La digitalisation des flux financiers est en plein essor dans les entreprises françaises et européennes. Vous vous interrogez sur la mise en place de la dématérialisation des factures fournisseurs ? Faisons le point sur le processus de facturation Procure-to-Pay de la commande au paiement et découvrons ensemble les bonnes pratiques à adopter.
À quoi sert une facture fournisseur ?
Les factures fournisseurs sont indispensables dans la vie des entreprises, quelle que soit leur taille. Elles jouent un rôle essentiel pour tous les acteurs, de l’acheteur au comptable chargé du paiement. Mais savez-vous qu’elles remplissent plusieurs fonctions incontournables ?
Une fonction comptable
Il est essentiel de posséder une facture en bonne et due forme pour pouvoir déduire la charge de votre résultat comptable. En cas de contrôle fiscal, l’absence d’une facture valide peut entraîner le rejet de la déduction et la majoration de l’imposition de vos bénéfices.
Une fonction fiscale
La déduction de la TVA présente sur la facture fournisseur est soumise à des obligations légales en matière de facturation. Il est important de respecter les dispositions concernant le format de la pièce ainsi que les mentions obligatoires. De plus, de nombreux types de factures, qu’elles soient fournisseurs ou clients, requièrent une piste d’audit fiable.
Une fonction commerciale
La facture fournisseur contient de nombreuses informations telles que les coordonnées des tiers, la nature des produits et prestations vendus, les prix, les quantités, les dégressions tarifaires, les taxes, le mode de règlement et la date d’échéance. L’obligation de facturation pour les activités professionnelles est régie par l’article L.441-9 du Code de commerce.
Une fonction juridique
La facture constitue un moyen de preuve que la transaction commerciale s’est bien déroulée. Selon l’article L110-3 du Code de commerce, les actes commerciaux peuvent se prouver de différentes manières, sauf si la loi prévoit explicitement autre chose.
Quelles sont les règles en matière de facturation fournisseur ?
Il est loin le temps où toutes les factures de vos fournisseurs arrivaient tranquillement par la poste. Depuis une dizaine d’années, les formats se sont multipliés et la réglementation évolue sans cesse. Faisons le point sur les exigences légales en France et les changements prévus pour la digitalisation et l’automatisation dans les années à venir.
La distinction entre facture dématérialisée et facture électronique
Ces derniers mois, vous avez sûrement entendu parler de factures électroniques. Auparavant, le terme dématérialisation était souvent utilisé, notamment en raison des obligations liées à la piste d’audit fiable. Pourtant, il s’agit de deux types de documents comptables distincts.
Selon l’ordonnance du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facture électronique, une facture électronique est émise, transmise, reçue et archivée de manière électronique. On parle d’e-invoicing. Elle doit respecter un format précis de données structurées. Une simple facture PDF ne peut donc être considérée comme électronique.
Une facture fournisseur peut devenir dématérialisée lorsqu’elle arrive chez le client. Par exemple, une facture papier est scannée pour être comptabilisée, vérifiée, payée et archivée sous forme numérique. Bien sûr, une facture entièrement électronique est également considérée comme dématérialisée. L’inverse n’est pas vrai.
Les formats de factures fournisseurs autorisés actuellement
Aujourd’hui, les entreprises peuvent accepter différents types de factures fournisseurs :
- Des factures sécurisées selon le principe RGS (référentiel général de sécurité).
- Des factures dématérialisées de type EDI (échange de données informatisées).
- Des factures papier, numérisées ou non, au format PDF ordinaire, PDF RGS, etc.
Pour cette dernière catégorie, il est nécessaire de respecter les obligations fiscales en matière de piste d’audit fiable. Certains outils de dématérialisation des factures entrantes peuvent grandement aider à cela.
Obligation légale : quand et pour qui ?
La facturation BtoG (business to government) est déjà entièrement électronique depuis le début de l’année 2020. Les entreprises transmettent les factures à leurs clients relevant de l’administration publique via le portail Chorus Pro.
L’ordonnance du 15 septembre 2021 rend obligatoire la facturation électronique pour les relations BtoB entre professionnels établis en France, selon un calendrier progressif de 2024 à 2026.
- Les factures électroniques de vos fournisseurs devront être acceptées à partir du 1er juillet 2024, conformément aux délais fixés par la réglementation. Il s’agit d’un projet incontournable pour les mois à venir.
- À partir du 1er janvier 2025, ce sera au tour des ETI (entreprises de taille moyenne).
- À partir du 1er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises seront également soumises à l’émission de factures électroniques. La réception des factures électroniques devra être mise en place pour toutes les entreprises à partir de juillet 2024.
Quels sont les atouts et enjeux de la dématérialisation des factures fournisseurs ?
L’obligation de traiter les factures électroniques fournisseurs ne prendra effet qu’en juillet 2024. Cependant, adopter au moins la dématérialisation à l’entrée des pièces comptables présente de nombreux avantages pour votre entreprise. C’est également une préparation pour l’automatisation et la numérisation à venir.
Une fluidification et une accélération du processus Procure-to-Pay
Le coût et le temps de traitement d’une facture papier sont impressionnants, comme le montrent diverses études et enquêtes dans ce domaine. Chaque document de ce format peut coûter entre 10 et 15 euros.
La digitalisation du processus fournisseur permet d’améliorer la fluidité entre les différentes parties prenantes. Elle contribue à réduire les erreurs, simplifie les relations avec les fournisseurs et diminue les délais de règlement. Grâce aux automatismes et à la mise en place d’un workflow encadré, ainsi qu’à une traçabilité garantie, la dématérialisation des factures contribue à la sécurité du processus Procure-to-Pay. Finies les factures qui traînent sur les bureaux en attente de validation ou de traitement comptable.
