Une feuille de temps est un document essentiel pour gérer le suivi du temps de travail des employés. Qu’il soit sous forme papier ou numérique, il récapitule en détail les heures travaillées.
Dans cet article, je vais partager avec vous un modèle de feuille de temps Excel gratuit à télécharger. Ce modèle vous permettra de suivre les horaires de travail et les activités de vos employés de manière simple et efficace.
Suivi des temps de travail et activités, que dit la loi ?
La gestion du temps de travail est une obligation légale pour les employeurs et les employés, que ce soit en entreprise ou dans tout autre lieu où les employés interviennent dans le cadre de leur travail.
L’employeur doit pouvoir justifier les heures de travail effectuées par ses employés. Cependant, l’outil de mesure reste à la discrétion de l’employeur. Cela peut prendre la forme d’un enregistrement, d’un système automatique ou d’un cahier d’entrées et sorties.
Il est important de noter que la loi sanctionne toute non-conformité au décompte du temps de travail. Une amende pouvant aller jusqu’à 3 500 € doit être payée pour chaque employé dont le temps de travail n’a pas été décompté.
Comment calculer le temps de travail ?
En France, sauf exception, le temps de travail légal est fixé à 35 heures par semaine. Pour calculer le temps de travail mensuel des collaborateurs, voici la formule :
35 heures par semaine x 52 semaines / 12 mois = 151.66 heures par mois
Ce résultat représente la durée légale du temps de travail d’un collaborateur sur un mois.
Il se peut que vous ayez mis en place l’annualisation du temps de travail. Dans ce cas, vous devrez également suivre la déclaration des feuilles de pointage de vos salariés.
Dans tous les cas, si l’employé effectue des heures de travail additionnelles, celles-ci seront soumises au régime des heures supplémentaires.
Comment passer 30h en moins par mois sur la gestion des temps de travail ?
Une grande majorité des PME ne suivent pas le temps de travail de leurs collaborateurs, ce qui entraîne un manque de données dans la prise de décision quotidienne d’un dirigeant sur trois.
Voici 5 défis que vous pouvez surmonter avec un outil de suivi du temps :
Exploitation des données : Utiliser des feuilles de calcul ou des feuilles de temps sur papier peut représenter plusieurs jours de travail chaque mois.
Mise en place de processus en règle avec la conformité (RGPD) : Les risques d’erreurs et d’oubli sont importants avec une feuille de calcul, ce qui met votre PME en péril.
Visibilité sur le temps de travail : Les données ne sont pas transparentes ou accessibles de manière centralisée, ce qui limite les informations sur les erreurs.
Réalisation d’un audit RH clair et concis : Le manque de visibilité entraîne des rapports moins précis, freinant ainsi la bonne conduite d’un audit RH.
Rémunération des heures supplémentaires, salariés occasionnels et forfait jour : Suivre avec précision le temps de travail peut devenir compliqué lorsqu’il y a différents types de contrat.
Il est possible de passer à un logiciel de temps, tel que Factorial, qui offre une solution de suivi du temps basée sur le cloud. Cette solution permet d’avoir une visibilité instantanée sur la façon dont le temps est utilisé au sein de votre organisation. Vos employés peuvent afficher et saisir leurs heures de travail à tout moment, n’importe où et depuis n’importe quel appareil connecté. De plus, vous pouvez vérifier en temps réel si quelque chose ne va pas.
Comment faire un tableau pour calculer les heures de travail sur Excel ?
Pour obtenir le nombre d’heures de travail effectuées durant la journée sur Excel, vous devez utiliser une formule de soustraction.
Heure à laquelle le collaborateur a fini sa journée de travail – Heure à laquelle il a commencé sa journée = Nombre total d’heures effectuées dans la journée
Par exemple, si un collaborateur a commencé sa journée de travail à 08h30 et l’a terminée à 17h, vous pouvez marquer les heures de travail de la manière suivante :
- Marquez les heures de début et de fin dans les cellules correspondantes.
- Sélectionnez la cellule où vous voulez que le total apparaisse et entrez la formule de soustraction.
- Appuyez sur la touche “Entrée” pour obtenir le résultat.
Vous pouvez maintenant comptabiliser automatiquement les heures sur votre feuille de temps de travail.
Pourquoi est-il important d’utiliser le bon outil pour vous et vos employés ?
Choisir un bon outil de gestion du temps est essentiel pour votre travail quotidien en tant que gestionnaire RH, pour le confort et la productivité de vos employés, ainsi que pour la conformité au code du travail.
De plus, les horaires de travail deviennent de plus en plus flexibles, ce qui rend l’utilisation de moyens de mesure horaire rudimentaires tels que les cahiers ou les fichiers Excel plus compliquée et sujette aux erreurs humaines.
Il est essentiel d’avoir des indicateurs RH utilisables pour vos rapports et vos audits RH. Le suivi horaire est crucial pour la productivité de vos employés. Il est donc important que votre outil de mesure soit précis et simple à utiliser pour vos employés.
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