-tête d’une lettre d’entreprise en dit long. Il communique non seulement des informations explicites, mais aussi un style. Et c’est souvent ce dernier qui retient principalement l’attention du destinataire. Alors, comment réussir l’en-tête d’une lettre d’entreprise ?
Les trois parties d’une lettre d’entreprise
L’en-tête d’une lettre d’entreprise ne doit pas être conçu séparément du reste de la lettre. En effet, une lettre d’entreprise comprend l’en-tête, la zone de texte et le pied de page. Ces trois parties doivent être en harmonie en termes de taille et de contenu.
L’en-tête et le pied de page doivent être de taille raisonnable pour ne pas empiéter sur la zone de texte. De plus, les informations concernant l’entreprise doivent être réparties de manière à ce que les informations administratives se trouvent dans le pied de page, et les informations commerciales dans l’en-tête.
Informations administratives et mentions obligatoires
Les informations administratives comprennent les mentions obligatoires telles que la forme juridique, le capital social, l’adresse du siège social, l’identification TVA intracommunautaire, l’enregistrement RCS et le code APE. Ces informations n’ont pas besoin d’être mises en évidence, mais leur police de caractères doit être lisible. En revanche, les informations commerciales peuvent être mises en avant.
Les informations commerciales dans l’en-tête d’une lettre d’entreprise
L’image de l’entreprise
La première information commerciale à mettre en avant est la dénomination commerciale de l’entreprise. Elle doit être bien visible et son design doit être soigné. Idéalement, ce design doit correspondre aux indications de la charte graphique de l’entreprise. Il peut également reprendre le style utilisé par l’entreprise pour ses flyers, affiches, catalogues, etc. La répétition d’une même image sur différents supports renforce son impact.
Les éléments accessoires à la dénomination commerciale
Les éléments accessoires à la dénomination commerciale de l’entreprise sont le logo et la base line. Le logo ne doit pas être choisi au hasard, il doit être en accord avec la base line et l’image de l’entreprise. Il est préférable de faire appel à un graphiste professionnel pour éviter toute incohérence graphique.
Le nom de l’entreprise
Il peut être nécessaire de revoir la présentation graphique de la dénomination commerciale de l’entreprise, notamment lors du renouvellement du stock de papier à lettre. Il est également possible de changer le nom de l’entreprise pour lui donner un nouvel élan.
Les deux principaux usages d’une lettre d’entreprise
Il existe deux principaux usages du papier à en-tête de l’entreprise : la correspondance courante et le marketing direct.
Dans le cadre de la correspondance courante, le papier à en-tête est utilisé pour répondre aux clients, échanger des informations avec les fournisseurs ou les partenaires, ou encore pour demander le paiement d’une livraison ou d’une commande.
Dans le cadre du marketing direct, le papier à en-tête est utilisé pour communiquer des actions commerciales destinées à séduire différentes cibles. Ces courriers sont d’autant plus efficaces s’ils sont personnalisés.
Format et qualité du papier
Le format habituel du papier à en-tête est le format A4 avec une épaisseur de 80 gr/m2 pour les échanges courants. Pour les opérations commerciales, il est recommandé d’adapter le format, la qualité et les finitions du papier en fonction de la cible visée. Par exemple, pour une cible recherchant des produits de luxe, il est approprié d’utiliser un papier de qualité supérieure avec des finitions haut de gamme telles que des dorures à chaud ou des vernis sélectifs.
En résumé, la réalisation du papier à en-tête de l’entreprise nécessite une réflexion marketing. Il est possible de réaliser soi-même le papier à en-tête avec Word ou d’utiliser des logiciels de graphisme gratuits, mais il est souvent plus simple et avantageux de le faire réaliser par une imprimerie en ligne qui propose des tarifs compétitifs.
