Un logiciel de comptabilité est un outil informatique essentiel pour gérer efficacement la comptabilité de votre entreprise. Il automatise de nombreuses tâches administratives, vous permettant ainsi de gagner du temps précieux au quotidien. Enregistrement comptable, devis, factures, gestion des fournisseurs, déclarations TVA et fiscales, tout est centralisé dans ce logiciel de gestion. De plus, il offre des outils de statistiques et de reporting, qui vous permettent d’avoir une vision précise de la santé financière de votre entreprise.
Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de comptabilité ?
Bien que l’utilisation d’un logiciel de comptabilité ne soit pas obligatoire, il est fortement recommandé pour la plupart des entreprises. Seules les microentreprises peuvent éventuellement s’en passer, mais même dans ce cas, de nombreux outils abordables sont disponibles, tels que Abby ou Freebe. De nombreux auto-entrepreneurs choisissent d’utiliser ce type de logiciel pour simplifier leur comptabilité. Alternativement, certains peuvent choisir de gérer leur comptabilité sur Excel, mais cela présente des risques et ne respecte pas la loi. Dans ce cas, il est préférable de faire appel à un expert-comptable ou de faire sa comptabilité manuellement.
Différences entre logiciel comptable, de comptabilité et de pré-comptabilité
Lorsque l’on parle de logiciels de comptabilité, il faut souvent faire la distinction entre les différents termes utilisés. Par exemple, Evoliz permet la gestion simplifiée de la pré-comptabilité et facilite la collaboration avec votre comptable, tandis que Sage 50 et macompta.fr permettent d’aller jusqu’au bout du processus comptable. Le terme “logiciel comptable” est davantage utilisé pour désigner les logiciels strictement dédiés aux comptables ou experts-comptables. Cependant, la plupart des logiciels de comptabilité actuels sont utilisés à la fois par les entrepreneurs et leurs comptables, rendant cette distinction moins pertinente dans le langage courant.
Comment fonctionne un logiciel de comptabilité ?
Le fonctionnement d’un logiciel comptable est assez simple. Vous utilisez une interface en ligne ou à télécharger, qui vous permet d’accéder à différents modules pour gérer la comptabilité de votre entreprise. Cela inclut la gestion des devis, des factures et des flux de trésorerie. Les connexions bancaires permettent d’automatiser l’enregistrement comptable des factures clients et fournisseurs, ainsi que des notes de frais. Vous pouvez importer ou créer votre plan comptable, qui répertorie tous les comptes de votre entreprise. Le logiciel utilise ensuite les saisies comptables et le plan comptable pour produire les éléments nécessaires à une comptabilité conforme : journaux, grand livre, bilan, compte de résultat, etc. Il peut également générer un Fichier des Écritures Comptables (FEC) pour respecter les obligations légales.
Les avantages d’un logiciel de comptabilité
Voici les 4 principaux avantages d’utiliser un logiciel de comptabilité :
- Efficacité et gain de temps : l’automatisation des tâches de saisie comptable, de récolte des justificatifs, de gestion de la TVA et des factures vous permet de gagner beaucoup de temps, à la fois pour vous et votre expert-comptable.
- Collaboration : que votre comptabilité soit internalisée ou externalisée, les logiciels de comptabilité permettent de centraliser les données et facilitent la répartition des tâches et la collaboration.
- Réduction des erreurs : l’utilisation d’un logiciel diminue considérablement le risque d’erreurs, de doublons ou de pertes de données, et vous garantit de respecter la réglementation en vigueur.
- Pilotage de votre activité : les outils de suivi, les systèmes de relances et les alertes vous aident à piloter votre activité en temps réel et sont d’une grande aide dans la gestion quotidienne de votre entreprise.
Quelles entreprises utilisent un logiciel comptable ?
Toutes les typologies d’entreprises utilisent des logiciels de comptabilité. Les TPE-PME bénéficient particulièrement de ces outils pour gagner du temps et n’ont pas toujours les moyens d’internaliser leur comptabilité. Les ETI et les grandes entreprises utilisent également ces logiciels, soit en collaboration avec leur expert-comptable, soit en interne. Il existe également des logiciels spécifiquement conçus pour les auto-entrepreneurs, les professions libérales, les associations, etc.
Comment choisir un logiciel de comptabilité ?
Le choix d’un logiciel de comptabilité peut être complexe compte tenu du grand nombre de solutions disponibles sur le marché. Voici quelques critères essentiels à prendre en compte :
- Statut juridique de votre entreprise : les obligations comptables varient en fonction du statut juridique de votre entreprise, il est donc important de choisir un logiciel adapté.
- Taille de votre entreprise et secteur d’activité : la taille de votre entreprise et le secteur dans lequel vous évoluez influenceront vos besoins en matière de comptabilité. Certains logiciels sont plus adaptés aux petites entreprises, tandis que d’autres peuvent gérer des volumes d’activité plus importants.
- Type de logiciel : il existe des logiciels de comptabilité en ligne (SaaS) et des logiciels à télécharger. Choisissez celui qui correspond le mieux à vos préférences.
- Fonctionnalités et besoins : chaque logiciel propose des fonctionnalités spécifiques. Prenez le temps d’identifier vos besoins actuels et futurs afin de choisir un logiciel qui les satisfait.
- Ergonomie et simplicité : testez les solutions proposées pour évaluer leur simplicité d’utilisation et leur ergonomie.
- Rapport qualité/prix : ne vous focalisez pas uniquement sur le prix, mais prenez également en compte la valeur ajoutée et le gain de temps que vous offre le logiciel.
- Stockage des données et sécurité : vérifiez les mesures de sécurité mises en place par le logiciel pour protéger vos données et renseignez-vous sur la disponibilité et la régularité des sauvegardes.
- Écosystème et intégrations : en fonction de vos besoins, pensez à vérifier les intégrations possibles avec d’autres logiciels ou partenaires.
Combien coûte un logiciel de comptabilité ?
Le coût d’un logiciel de comptabilité varie en fonction des fonctionnalités choisies. Comptez généralement une quinzaine d’euros par mois pour une solution complète, et jusqu’à une quarantaine d’euros par mois pour une solution plus avancée et intégrée. Pour les auto-entrepreneurs, des formules gratuites ou à partir de 5€ par mois sont souvent proposées.
Logiciel de comptabilité gratuit : est-ce le meilleur choix ?
Si vous avez un budget limité, vous pourriez être tenté d’opter pour un logiciel de comptabilité gratuit. Cependant, il est important de prendre en compte le temps que vous allez devoir consacrer à l’utilisation d’un tel logiciel. Les logiciels gratuits peuvent être intéressants, mais ils ne sont pas toujours aussi performants que les solutions payantes. Certains logiciels gratuits sont limités dans leurs fonctionnalités, tandis que d’autres peuvent être moins pérennes en termes de mises à jour et d’évolution. Il est donc essentiel de bien évaluer vos besoins et de considérer tous les aspects avant de choisir un logiciel, qu’il soit gratuit ou payant.
Quelles alternatives aux logiciels de comptabilité ?
Si vous n’êtes pas convaincu par l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, il existe quelques alternatives. Vous pouvez gérer la facturation à la main ou à l’aide d’un logiciel de devis-facturation, et ensuite faire votre comptabilité manuellement. Cependant, cela augmente les risques d’erreurs et nécessite une bonne connaissance des dispositions légales en vigueur. Une autre alternative consiste à faire appel à un expert-comptable, soit en personne, soit en utilisant un service en ligne. La plupart des experts-comptables utilisent des logiciels de comptabilité communs avec leurs clients, ce qui facilite la collaboration.