Une première étape vers la facture numérique de 2024
En optant pour la dématérialisation des factures fournisseurs, vous faites déjà un pas vers le zéro papier. En prenant cette première mesure, vous serez prêt plus rapidement lorsque toutes les factures entrantes devront être au format électronique à partir de juillet 2024. Les logiciels actuels s’adapteront dans les mois à venir pour respecter la nouvelle réglementation remplaçant l’actuelle dématérialisation.
Réduire le risque de fraude pour les entreprises
Réduire les fraudes, en particulier liées à la TVA, est une des priorités du législateur. Pour les entreprises, la dématérialisation des factures fournisseurs présente l’avantage de limiter les tentatives de fraude aux paiements. Ces dernières années, les techniques de fraude destinées à obtenir des paiements indues se sont multipliées.
Avec les applications de dématérialisation, vous pouvez vérifier en permanence vos données et informations fournisseurs. Vous pouvez croiser les informations des factures avec votre référentiel, contrôler strictement les autorisations d’accès et d’approbation des pièces via une signature électronique, et assurer la séparation des tâches grâce à l’automatisation en rapprochant les factures des entrées en stocks valorisées au prix de la commande.
Organiser et faire évoluer les métiers comptables
Le passage au tout numérique et au zéro papier révolutionne les métiers au sein de l’entreprise. Plus spécifiquement, la comptabilité fournisseur est au cœur de cette transformation. Pourquoi attendre juillet 2024 pour que l’électronique soit obligatoire ? Les comptables fournisseurs verront leurs tâches évoluer avec la disparition de la saisie des écritures.
De nouvelles missions apparaissent et leur sont confiées, comme la gestion du processus de digitalisation ou la surveillance et le traitement des anomalies. Il ne faut pas oublier la gestion des e-reportings relatifs aux flux fournisseurs et la conduite du changement, qui prend du temps. Anticipez dès maintenant pour rassurer vos équipes !
Les outils pour dématérialiser les factures fournisseurs
Voyons maintenant comment les applications informatiques doivent concrètement gérer les flux pour parvenir à la dématérialisation des factures fournisseurs.
Les fonctions à remplir par les logiciels de dématérialisation
Lorsque l’on observe le processus de dématérialisation des factures fournisseurs, trois étapes majeures interviennent à chaque fois. Il est nécessaire de récupérer et de traiter les informations des factures pour leur comptabilisation, de les valider, puis de les archiver.
Acquérir et exploiter les données entrantes du fournisseur
Tous les types de factures entrantes, à l’exception de celles au format EDI, nécessitent la récupération des données en vue de leur traitement. Il peut s’agir d’un outil de numérisation pour les factures papier ou d’une application informatique capable de traiter les factures au format XML ou PDF.
L’imputation comptable, à la fois générale et analytique, s’effectue en fonction des paramétrages prévus pour l’intégration dans l’ERP ou le logiciel comptable de l’entreprise. Avant d’être stockées, les pièces sont horodatées afin de garantir l’intégrité des fichiers de données.
Définir et suivre le workflow de validation des factures fournisseurs
Cette phase consiste à déterminer le chemin précis suivi par chaque facture fournisseur ainsi que les étapes des différents contrôles. Le paramétrage du logiciel permet de définir qui peut valider la facture et comment. Par exemple, le système envoie des notifications aux personnes chargées de l’approbation et les alerte en cas de retard de paiement. Il est généralement nécessaire de définir des catégories de fournisseurs en fonction des valideurs concernés et de fixer une règle de gestion pour chaque cas identifié dans la cartographie.
Archivage des factures et gestion électronique de la documentation (GED)
La solution logicielle choisie doit pouvoir gérer l’aspect GED des documents. L’objectif est de classer et de consulter facilement les factures fournisseurs grâce à un système d’indexation. Ce traitement intervient dès l’arrivée des données. Après la comptabilisation et l’approbation, les factures sont archivées numériquement pendant toute la durée légale. Pour les factures, cette durée est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Les solutions de dématérialisation proposées par Spendesk
Face à la montée en puissance de la dématérialisation des factures fournisseurs, chez Spendesk, nous avons développé des solutions concrètes pour les entreprises :
Les fonctionnalités de nos applications
Avec la plateforme Spendesk, vous pouvez gérer la dématérialisation des factures fournisseurs en un seul endroit. Du téléchargement des factures à leur approbation et leur paiement, en passant par le suivi et la traçabilité de chaque document, tout est accessible en quelques clics.
Vous pouvez même valider les demandes d’achat de vos équipes selon les budgets établis. Vous pouvez à tout moment consulter le niveau d’engagement des achats, des bons de commande aux factures fournisseurs. Vous avez une visibilité constante sur le statut de chaque facture.
Les avantages pour les entreprises
Grâce à nos logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs, vous avez l’assurance de disposer d’une solution parfaitement conforme à la législation en vigueur. Nous mettons à jour nos applications en fonction des exigences de l’administration fiscale. Vous gagnez en productivité dans le traitement des factures, vous réduisez les erreurs de paiement et la perte de documents. Vous assurez le suivi et la sécurisation de tous vos flux entrants.
Ne tardez pas et ne laissez pas l’administration fiscale vous imposer cette démarche. Les avantages de la dématérialisation existent déjà aujourd’hui. Chez Spendesk, nous sommes à vos côtés pour franchir le cap de la dématérialisation des factures fournisseurs dès maintenant.
